De afgelopen maanden heeft de zorg het extreem druk gehad door de situatie rond COVID-19. Daarvoor was het echter ook al niet erg rustig in deze sector. Een van de enorm tijdrovende klussen die er altijd al was binnen de zorgsector is het administreren van subsidieverantwoordingen. Voor elke zorgmedewerker die een onderwijstraject volgt moet er minimaal één, maar vaak zelfs meerdere, documenten worden bijgehouden voor de verantwoording. Een taak die enorm omvangrijk kan zijn.

Om de zorg tijdens de extra drukte rondom COVID-19 enigszins te ontzien hebben subsidieverstrekkers een aantal tijdelijke maatregelen ingesteld voor dit administratieproces. Zo zijn er bijvoorbeeld bepaalde deadlines verlegd en zijn er een aantal regels en verplichtingen versimpeld of versoepeld.

De zorginstellingen zijn hier natuurlijk dankbaar voor, maar het werpt wel de vraag op of deze tijdelijke aanpassingen niet permanent zouden kunnen worden. We zetten op een rijtje welke tijdelijke maatregelen er genomen zijn.

(Tijdelijke) maatregelen

Veelgebruikte opleidingssubsidies zijn Stagefonds, Praktijkleren en SectorplanPlus. Deze regelingen vragen allemaal een zware administratieve verantwoording en veel organisaties lopen tegen dezelfde knelpunten aan. Een aantal van die struikelpunten dankzij de corona-versoepelingen tijdelijk opgelost. De volgende maatregelen zijn namelijk genomen:

  1. Uitstellen van deadlines;
  2. Versoepeling van de voorwaarden van presentielijsten bij trainingen;
  3. Vereenvoudigde verantwoording voor tijdvak 4 van SectorplanPlus;
  4. Vervallen van facturen en betalingsbewijzen voor BBL en hbo-duaal.

deadlines

Met name de subsidieregeling SectorplanPlus vraagt veel administratie van haar aanvragers. Er zijn veel tussentijdse deadlines en er moeten verschillende documenten verzameld worden om de aangevraagde subsidie te onderbouwen. Deze deadlines hebben direct invloed op het subsidiebedrag dat een organisatie kan ontvangen. Als een deadline niet wordt gehaald, kan dit bedrag veel lager uitvallen. Wijzigingen en aanvullingen op een later moment zijn namelijk niet mogelijk.

De deadlines van 1 april 2020 en 1 juli 2020 zijn verplaatst naar 1 oktober 2020. Op deze datum moeten nu alle deelnemers aan tijdvak 3 geregistreerd te zijn in het webportal SectorplanPlus. Ook dient de verantwoording van tijdvak 1 volledig te zijn afgerond.

Het uitstellen van deze deadlines was absoluut noodzakelijk voor de aanvragers. De afgelopen maanden hebben zorginstellingen namelijk alle tijd nodig gehad om zich volledig te richten op patiëntenzorg. Daarnaast was het voor veel organisaties niet mogelijk om de benodigde stukken aan te leveren. Presentielijsten en certificaten worden veelal fysiek bijgehouden en lagen bij veel organisaties nog op kantoor terwijl het kantoorpersoneel vanuit huis werkte.

presentielijsten bij trainingen

Naast het uitstellen van de deadlines voor tijdvak 1 en 3 heeft de subsidieverstrekker een versoepeling ingevoerd ten aanzien van de presentielijsten. Tot enkele maanden geleden was het verplicht de lijsten tijdens een training handmatig te laten ondertekenen door alle deelnemers en de docent. 

Omdat trainingen dit jaar voornamelijk op afstand plaatsvinden heeft de subsidieverstrekker de verplichting voor het tekenen van de lijsten door de deelnemers tijdelijk laten vervallen. De docent is hier nu verantwoordelijk voor. Hij of zij registreert en bevestigt de namen van de deelnemers die aan- of afwezig zijn. Vervolgens tekent de docent de presentielijst en geeft dat het gaat om een training op afstand. Zo weet de subsidieverstrekker of de deelnemers in de gelegenheid zijn geweest om de lijst te tekenen. Bij trainingen op locatie zijn deelnemers wel nog steeds verplicht om hun handtekening te zetten.

Door de versoepeling is het nu mogelijk om ook trainingen op afstand mee te nemen in de verantwoording voor SectorplanPlus. Deze versoepeling is tijdelijk maar zou heel goed structureel kunnen worden ingevoerd. Een structurele versoepeling van het trainen op afstand maakt het voor veel organisaties namelijk veel haalbaarder om de kosten, en daarmee de subsidieverantwoording, op orde te brengen voor dergelijke trajecten.

Aangezien het om relatief lage bedragen gaat (per deelnemer ca. € 30 per dagdeel t.o.v. € 2.500,- per BBL per schooljaar) kiezen organisaties er regelmatig voor om deze trajecten niet mee te nemen in de verantwoording, juist omdat de presentielijsten aan zoveel voorwaarden moeten voldoen.

verantwoording tijdvak 4

Al voor de situatie rond COVID-19 signaleerde de subsidieverstrekker dat de administratieve last verbonden aan de subsidieregeling SectorplanPlus hoog is. Vanaf tijdvak 4 is het daarom mogelijk om te kiezen voor een vereenvoudigde verantwoording van de trainingen die vallen in categorieën C2, D of E.  

Bij de verantwoording kan gekozen worden voor ‘werkelijke kosten’ (de huidige wijze van verantwoorden) of ‘prestatie-eenheden’. Bij prestatie-eenheden is de verantwoordingslast teruggebracht naar twee documenten, te weten een loonstrook en een prestatieverklaring. De subsidie wordt hierbij berekend op basis van vastgestelde normtarieven.

Er wordt niet meer gekeken naar de werkelijke kosten van een training waardoor het overleggen van facturen en betaalbewijzen niet meer nodig is. Voor de trainingen die gestart zijn in de tijdvakken 1, 2 en 3 blijft het verzamelen en uploaden van deze documenten wel noodzakelijk.

betaalbewijzen

Een andere versoepeling, die overigens ook al pre COVID-19 werd aangekondigd, is het vervallen van facturen en betaalbewijzen voor BBL en hbo-duaal leerlingen die een arbeidscontract voor minder dan 24 uur per week hebben, de zogeheten categorie C1. Met name het aanleveren van de betaalbewijzen bleek voor veel organisaties lastig. Facturen worden vaak betaald in een batch waardoor ook deze aanvullende batchlijsten moeten worden toegevoegd aan de subsidieverantwoording.

Als een organisatie te lang wacht met het verzamelen van de betaalbewijzen wordt het steeds lastiger om de betaling naar boven te krijgen. Bij de meeste banken meeste banken zijn betalingen na iets meer dan een jaar niet meer zichtbaar in het (digitale) betalingsoverzicht. Ook voor deze trajecten geldt dat subsidie voor sommige organisaties komt te vervallen door het ontbreken van administratie.

Focussen op kerntaak

De afgelopen maanden heeft de subsidieverstrekker met verschillende maatregelen de administratieve lasten voor zorgorganisaties verlicht. De maatregelen hebben nog lang niet alle administratie versimpeld want er dienen nog altijd verschillende documenten verzameld en geüpload te worden.

Maar, de verlichting heeft er wel voor gezorgd dat zorginstellingen zich de afgelopen maanden hebben kunnen bezighouden met waar zij goed in zijn, namelijk het zorgen voor patiënten. Wij hopen dat een aantal van de versimpelde maatregelen structureel kunnen worden doorgevoerd zodat zorginstellingen zich ook in de toekomst kunnen blijven focussen op hun kerntaak.


Whitepaper:

De vraag naar zwaardere zorg stijgt, net als het aantal openstaande vacatures in de zorg. Nieuwe gekwalificeerde medewerkers vinden, is lastig. Het bijscholen en opleiden van personeel dat al in dienst is, wordt daarom steeds belangrijker. Wanneer je jouw medewerkers een opleiding of training laat volgen, maak je waarschijnlijk steeds een kosten-baten afweging. Maar neem je daarbij ook alle verschillende subsidiemogelijkheden mee?

Middels dit whitepaper willen wij jou graag op de hoogte stellen van de verschillende opleidingssubsidies, wat je nodig hebt bij de aanvraag en wat het je allemaal kan opleveren!

Thomas Pillen

Gepost door Thomas Pillen

Thomas Pillen is Productmanager Opleidingssubsidies bij OAZ subsidieadvies. Hij is samen met zijn team verantwoordelijk voor de realisatie van alle vormen van opleidingssubsidies voor meer dan 150 grote organisaties. Het zoeken naar de juiste oplossing voor al deze klanten is een dagelijkse uitdaging waar hij veel energie uit haalt.