Er is de afgelopen jaren veel veranderd: er worden bijna geen brieven meer verstuurd, bijna alles gaat tegenwoordig digitaal. Toch blijven veel aanvraagtrajecten binnen de HR-subsidies werken met papieren documenten. Gelukkig komt hier steeds meer verandering in en maken zaken als een digitale portal voor een aanvraag of digitaal ondertekenen steeds meer hun opmars.
In de subsidiewereld is de afgelopen jaren veel veranderd. Veel aanvragen kunnen nu via een online portal en veel scholen zijn inmiddels ook overgestapt op het digitaal ondertekenen van de praktijkovereenkomst (POK). Deze ontwikkeling draagt zeker bij aan een efficiënter werkproces, met name omdat je nu gemakkelijk per mail herinneringen kan sturen.
Deadlines en controles; heb ik alles wel op orde?
Ondanks deze digitalisering blijft de druk hoog. Doordat veel scholings- en opleidingssubsidies, zoals Praktijkleren, in de laatste maanden van het jaar hun deadline hebben, is te merken dat veel bedrijven rond die tijd last hebben van een hoge druk. Daarnaast verhoogt de mogelijke controle door instanties als het RVO de noodzaak van nauwkeurigheid, maar zorgt dit ook voor de nodige stress. Door deze combinatie zien wij dat in de praktijk het overzicht verdwijnt. Veel werk blijft tot het laatste moment liggen waardoor steken worden laten vallen en de maximaal te realiseren subsidie niet gehaald wordt.
Een slimme planning kan je hierbij helpen naar de verschillende deadlines toe te werken. Zo kan je een aantal keer per jaar de benodigde documenten verzamelen. Een tip in deze kan zijn dat je twee keer per jaar alle POK’s verzamelt. Probeer hier het schooljaar te volgen en pak de maanden oktober en februari. Het feit dat deze documenten digitaal ondertekend kunnen worden, zorgt ervoor dat deze gemakkelijk in de administratie verwerkt kunnen worden. Zorg echter wel dat je hier goede interne afspraken over maakt, om vervuiling van de administratie te voorkomen.
Daarnaast heb je als organisatie hetzelfde document vaker nodig voor verscheidene subsidies. Zorg dat deze documenten direct aan het juiste dossier worden gekoppeld en houd dit centraal bij. Gezien bijna alle subsidieaanvragen tegenwoordig via een digitale portal gaan, kan je ook snel en efficiënt te werk gaan.
Veranderingen van werkprocessen
Een andere verandering die jongstleden is ingegaan, is het vervallen van de deelnemersverklaring. Een deelnemersverklaring heb je nodig voor onder andere de administratie rondom de opleidingssubsidie binnen de zorgbranche, genaamd SectorplanPlus. De aanleiding van deze verandering is dat veel (grote) zorgorganisaties en subsidieadvieskantoren hebben aangegeven dat het verzamelen van deze fysieke deelnemersverklaringen een grote administratieve last met zich meebrengt.
Mailprogramma’s zoals Mailchimp en uploadtools binnen Google helpen om bulkprocessen efficiënter te laten verlopen, maar desondanks zagen wij ook hier dat veel organisaties deze last niet aankonden. Mede door deze gesprekken met het ministerie is het hele aanvraagproces rondom Stagefonds tegenwoordig digitaal.
Naast adviezen aan het ministerie gebeurt dit ook bij (hoge)scholen. Reden hiervan is dat voor de opleidingssubsidies ook vaak de scholen nodig zijn voor het compleet maken van de administratie. Dit helpt hen bij het inrichten van bepaalde documenten en processen zodat elke partij, of het nu het ministerie of de organisatie is waar een leerling stageloopt, hier profijt van heeft.
Meer informatie?
Heb jij vragen over de verschillende regelingen of wil je meer tips over slim administreren? Neem dan contact op met Thomas Pillen. Je kan een mail sturen naar [email protected] of bel 088-5600700. Wij helpen jou graag verder!
