Stel, je hebt besloten om vandaag te gaan werken aan een kwaliteitsrapportage. Je bent daar al een paar weken niet aan toe gekomen. Er doemt alleen ook nu weer één probleem op: je hebt helemaal geen zin om met die klus aan de slag te gaan. En als je eindelijk de moed bij elkaar hebt geraapt, weet je niet waar je moet beginnen. Als dan vervolgens ook nog je collega komt binnenlopen om te vragen of je mee koffie gaat drinken, vind je dat aanbod aantrekkelijker dan te werken aan die rapportage. Het eind van het liedje: aan het einde van de werkdag is het schrijven van de kwaliteitsrapportage opnieuw blijven liggen, net als een aantal eerdere pogingen in de weken daarvoor. Herkenbaar? Hier volgen enkele manieren om jouw uitstelgedrag te bedwingen.
Hak de taak in concrete kleine stukjes
We raken vaak pas gemotiveerd om een taak uit te voeren als de deadline van die taak in beeld komt. Hebben mensen een jaar om een bepaalde klus uit te voeren, dan beginnen de meesten pas in actie te komen in de laatste maanden. Vervolgens loopt de inspanningscurve steeds steiler omhoog totdat de deadline daar is. Als mensen daarentegen een maand hebben voor de uitvoering van een taak, dan komen de meesten pas echt in actie in de laatste week. Ook dan weer is er een steeds steilere omhooglopende inspanningscurve te zien.
Als je de klus die een jaar duurt dus onderverdeelt in 12 klussen van een maand heb je kans op 12 keer een steil omhooglopende inspanningscurve met 12 keer een piek in je inspanningen. Het gevolg is dat je die ene grote, onoverzichtelijke klus niet uitstelt tot het eind van het jaar maar elke deeltaakje hooguit tot het eind van elke maand. Netto levert dat een hogere productiviteit op en per keer meer motivatie voor de taak.
De vraag is van welke taak je eerder in actie komt. Van de opdracht aan jezelf om de hele kwaliteitsrapportage te gaan schrijven of van de opdracht: ’’Ik ga vandaag paragraaf 2.2 van de kwaliteitsrapportage schrijven en paragraaf 2.1 herschrijven’? Ik neem aan van de laatste; niet in de laatste plaats omdat die concreter is geformuleerd en behapbaar is. Hak een grote taak dus in kleine stukjes. Maak de stukjes zo klein dat je je geïnspireerd voelt om die taak ook daadwerkelijk te volbrengen. Met zicht op de finishlijn is het makkelijker om een sprintje te trekken. Streep een actie die je hebt uitgevoerd vervolgens door. Jouw brein ervaart dat als een succes en dat geeft jou energie die je kunt gebruiken om de volgende actie uit te gaan voeren.
Beperk de afleiding
Uit onderzoek blijkt dat we de hele dag vechten tegen onze verlangens. Eten, slapen en seks scoren, weinig verrassend, erg hoog. Tegenwoordig scoort ook online zijn, om bezig te zijn met e-mail, social media en internet, hoog op de lijst met verlangens. Het schrijven van een kwaliteitsrapportage komt niet voor op deze lijst.
Als je bedenkt wat je wilt doen en wat je wilt uitstellen, vindt er op neurologisch gebied een strijd plaats tussen jouw prefrontale cortex en jouw limbisch systeem. Jouw prefrontale cortex streeft naar het behalen van langetermijndoelen in plaats van genot op de korte termijn. Het is dat deel in jouzelf dat aan de slag wil gaan met de kwaliteitsrapportage, omdat je anders in de problemen komt met je planning. Jouw limbisch systeem heeft lak aan wat goed voor jou is op de lange termijn en wil snel genot. Bijvoorbeeld even lekker een kattenfilmpje kijken op YouTube.
Een manier om de prefrontale cortex een duwtje in de rug te geven is via precommitment. Je zorgt dan dat je niet in de buurt van de verleidingen komt die je wilt ontwijken. Als jouw voornemen is om op je werk gedurende een bepaalde tijd van e-mail en WhatsApp af te blijven, zet dan alle bliepjes en signalen bij een nieuwe e-mail of WhatsApp uit. Let ook op andere prikkels die tot in jouw werkruimte kunnen doordringen. In een aantal onderzoeken is aangetoond dat uitstelgedrag binnen een paar weken significant vermindert als een werkruimte met allerlei afleidingen wordt ingeruild voor een ’’schone’, op de taak ingerichte werkruimte.
Productief nietsdoen
Een andere handige manier om je te zetten tot een bepaalde taak is ’’productief nietsdoen’. Dit houdt in dat je een afgebakende tijdsperiode reserveert voor een bepaalde taak die je moet of wilt doen. Je plant bijvoorbeeld ’s morgens van 9.00-11.00 uur voor de kwaliteitsrapportage. Die tijdsafbakening geeft rust. Enerzijds start je wel met de klus, maar anderzijds weet je ook dat er, binnen afzienbare tijd, een einde aan zit. In die twee uur gelden drie regels:
- Je hoeft niet per se te schrijven. Je mag ook gewoon op je stoel zitten en naar buiten kijken.
- Je mag geen andere nuttige dingen doen, zoals je e-mail verwerken. Of als je thuiswerkt bijvoorbeeld de vaatwasser leegruimen.
- Als je om 11.00 uur graag door wilt gaan omdat je in ’’flow’ bent, mag dat. Maar het hoeft niet.
Veel schrijvers passen productief nietsdoen toe. Die spreken bijvoorbeeld met zichzelf af: van maandag tot vrijdag zit ik elke ochtend tussen 9.00-13.00 uur aan mijn bureau, achter mijn laptop, om te schrijven. Wachten tot er ideeën komen. En in die tijd doen ze niets anders.
In een volgende blog nog meer tips om nooit meer uit te stellen.
Gebruikte bronnen:
- Compernolle, Theo, Ontketen je brein“ Hoe hyperconnectiviteit en multitasken je hersenen gijzelen en hoe je eraan kunt ontsnappen, Lannoo (2014).
- Newport, Cal, Diep Werk“ Werken met aandacht in een wereld vol afleiding, Business Contact (2016).
- Steel, Piers, Uitstelgedrag“ Waarom we lastige dingen voor ons uit schuiven en hoe we hiervan afkomen, Ten Have (2014).
- Stighel, Stefan van der, Concentratie“ Gefocust blijven in tijden van afleiding, Maven Publishing B.B. (2018)
