‘We bestaan al zo’n 10 jaar, maar zoveel aanvragen als in de afgelopen weken hebben we nog niet eerder gezien. Het lijkt er dat online condoleren het nieuwe normaal binnen bedrijven wordt’ zegt Erik Jan Verhulst, oprichter van Scribe Communities. Lachend: ‘Ik denk dat wij gaan behoren tot die kleine groep bedrijven die geen last heeft van het coronavirus’.

Erik Jan: ‘ Een op de zeshonderd medewerkers overlijdt per jaar. Bij veel organisaties is nu nog de praktijk dat er een tafeltje wordt ingericht met een kaars en een papieren condoleanceboek. Steeds meer zien we echter dat online condoleren de voorkeur krijgt. Zeker logisch als je je realiseert dat veel mensen thuis werken en kantoren leeg zijn’.

Maar zal dit effect niet wegebben als we dadelijk weer terug zijn bij ‘normaal’? Erik Jan: ‘Goede kans dat door gewijzigde hygiënenormen organisaties een voorkeur houden voor de online variant. Eerlijk gezegd is dat geen achteruitgang. Online condoleren is veelzijdiger dan het papieren condoleanceboek. De herinneringsboeken die we maken voorzien in een behoefte bij nabestaanden om te weten met wie hun dierbare heeft samengewerkt. Gemiddeld schrijven zo’n 50 collega’s een herinnering. En lezen die van elkaar. De binding die de communities zo teweegbrengen onder de eigen collega’s vinden bedrijven zeker zo belangrijk’.

We vragen een aantal gebruikers van online condoleren.

Moderne middelen

Een overlijden maakt veel los in een organisatie. “We zochten moderne middelen om sneller te schakelen en meer mensen te bereiken”, vertelt Jeroen de Vos, HR adviseur bij Huisman Equipment. “Dat past in deze tijdsgeest, naast het traditionele altaar. In een besloten online community kan iedereen bij overlijden van een collega een bericht achterlaten. Op je eigen moment, je eigen manier, met of zonder foto, en in je eigen omgeving. Er is ook gelegenheid om later nog iets te wijzigen of te nuanceren. Er is alle ruimte en tijd voor een persoonlijke boodschap. Dat ervaren onze mensen als heel warm en positief. We hebben dit nu bij twee overledenen gedaan en merken al een groot verschil bij afscheid: veel meer  persoonlijke reacties.”

Als een lopend vuurtje.

“Dit verspreidt zich als een lopend vuurtje door het bedrijf en daarbuiten. Je kunt via een link een bericht achterlaten. Mensen informeren elkaar: heb jij al iets geplaatst? De community doet van A tot Z zelf het werk.”
Ook in de relatie met de naaste familie gebeurt er iets speciaals. Wanneer de inhoud uit de online community wordt overhandigd in een tastbaar boek. Jeroen: “Het is ontzettend mooi als je dit  als leidinggevende op een later moment kunt aanbieden. Dat je samen met geliefden nog eens rustig stil staat bij de overleden collega. De reacties zijn hartverwarmend. Het is heel fijn, heel herkenbaar voor families. Dit is niet zomaar een condoleanceregister, dit is een beleving. Met een mooie, tastbare herinnering aan de omgeving waar de geliefde een (groot) deel van zijn/haar leven heeft doorgebracht.”


Lees hier het volledige interview met Jeroen de Vos


Troostende werking

“Laatst is er bij ons onverwacht een jonge collega overleden. Die impact is enorm, hij laat een groot gat achter”, vertelt Debora van Broekhoven, HR manager bij Capgemini. “Er is dan sterke behoefte om actief iets te kunnen doen. Iets te zeggen, troost geven en zoeken.” 
Een online community is één van de mogelijkheden in een breder pakket. Met het fysieke herdenkingsboek, de online reacties in print, is de familie altijd verschrikkelijk blij”, is de ervaring van Debora. “Het geeft de familie een inkijkje in het professionele leven van hun geliefde. Een deel van het leven dat voor hen niet altijd zichtbaar was.” 
“We deden dit in de eerste plaats voor de familie. Ik had niet verwacht dat het óók zo’n effect zou hebben op onze medewerkers. Bij Capgemini werken veel mensen op locatie bij klanten, ze zijn niet altijd op kantoor. Het is prettig om dan toch meteen, heel laagdrempelig, uiting te kunnen geven aan je gevoel. Het is niet zozeer actief verdriet delen met elkaar. Maar je scrolt door foto’s, je leest wat anderen zeggen. Dat op zich is al een beetje rouwverwerking. Op die manier stilstaan bij het leven van je collega heeft absoluut een troostende werking.”


Lees hier het volledige interview met Debora van Broekhoven


Wereldwijd een gezamenlijke emotie delen

“Een overlijden komt vaak onverwacht. Dan zijn er veel vragen in de organisatie”, vertelt Arie-Jan Jonkers, HR adviseur bij van Oord. Van Oord is een internationaal opererend bedrijf. Onze mensen werken wereldwijd en zijn vaak niet in staat om bij een afscheid te zijn. Om collega’s aan te haken werkt dit platform goed. Je kunt hier eenvoudig naar verwijzen. Iedereen kan iets doen. De community is zowel in het Nederlands als in het Engels, daarmee draagt het bij aan een stukje gezamenlijke verwerking, wereldwijd.” 

Betrokkenheid met elkaar

Arie-Jan: “Van Oord is een familiebedrijf. Veiligheid en zorg voor onze mensen staat bovenaan. Die betrokkenheid is heel belangrijk. Op onze vloot zitten de medewerkers 7 dagen per week dicht op elkaar. Dat zijn heel hechte teams. Een overlijden heeft enorme impact, ook bij mensen van buiten het team. Ze kennen elkaar allemaal vaak van vorige buitenlandse projecten. Via de community zijn zij en de collega’s van buiten het team net zo goed onderdeel van het rouwproces. Iedereen kan persoonlijk kwijt wat hij met de overledene heeft beleefd.”
“Onze mensen zijn vaak nuchtere mensen, op deze manier kunnen zij toch hun gevoel kwijt”, is de ervaring van Arie-Jan. “Ik hoor dat ze het mooi vinden om reacties van andere collega’s te lezen. Door de community kan je een emotie met elkaar delen. Het eindresultaat is een heel persoonlijk verhaal over onze medewerker, geschreven door de collega’s. Voor de nabestaanden geeft het een mooie inkijk in het werkleven van hun geliefde. En vooral: het gevoel dat de overledene er echt toe deed.”


Lees hier het volledige interview met Arie-Jan Jonkers


Gepost door Erik Jan Verhulst