Steeds meer bedrijven zijn op zoek naar een manier om prestaties van medewerkers anders te ‘beoordelen’ dan slechts één keer per jaar tijdens het beoordelingsgesprek. Uit verschillende onderzoeken blijkt namelijk dat er tijdens deze gesprekken vaak enkel wordt teruggekeken op dingen die het afgelopen jaar fout gingen in plaats van dat er vooruit wordt gekeken op de toekomst. Echter, veel organisaties twijfelen nog om het beoordelingsgesprek definitief af te schaffen. Het gaat namelijk niet alleen om het verwijderen van een stap in het proces, het is een hele cultuurverandering. Want: hoe geven we dan erkenning aan medewerkers die het goed doen? En hoe belonen we prestaties? Maar ook: hoe zorgen we ervoor dat we een dossier hebben wanneer medewerkers niet goed presteren?

Het antwoord: de continue dialoog, gericht op de ontwikkeling van medewerkers. Door continu met medewerkers in gesprek te zijn, verhoog je de betrokkenheid, feedback en samenwerking, wat uiteindelijk leidt tot meer transparantie en betere prestaties. De focus verschuift dus van beoordelen naar groeien en ontwikkelen, en van achteruit kijken naar vooruit kijken. Maar wat is er nodig om deze verandering teweeg te brengen?

Zoals we eerder al zeiden gaat het niet zomaar om het verwijderen van een stap in het proces. Het gaat over een cultuurverandering waar iedere medewerker en iedere manager mee te maken krijgt. En zoals we weten van een cultuurverandering: dat gebeurt niet van de ene op de andere dag. Er zal ongetwijfeld weerstand komen. Meestal is de oorzaak hiervoor dat de verandering buiten de macht van de medewerkers ligt. Het is daarom super belangrijk om je medewerkers mee te nemen in het gehele proces. Waar het om draait is dat je je medewerkers aan het stuur moet zetten van hun eigen ontwikkeling. Waar in het verleden managers vertelden wat zij moesten doen, gaan medewerkers dit nu zelf bepalen en werken managers slechts ondersteunend en coachend. We nemen je in 8 stappen mee in het proces van beoordelen naar een continue dialoog.

Stap 1: Waarom wil je de continue dialoog?

Wat is het probleem dat je met de verandering naar de continue dialoog wil aanpakken? Is dit het behouden van personeel? Het kunnen herkennen van goede prestaties? De beste mensen aantrekken? Zorg dat je het antwoord op deze vraag voor jezelf duidelijk hebt. Achterhaal daarbij ook wat de strategie en de koers van het bedrijf zijn. Het is essentieel dat je plannen in lijn zijn met waar de directie naartoe wil. Door dit alles in kaart te brengen, kan je het gemakkelijk communiceren naar de rest van de organisatie. Dit zorgt ervoor dat medewerkers begrijpen waarom de continue dialoog wordt ingevoerd en wat de voordelen zijn voor hen.

Stap 2: Bepaal de stip op de horizon

Nu je weet wat het probleem is dat je wil aanpakken en waar de directie naartoe wil, kan je inzichtelijk maken waar jullie naartoe moeten gaan om de strategische doelen van de organisatie te behalen. Hoe ziet jullie cultuur er over drie tot vijf jaar uit? Welke vaardigheden zijn dan sterk ontwikkeld? Waarom winnen jullie van de concurrent? Kortom: wat is jullie stip op de horizon?

Stap 3: Wat is de huidige situatie?

Goed, we weten wat de stip op de horizon is. Het is nu belangrijk om de huidige situatie in kaart te brengen. Hoe werken jullie op dit moment aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers? Breng alle activiteiten die op dit moment plaatsvinden in kaart. Beantwoord hierbij bijvoorbeeld de volgende vragen:

  • Hoe ziet jullie gesprekscyclus er momenteel uit?
  • Stellen medewerkers zelf resultaatdoelen op of worden deze opgelegd door de organisatie?
  • Stellen medewerkers zelf ontwikkeldoelen op?
  • Is er vertrouwen bij de medewerkers dat leidinggevenden het beste met hen voor hebben?
  • Vinden medewerkers het belangrijk om bezig te zijn met persoonlijke ontwikkeling?
  • Hoe vaak zijn medewerkers in de dagelijkse praktijk met ontwikkeling bezig?
  • Krijgen medewerkers voldoende ondersteuning bij hun persoonlijke ontwikkeling?
  • Hoe vaak zijn medewerkers met elkaar in gesprek?
  • Hoe worden medewerkers beoordeeld?

Stap 4: De pijn ophalen bij de doelgroep

Het is essentieel om te ontdekken waar de pijn en onvrede zit in de huidige gesprekscyclus. En er is maar één manier om dit te achterhalen: ga in gesprek met medewerkers en leidinggevenden. Vraag hen waar ze tegenaan lopen en waarom dit zo vervelend is. Vraag vervolgens ook wat er goed gaat en wat ze als prettig ervaren. Het is namelijk makkelijker om uit te gaan van iets wat werkt, dan iets compleet nieuws te verzinnen.

Stap 5: Schets de noodzaak

In de vorige stappen heb je al veel informatie opgehaald. Zo weet je hoe jullie op dit moment werken en weet je waar medewerkers en leidinggevenden tegenaan lopen. Zet dit alles op een rijtje en maak het beknopt inzichtelijk. Schrijf bijvoorbeeld op waarom er iets veranderd moet worden, wat er wel en wat niet werkt, wat nu wel werkt maar in de toekomst niet meer en wat de meest opvallende feiten en cijfers zijn uit je onderzoek (bijvoorbeeld hoeveel mensen ontevreden zijn, zo benadruk je de noodzaak). Door dit alles op te schrijven kan je het heel eenvoudig presenteren aan stakeholders die je later in dit traject tegenkomt.

Stap 6: De GAP

Tijd om de GAP te bepalen tussen de huidige en de gewenste situatie. Waar staan jullie nu en waar kunnen en willen jullie naartoe. We noemen expliciet ‘kunnen’ want het is belangrijk om te kijken of je huidige medewerkers aansluiten bij de cultuur waar je naartoe wil. Zijn je medewerkers daadwerkelijk klaar voor de toekomst? Beantwoord hierbij bijvoorbeeld de volgende vragen:

  • Welke vaardigheden moeten over 3 tot 5 jaar sterk ontwikkeld zijn?
  • Gaan we elkaar feedback geven? En zo ja, hoe vaak? Is er genoeg veiligheid en vertrouwen om dit te kunnen doen?
  • Hoe vaak gaan medewerkers en managers in gesprek? Waar praten zij over?
  • Hoe stellen gaan we resultaatdoelen stellen? (Bij Treams hebben we bijvoorbeeld organisatiedoelen, die worden teruggebracht naar afdelingsdoelen. Iedere medewerker heeft de eigen verantwoordelijkheid om zijn/haar ontwikkeldoelen hierop af te stellen)

Stap 7: Het implementatieplan

Tijd om een plan te maken! Ten eerste is het goed om te bepalen wat de prioriteiten zijn. Focus eerst op het ‘laaghangend fruit’, de problemen die je op korte termijn kan oplossen. Pas daarna komen de zaken die op lange termijn aangepast dienen te worden. Het is hierbij fijn om terug te werken vanuit de stip op de horizon en dit grote doel op te delen in kleine stappen die ervoor zorgen dat het einddoel wordt bereikt. Door deze kleine doelen in te delen in een tijdlijn, krijg je een concreet stappenplan en weet je wat je wanneer moet doen. Schrijf bij iedere stap op de tijdlijn op wie je nodig hebt om deze stap te voltooien. Zo weet je wie je wanneer moet inschakelen en kan je tijdig om hulp vragen.

Stap 8: Borging

Je hebt inmiddels stap voor stap uitgewerkt hoe je jouw stip op de horizon gaat behalen. Het is niet alleen belangrijk om na te denken over de cultuurverandering, maar ook over hoe je dit gaat borgen en ervoor gaat zorgen dat het leidt tot een duurzame verandering. Denk bijvoorbeeld aan de volgende dingen:

1. Activatie

Een verandering is moeilijk en brengt altijd weerstand met zich mee. Onderschat dit niet en verwacht zeker niet dat medewerkers vanaf dag één gaan doen wat jij van ze vraagt. Het activeren is daarom enorm belangrijk in dit proces. Probeer dit op een prikkelende, stimulerende manier te doen, bijvoorbeeld door middel van games.

2. Tooling

Zorg ervoor dat je nieuwe werkwijze wordt ondersteund met een goede tool. Vooral voor de jongere generatie is dit een absolute must. Zij zijn opgegroeid met technologie en weten als geen ander hoe zij hiermee om moeten gaan. De borging in een goede Performance Management tool zorgt ervoor dat het proces een stuk laagdrempeliger wordt. Daarnaast is het door middel van een tool op ieder moment duidelijk waar je staat en deel je het project makkelijk op in kleine stukjes.

Gepost door Pien van Ham