Feedback speelt een belangrijke rol bij het realiseren van de organisatie- en HR-doelstellingen. Ook wordt feedback gezien als belangrijk instrument om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Het organiseren van feedback vinden veel HR-professionals echter lastig. Hoe pak je het aan? En hoe zorg je dat de hele organisatie eraan meedoet? Vijf organisaties laten zien hoe je het geven van feedback ook anders kunt organiseren.
360-graden-feedbackapp met game-elementen
Tuurlijk, het moet passen bij de organisatie en organisatiecultuur. Maar in de winkels van VodafoneZiggo hebben ze er goede ervaringen mee: de 360-graden-feedbackapp. De ongeveer 1.200 medewerkers in de winkels gebruiken de app om elkaar te beoordelen op het gebied van klantgesprekken. Hiermee wordt het functioneren van collega’s verbeterd en de klantervaring geoptimaliseerd. Tevens kan de feedback gebruikt worden in teammeetings en tijdens voortgangsgesprekken.
Met de app geven medewerkers elkaar feedback door het toekennen van sterren en het beantwoorden van gesloten én open vragen. Hierdoor krijgen ze zowel kwantitatieve als kwalitatieve feedback. Doordat medewerkers badges krijgen als ze feedback geven en ontvangen, wordt gebruik gemaakt van spelelementen, die hen stimuleren feedback te geven.
’’Ask-me-anythingsessies’
Bij digitaal bureau TamTam, met 350 medewerkers, zit het regelmatig feedback geven en vragen stellen echt ingebakken in de bedrijfscultuur. Medewerkers mogen bij TamTam alles weten. En dat betekent dat ze ook alles mogen vragen. De vestigingen organiseren één keer per kwartaal een ’’Ask-me-anythingsessie’, waar alle medewerkers welkom zijn, maar aanwezigheid niet verplicht is. Tijdens deze sessies mogen medewerkers echt alle vragen stellen die zij hebben en worden deze beantwoord door de managing directors. Omdat het zeer belangrijk is dat medewerkers zich als vragensteller veilig voelen, wordt hier veel aandacht aan besteed. Zo zijn er feedbackregels opgesteld, wordt er op de interne wiki aandacht aan besteed en zijn er feedbacktrainingen georganiseerd. Tijdens het introductieprogramma van nieuwe medewerkers staat TamTam uitgebreid stil bij het geven van feedback en de Ask–me-anythingsessies.
Feedback en de mogelijkheid om alles te vragen, behoren echt tot de kernwaarden van het bedrijf. Doordat alle medewerkers dat ook zo ervaren, kan effectief feedback gegeven worden.
Herkenbare feedback voor coassistenten
Ruim een half jaar geleden lanceerde het ziekenhuis VUmc een feedbackapp voor begeleiders en coassistenten.
Aanleiding voor het ontwikkelen van de app was de constatering dat het geven van goede feedback aan coassistenten voor hun begeleiders niet eenvoudig is. Dus werd een beroep gedaan op een innovatiesubsidie van het VUmc om hier een oplossing voor te ontwikkelen. Tijdrovende en dure workshops met trainingsacteurs om het functioneren van coassistenten te verbeteren is nu vervangen door de app met een gids voor het verbeteren van het geven van feedback. De begeleider kan hierdoor, op een moment dat het hem of haar schikt (bijvoorbeeld tijdens een nachtdienst), zoeken in deze gids naar de juiste informatie over het geven van feedback.
Na een pilotfase wordt de app doorontwikkeld. Anita Jacobs, onderwijskundige en arts, die de app bedacht en ontwikkelde: ’’Uiteindelijk willen we een connectie maken met de e-portfolio’s van coassistenten. De begeleider kan selecteren welke onderdelen van het geven van feedback behandeld zijn en vervolgens mondeling feedback geven.’
Heb-’t-er-echt-overgesprekken
Bij Eneco organiseren ze het geven van feedback weer net iets anders. Daar ligt de nadruk op de continue dialoog tussen medewerker en leidinggevende. Deze dialoog wordt vormgegeven in zogenaamde ’’Heb-’t-er-echt-overgesprekken’. In een dergelijk gesprek komen de volgende vijf vragen aan de orde:
- Doe ik de goede dingen?
- Doe ik de dingen goed?
- Wat is mijn kracht?
- Hoe kan ik me blijven ontwikkelen?
- Zit ik nog op de juiste plek?
Bij Eneco zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor hun eigen prestaties en ontwikkeling. Het initiatief voor het plannen van een ’’Heb’t-er echt-over-gesprek’ ligt dan ook bij de medewerker zelf. Vervolgens bepalen zij samen met hun leidinggevende hoe zij hun eigen ontwikkeling het beste vorm kunnen geven.
Door het inzetten van 360-gradenfeedback krijgen medewerkers ook via collega’s input voor hun ontwikkelingstraject. Het geven van feedback wordt ook door andere zaken gestimuleerd. In een door Eneco zelf ontwikkelde teamtool wordt vastgelegd in hoeverre teamleden elkaar feedback geven en wat te doen als blijkt dat dit te weinig is. Als blijkt dat teams het moeilijk vinden om feedback te geven, worden zij ondersteund met tools en trainingen.
Het geven van feedback is verankerd in de cultuur van de organisatie. In gesprekken ligt de focus niet (meer) op ’’het scoren’ of ’’raten’ van de medewerker, maar op hun wensen en behoeften. Bovendien is er meer ruimte voor informele feedback.
VIP-gesprek met samenwerkers
Bij cateraar Hutten, die werkgeluk ’’als brandstof voor motivatie’ ziet, spreekt men niet van medewerkers, maar van samenwerkers. Pascal Verheugd, HR-directeur bij Hutten, zegt daarover in het boek Het Nieuwe Beoordelen het volgende: ’’Onze medewerkers heten samenwerkers. In onze bedrijfscultuur gaat het om samenwerken, samen doen. Samen van buitengewone betekenis zijn voor anderen. Geluk loopt daar als een rode draad doorheen, want gelukkige samenwerkers dragen met passie hun werk uit.’
Om samenwerkers binnen de cateraar het beste uit zichzelf te laten halen, is het VIP-gesprek ontwikkeld. VIP staat in dit verband voor Vitaliteits Ideaalpositie Plan. In het VIP- gesprek komen onderwerpen als gelukkig werken, beoordelen en loopbaanontwikkeling aan de orde. Het VIP-gesprek is dan ook een echte dialoog tussen leidinggevende en samenwerker. Zo komen bij het onderwerp werkgeluk bijvoorbeeld vragen aan de orde als:
- Wat maakt jou de beste? En houd je dit vast en word je nog beter?
- Wat maakt jou de leukste? En houd je dit vast en word je nog leuker?
- Wat maakt jou de gelukkigste? En houd je dit vast en word je nog gelukkiger?
Bij Hutten worden niet alleen gesprekken gevoerd; twee keer per jaar wordt binnen de organisatie een geluksmeting uitgevoerd onder samenwerkers. De uitkomsten van deze meting zijn weer input voor het VIP-gesprek.
Feedback begint bij directie
Aan het roer bij Hutten staat de bevlogen directeur Bob Hutten. Vanwege zijn bijzondere stijl van leidinggeven, ontving hij in 2018 de Leadership Award. Bij de aanvaarding van de award zei directeur Hutten het volgende:
’’Zonder visie ben je nergens, dus deel deze met je medewerkers. Sta open voor hun feedback en vind de balans tussen luisteren, inspireren en doen. Focus op wat jullie wel willen doen en wat niet. Zet die stip op de horizon, ga dan en geniet in de tussentijd van de energie die loskomt. Dankzij deze manier van leidinggeven, hebben we al veel mooie dingen neergezet en groeien we jaar na jaar.’
De boodschap: luisteren naar feedback, ook als bestuurder, is zeer belangrijk. En als je dan ook nog iets doet met die feedback, dan kan dat tot hele mooie dingen leiden. Voor organisatie én medewerker!
