Sinds de coronamaatregelen heeft overleg en training via videobellen een enorme vlucht genomen. Massaal ontdekken we dat er veel mogelijk is en dat het verrassend goed kan werken. Echter, waar het in een real life vergadering al lastig is om te zorgen voor structuur, betrokkenheid en interactie, lijkt dat online nog vele malen moeilijker. Hoe zorg je er nu voor dat je online bijeenkomst prettig en productief is? Hoe zorg je dat je niet vervalt in ellenlange monologen of chaotische gesprekken?

Gelukkig kun je met eenvoudige werkvormen structuur aanbrengen. Daarmee zorg je er voor dat alle betrokkenen actief mee kunnen doen zonder dat je vergadering eindeloos duurt. Zulke werkvormen worden wel Liberating Structures genoemd: structuren die interactie, gezamenlijke inzichten en voortgang ‘bevrijden’, mogelijk maken. De achterliggende principes kun je ook goed gebruiken in online bijeenkomsten.

Bereid voor & structureer

Voordat je het geplande overleg gewoon voor de camera doet, is het slim om na te denken en voor te bereiden. Dat geldt ook voor offline bijeenkomsten, maar online nog sterker. Je hebt namelijk minder mogelijkheid om af te stemmen met de groep. Enkele aandachtspunten:

  • Waarom? Vraag jezelf af: waarom is dit overleg nuttig? Voor wie? Wat wil ik kwijt en wat wil ik ophalen? Online vergaderen is geen doel op zich. Gebruik vooral alternatieven: bel iemand op, stuur het team een mail, maak een kort filmpje en stuur dat rond, vraag slechts enkele teamleden om bij het overleg aan te schuiven.
  • Passende vorm: als je het waarom weet, kun je een geschikte vorm en structuur bedenken. Wil je ieders mening over jouw voorstel? Stuur het voorstel van tevoren rond en gebruik het overleg voor een discussie. Wil je samen een plan uitwerken? Vraag een teamlid om van tevoren een globale opzet te maken die je in het overleg stap voor stap kunt bespreken.
  • Etiquette: spreek met elkaar een paar basisregels af, ook al lijkt het kinderachtig. Het punt is: offline voel je dat makkelijk aan, maar online mis je zoveel mogelijkheden om subtiel iemand tot de orde te roepen. Dus spreek bijvoorbeeld af dat ieders microfoon op mute staat, wie er de beurt mag geven, dat je vragen en opmerkingen via de chat kunt stellen, dat je elkaar laat uitpraten, en dat iedereen voorbereid en op tijd aanwezig is.
  • Structuur: de meest gehoorde feedback over geslaagde bijeenkomsten gaat over kort, krachtig en duidelijk. Voorkom een oeverloos door elkaar praten. Bedenk wie er wanneer waarover wat kan zeggen. Wat gebeurt er met de uitkomsten? Zorg dat iemand de leiding over het gesprek heeft.

Verder is het natuurlijk van belang welk programma je gebruikt. Hier wordt veel over geschreven: gebruiksgemak, privacy, kosten. Welk programma je ook kiest, oefen er eerst eens mee. Zorg dat je de verschillende functies kent en hoe ze werken. Je kunt uit de meeste programma’s meer halen dan je denkt!

Een voorbeeld: online brainstorm

Hoe voer je nou een productief online overleg? Stel je voor, je wilt met je team een brainstorm organiseren. Dan kun je de volgende stappen doorlopen. Daarbij maak je optimaal gebruik van de groep, zonder nodeloos lang plenair te werken.

  1. Bereid de brainstorm voor. Wat is het onderwerp? Welke vraag ga je stellen? Wie ga je om hun ideeën vragen?
  2. Vraag mensen om individueel, voorafgaand aan het overleg al minstens 5 of 10 ideeën te bedenken. Wist je dat brainstorms meer en creatievere ideeën opleveren als je afwisselt tussen individueel en gezamenlijk brainstormen? Daag je teamleden uit en prikkel ze met een interessante vraag of casus. Vraag ze om hun ideeën op tijd naar jou te mailen.
  3. Start het online overleg met een overzicht van de meest interessante, grappige, vernieuwende ideeën die zijn ingestuurd. Lees ze met elkaar door en doe eventueel een rondje. Iedereen kan dan om de beurt zeggen wat ze aanspreekt.
  4. Vervolgens doe je enkele brainstormrondes via de chat. Je gaat dus niet mensen een voor een iets laten vertellen (dat zorgt namelijk voor veel wachttijd, weinig spreektijd voor de groep). In plaats daarvan geef je aan dat er 3 minuten de tijd is om nieuwe ideeën op de chat te zetten. Als de tijd op is, blik je samen weer even terug op deze nieuwe ideeën. Deze brainstormronde via de chat kun je enkele keren herhalen. Misschien gebruik je daar creatieve, prikkelende vragen voor. ‘Bedenk een plan dat gratis is.’ ‘Bedenk hoe ze het bij Google/Buurtzorg/Tony’s Chocolonely zouden doen.’
  5. Eindig met een check-out: vraag iedereen met welk gevoel ze uit de meeting gaan of welk idee er het meest is blijven hangen. Na afloop kun je de meest interessante ideeën nog eens op een rijtje zetten en met een online stem-app mensen laten kiezen op hun favoriete ideeën.

Tot slot

De boodschap die ik je wil meegeven: online overleg kan superkrachtig zijn, als je nadenkt over je doel en aanpak. En een goed overleg is ook veel leuker! Geen irritaties, afhaken of miscommunicatie. Sluit vervolgens gewoon af met een online koffiepauze of borrel: even gezellig napraten zonder structuur. Dat kan ook heel leuk zijn.

Gepost door Matthijs Steeneveld

Ik ben Matthijs Steeneveld, positief organisatiepsycholoog. Sinds 2010 werk ik als zelfstandig trainer, consultant, auteur, spreker en opleider. Daarbij maak ik de brug tussen wetenschap en praktijk: theoretische kennis is waardevol als je het kunt toepassen. Mijn werk draait altijd om positieve psychologie: wat maakt dat mensen floreren? Hoe haal je sterke kanten naar boven? Met erkenning voor wat er mis is help ik ontdekken wat er aan kwaliteiten aanwezig is en wat er wél gewenst is. Naast zelfstandig ondernemer werk ik samen met verschillende partners, ben ik redactielid van het Tijdschrift Positieve Psychologie en heb ik verschillende boeken geschreven. Meer over wat ik doe vind je op www.msteeneveld.nl. Daar vind je (onder www.msteeneveld.nl/leesvoer) ook al mijn publicaties terug.