Feedbackrondes: niet per se het favoriete onderdeel van de gemiddelde werknemer en manager. Feedback is spannend en het kan lastig zijn om het te geven. Je merkt dat een-op-een gesprekken tussen managers en werknemers vaak wat stijf zijn. Een manager voelt zich ongemakkelijk om eerlijke feedback te geven en het is moeilijk in te schatten hoe een werknemer de feedback ontvangt. Toch is feedback essentieel om organisaties draaiende te houden. Door het geven van feedback help je een medewerker zich te ontwikkelen en te groeien. Als een medewerker goed gecoacht wordt, heeft dat tenslotte positieve effecten op het team en het bedrijf.

Een goede manager realiseert zich dat het geven van feedback en coachen van medewerkers onderdeel uitmaakt van zijn takenpakket. Een fijne vertrouwensrelatie tussen manager en medewerker vormt de basis van goede feedback. Een succesvolle manager stimuleert een medewerker om zijn of haar potentieel volledig te benutten en accepteert dat hij of zij als manager zelf een ondersteunende rol heeft. Die rol vervult de manager het beste door de juiste vragen stellen en zijn of haar expertise te delen. Maar hoe pak je dit als manager nu het beste aan? Een goede richtlijn die je kan toepassen is de GROW-methode:

Goal

Kijk naar het gedrag dat de medewerker wil veranderen. Wat is het doel op de lange en korte termijn? Is het doel SMART? Daag hem of haar uit door vragen te stellen.

Reality

Onderzoek de huidige situatie. Wat gebeurt er momenteel? Wat is het effect? Verhoog het algemene bewustzijn en het zelfbewustzijn. Als coach is het jouw rol om ervoor te zorgen dat alles duidelijk is, om zelfreflectie te stimuleren en de stappen die genomen moeten worden te verduidelijken.

Options

Verken de opties. Denk in oplossingen in plaats van problemen. Bespreek deze, denk na over de voors en tegens en kies de beste oplossing. Bied je suggesties aan, maar laat de medewerker zelf de eerste stap zetten. Als je iemand vraagt om eerst zelf naar oplossingen te zoeken, stuur je de persoon in de juiste richting zonder diegene jouw wil op te leggen.

Will

Als je de huidige situatie in kaart hebt gebracht en de verschillende opties zijn besproken, hebben zowel medewerker als manager een idee hoe het doel bereikt kan worden. Motiveer de persoon in kwestie, stel een actieplan en tijdsplanning op.

De GROW-methode kan een handige richtlijn zijn om te zorgen dat het feedbackproces gestructureerd verloopt, waarvan zowel werknemer als manager profiteert. Toch zijn er verschillende valkuilen waar managers op moeten letten bij het geven van feedback:

  • Stel niet te veel vragen: stel voldoende vragen, maar wees niet bang om ook je expertise te delen. Je verspilt tijd met het stellen van 100 vragen als de persoon voor je het antwoord onmogelijk kan weten.
  • Zorg voor frequente feedbackmomenten: je kunt de juiste vragen stellen en medewerkers door het hele traject loodsen, maar je bereikt de doelen niet zonder regelmatig in te checken. De medewerker is misschien niet altijd even zelfverzekerd, dus het is nog belangrijker om op een positieve manier duidelijke en relevante suggesties voor verbetering te geven.
  • Overhaast niet: bijna alle aha-momenten komen pas na een paar dagen. Het heeft tijd nodig voordat alle informatie is verwerkt. Geef een medewerker dan ook de tijd om na te denken over het proces.
  • Benoem niet continu het einddoel: een feedbackmoment moet niet constant in het teken staan van het doel. Onbewust werk je samen naar het doel toe, maar zorg dat de medewerker de tijd en ruimte krijgt om hier zelf over na te denken.

Het geeft voldoening als je ziet dat een medewerker zich met hulp van jouw feedback ontwikkelt. Daarvan leert niet alleen de medewerker, maar ook jij als manager doet waardevolle lessen op voor de verbetering van jouw rol als coach. Door regelmatig te reflecteren op de doelen van jouw medewerkers, kun je namelijk ook leren over jouw rol in het feedbackproces.  

Avatar

Gepost door Tim Clauwaert

CEO van intuo by Unit4