‘Als je vanuit de directietoren naar beneden blikt, lijkt een schroevendraaier iets heel kleins. Maar als je kijkt vanuit het dagelijkse werk – waar het klanten en medewerkers om gaat – dan is goed gereedschap opeens geen futiliteit meer. Strategisch medewerkersonderzoek moet inzicht geven in het land van hoop en glorie, maar ook in de wereld van de kleine dagelijkse ergernissen.’

Aan het woord is Jan Prins, oprichter van het in medewerkers gespecialiseerde onderzoeksbureau SKB. ‘Dat van die schroevendraaier is trouwens een quote van Ben Tiggelaar. Prachtig hoe hij daarmee laat zien dat je wensen zo anders zijn als je het bekijkt vanuit een ander perspectief. In de afgelopen 25 jaar hebben we duizenden onderzoeken gedaan in vrijwel alle economische sectoren. In die tijd hebben we de manier van werken sterk zien veranderen.’

Pyramide  op z’n kop

‘Vroeger werd het medewerkersonderzoek ingezet als eenrichtingsverkeer’, vervolgt  Jan Prins, ’het leverde informatie voor het management om de organisatie aan te sturen. Inmiddels zijn er veel meer doelen die organisaties met intelligent medewerkersonderzoek kunnen behalen. In veel organisaties is het traditionele sturingsmodel omgedraaid, het primaire proces staat nu centraal. Waar vroeger in de top van de organisatie werd bedacht wat de werkvloer moest uitvoeren, speelt nu het denkvermogen van de medewerkers een steeds belangrijkere rol. Zij weten immers het best wat er in de dagelijkse uitvoering nodig is. Daardoor zie je steeds meer vormen van zelfsturing ontstaan.’

Medewerkers zelf aan de slag

Deze ontwikkeling vergt veel van organisaties. Jan Prins: ‘De rol van het management verandert van een sturende naar een faciliterende rol: Meer dan directe aansturing, bepaalt de top van de organisatie nu vooral de kaders waarbinnen de teams moeten functioneren. De teams krijgen zo een grotere verantwoordelijkheid over hun eigen functioneren. De behoefte aan stuurinformatie in de organisatie verandert daarmee ook. Het team wil zelf weten hoe het functioneert en hoe dat beter kan. Dit kan met de Pulse tool. Teams kunnen daarmee zelf korte teamonderzoekjes uitzetten. Om de dialoog aan te gaan over het aanpakken van knelpunten of om de voortgang van veranderingen te monitoren. We zien hierdoor vaak een hoge betrokkenheid. Juist omdat de vragen zo concreet over het eigen werk gaan en je vervolgens samen bespreekt hoe het beter kan.’

Verbeteren vanuit eigen rol en focus

Niet alleen teams hebben behoefte om vanuit het dagelijks werk te verbeteren. Er zijn meer belanghebbende binnen de organisatie die vanuit hun rol en focus aan de slag willen. Jan Prins: ‘ HR-adviseurs moeten bijvoorbeeld vaak beleid vastleggen in regels. Dan is het handig om eerst te weten hoe medewerkers daarover denken. Zo kan een HR-adviseur inventariseren hoe de regelingen voor bijvoorbeeld mantelzorg beter kunnen. Na een half jaar kun je dan nogmaals  checken of de regelingen inderdaad verbeterd zijn. Zo is Pulse niet alleen bevorderend voor het nemen van eigen leiderschap, maar kan het ook heel goed gebruikt worden om de voortgang van verbeteracties te monitoren.’

Verdiepend medewerkersonderzoek

Met Pulse kun je dus prima inspelen op de eigen verantwoordelijkheid van een team of andere belanghebbende binnen de organisatie. Maar er zijn ook strategische vraagstukken die op een hoger niveau liggen. Daar krijg je antwoord op met een verdiepend medewerkersonderzoek op organisatieniveau. Jan Prins: ‘Hiermee breng je de psychologie van de werkvloer op een gevalideerde manier in kaart. Door bijvoorbeeld nauwkeurig te berekenen en te laten zien wat helpt om plezier of energie van de medewerkers te vergroten, of om uitval door overbelasting (burn-out) te voorkomen. Die inzichten dragen bij in de strijd tegen het tekort aan arbeidskrachten.’

Tekort aan personeel in de zorg

Een sprekend voorbeeld daarvan zijn de tekorten in de zorg. Jan Prins: ‘Op grond van onderzoek in verschillende ziekenhuizen hebben wij in kaart gebracht wat verpleegkundigen bindt en boeit. En dat blijkt te verschillen per opleiding en leeftijd. Met dergelijke inzichten kun je dus beleid ontwikkelen om optimaal de kwaliteiten van de verschillende functiegroepen in te zetten.’

Tips voor continue verbetering

Het werken aan een vitale organisatie met fitte medewerkers is een continu proces waarbij je regelmatig checkt of de verbeteracties tot het gewenste resultaat hebben geleid. Een paar praktische tips hoe je dat slim doet:

  1. Organiseer en structureer het verbetertraject
    Het geheim van een succesvol verbetertraject is dat je na de onderzoeken blijft begeleiden en blijft sturen op de gemaakte afspraken. Plan in wanneer de verbeteracties worden uitgevoerd en door wie. En check met een korte herhaalmeting of de verbeteracties tot het gewenste resultaat hebben geleid. Bespreek de resultaten opnieuw binnen je team of de organisatie en stuur bij indien nodig!
  2. Plan Do Check Act
    De Plan Do Check Act (PCDA) cyclus van Deming is een handig hulpmiddel om het continue verbeterproces gestructureerd te laten verlopen op zowel individueel als team- en managementniveau.
  3. Laat leidinggevenden en teams zelf aan de slag gaan, maar organiseer wel back-up Leidinggevenden en teams gaan zelf aan de slag, maar kunnen terugvallen op deskundige begeleiding als het af en toe wat moeizaam gaat of als de voortgang stagneert. HR-adviseurs of teamcoaches zijn hiervoor opgeleid en voldoende toegerust.
  4. Integreer de verbetercyclus in de managementgesprekscyclus
    Laat leidinggevenden de verbeteracties opnemen in hun jaarplannen en – indien nodig – in hun begroting. Vervolgens worden de actieplannen en de voortgang hiervan twee keer per jaar teruggekoppeld aan directie of RvB in de geëigende kwartaalgesprekken. Hierdoor worden de resultaten en vervolgacties ook daadwerkelijk onderwerp van gesprek op managementniveau.

Meer weten:

Bekijk de video: hoe houd je medewerkers fit en de organisatie vitaal?
Lees over binden en boeien
Of mail j.prins@skb.nl

Jan Prins

Gepost door Jan Prins

Jan Prins is senior adviseur en oprichter van onderzoeksbureau SKB. Hij voelt zich al een vis in het water als het gaat om medewerkers te laten floreren in hun werk. “Ik geniet ervan als slimme onderzoeksvormen inzicht geven in waar je het meeste kansrijk kunt verbeteren als medewerker, team en organisatie. Daar wordt iedereen beter van”.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.