» Artikelen
» Organiseren

»

Goed opdrachtgeverschap: onboarding

Goede onboarding is een essentieel component van goed opdrachtgeverschap. Waarom goede onboarding juist zo belangrijk is in de samenwerking met freelancers en hoe de je onboarding goed inricht, lees je in deze blog.

Wanneer zzp’ers worden ingehuurd hebben zij in de eerste weken op de opdracht nog te vaak geen toegang tot het kantoor en de bedrijfssystemen of contact met de teamgenoten in de organisatie. Deze hindernissen belemmeren de productiviteit van zzp’ers, waardoor tijd en geld wordt verspild. Daarnaast hebben de obstakels in de onboarding een negatief effect hoe de zzp’er de samenwerking ervaart, omdat het frustratie opwekt bij de zzp’ers in kwestie en de relatie met de opdrachtgevers op de tocht zet. Het is dus belangrijk vanaf de start van de samenwerking met zzp’ers aandacht te schenken aan de onboardingprocedure. Waar moet je dan aan denken? In deze blog bestuderen we drie basiscomponenten van een goede onboarding.

Het belang van goede onboarding

De onboardingsfase gaat van start zodra de contracten zijn getekend en de interim professional begint aan de opdracht waarvoor hij of zij is ingehuurd. Onboarden gaat in essentie over het integreren in de organisatie. De vorm waarin onboarding plaatsvindt in organisaties kan verschillen op vlak van tijdsduur, procedures en activiteiten. Ondanks de diversiteit in onboarding realiseren organisaties zich inmiddels hoe belangrijk een goede onboarding is om werknemers snel en efficiënt hun plek te laten vinden in de organisatie. De juiste onboarding helpt de persoon in kwestie bij het verminderen van spanning en onzekerheden en het biedt duidelijkheid over zijn of haar rol in de organisatie en de bijhorende verwachtingen. Een onjuiste onboarding blijkt zelfs een van de belangrijkste redenen te zijn voor medewerkers om de organisatie binnen drie maanden weer te verlaten. Kortom, wat betreft onboarding geldt duidelijk: een goed begin is het halve werk. Echter, wanneer het gaat om de onboarding van zzp’ers, blijkt deze initiële fase nog maar weinig vorm te hebben, met alle gevolgen van dien. Zo moeten zzp’ers vaak afwachten tot ze de juiste inloggegevens hebben voordat ze aan de daadwerkelijke opdracht kunnen beginnen. Ook het vinden van de juiste contactpersonen in de organisatie blijkt regelmatig een zoektocht te zijn. Een gebrekkige onboardingsperiode vertaalt zich dan ook direct in geld- en tijdverspilling. Deze kosten gelden uiteraard ook voor reguliere werknemers, maar de gevolgen voor het werken met zzp’ers zijn groter, gelet op de declarabele uren en het feit dat zzp’ers er direct moeten kunnen staan.

Onboarding van zzp’ers

Hoewel de onboadingperiode van zzp’ers over het algemeen korter duurt dan die van (vaste) werknemers, gelet op het kortere tijdsbestek dat de zzp’er over het algemeen werkzaam is in de organisatie, wil dat niet zeggen dat de onboarding minder belangrijk is. Hoe beter de onboarding plaatsvindt, hoe sneller de zzp’er productief is, succesvol samenwerkt met de (vaste) werknemers en de opdracht kan worden afgerond. Ook blijk uit diverse wetenschappelijke onderzoeken dat effectieve onboarding leidt tot een verhoogde prestatie, tevredenheid en loyaliteit aan de organisatie. Wanneer de zzp’er tevreden is over het inhuurproces bij de opdrachtgever, verhoogt dat significant de kans dat de zzp’er met veel plezier opnieuw een opdracht uitvoert voor dezelfde opdrachtgever. Een win-win situatie, aangezien een herhaling in samenwerking met dezelfde zzp’er kosten bespaart voor het opnieuw moeten zoeken en inwerken van andere zzp’ers. Let er wel op dat de zzp’er niet uitsluitend voor jou werkt, maar ook andere opdrachtgevers heeft en tussendoor afwisselt. Anders loop je het risico dat de zzp’er als reguliere werknemer wordt aangemerkt. 

Drie componenten in succesvolle onboarding van zzp’ers

De organisatie & de organisatiecultuur

In de onboardingsfase is het belangrijk dat de zzp’er zich bewust wordt van het grotere plaatje en begrijpt hoe hij of zij daar deel van uitmaakt door het uitvoeren van de opdracht waarvoor hij of zij wordt ingehuurd. Het expliciet communiceren van wat het succesvol uitvoeren van de opdracht voor de opdrachtgever betekent is hierin een essentiële stap. Om een samenwerking optimaal in te richten, is het ook van belang aandacht te schenken aan de behoeften van de zzp’er. Wat betekent het succesvol uitvoeren van de opdracht voor de zzp’er? 

Door stil te staan bij hoe het uitvoeren van de opdracht bijdraagt aan de duurzame inzetbaarheid van de zzp’er, maak je als opdrachtgever een groot verschil voor de zzp’er. Er zijn nog maar weinig opdrachtgevers die zich bekommeren om de duurzame inzetbaarheid van zzp’ers, waardoor de organisatie zich op een positieve manier kan onderscheiden van concurrenten. Naast het bespreken van het gezamenlijke doel van het succesvol volbrengen van de opdracht vanuit het perspectief van de opdrachtgever en zzp’er, speelt de organisatiecultuur een belangrijke rol in de onboardingsfase. Elke organisatie wordt getypeerd door geschreven en ongeschreven regels die samen de organisatiecultuur vormen. De zzp’er informeren over de typische aspecten van de organisatiecultuur zal de samenwerking met de (vaste) werknemers bevorderen. Hierin is het aan te raden om vóór de aanvang van het onboardingsproces al een korte omschrijving van de organisatiecultuur toe te voegen aan de opdrachtomschrijving, zodat de kans op een juiste match van beide kanten wordt vergroot.  

Socialisatie met de medewerkers

Om echt waarde toe te kunnen voegen aan de organisatie is het voor zzp’ers van groot belang om succesvol te kunnen samenwerken met de (vaste) werknemers binnen de organisatie. Het socialiseren met de medewerkers is tweeledig. Enerzijds betekent socialiseren dat de zzp’er moet weten wie de contactpersoon is voor welk issue. Anderzijds betekent socialiseren dat een fatsoenlijke introductie aan de teamgenoten of directe ‘collega’s’ een belangrijk verschil kan maken in de manier waarop de zzp’er wordt geaccepteerd door de (vaste) werknemers. Het gaat om het bouwen van een (tijdelijke) community in de organisatie waar de zzp’er deel van uitmaakt. 

Nu door de coronamaatregelen steeds meer werkenden ervoor kiezen om vanuit huis (te blijven) werken, verandert dit mogelijk ook de socialisatie tussen zzp’ers en (vaste) medewerkers. Enerzijds lijken zzp’ers nu meer op medewerkers, aangezien zij mogelijk in sommige gevallen momenteel beiden niet op kantoor werken. Terwijl het eerst vaak zo was dat de medewerkers op kantoor werkten en de zzp’ers vanuit huis of eigen kantoor. Anderzijds kan het werken op afstand de socialisatie tussen medewerkers en zzp’ers bemoeilijken. Nu organisaties meer ingericht zijn op hybride werken, kan het een uitdaging zijn om elkaar te treffen op kantoor. Kortom, de moeite waard om stil te staan bij de socialisatie tussen medewerker en zzp’ers nu het minder vanzelfsprekend is om elkaar te ontmoeten bij het koffieapparaat.

Hulpbronnen om de klus te klaren

Om de zzp’er te ondersteunen in het succesvol volbrengen van de opdracht is het van groot belang dat hij of zij de juiste hulpbronnen ter beschikking heeft. Zo speelt technologie in steeds meer organisaties een grote rol en is voor de meerderheid van de bedrijfsactiviteiten een niet weg te denken factor geworden. Het wordt daarmee nóg belangrijker dat de zzp’er direct bij de start onder andere de juiste inloggegevens ontvangt om gebruik te kunnen maken van de technologische systemen binnen de organisatie. Naast technologie gaat het aanreiken van hulpbronnen ook om het regelen van een passende werkplek voor de zzp’er, wanneer hij of zij aan het werk is op locatie. Het non-fictieve voorbeeld waarbij een zzp’er een bureau onder de airco werd toegewezen en de papieren vervolgens van het bureau waaiden, is dan ook niet wat we hiermee bedoelen. Een andere hulpbron gaat over het aanreiken van constructieve feedback aan het begin van de opdracht. Net zoals de opdrachtgever heeft de zzp’er als doel de opdracht succesvol af te ronden. Uit onderzoek blijkt dat het voor zzp’ers belangrijk is om tijdig bijgestuurd te worden wanneer ze de mist in dreigen te gaan. Het geven van feedback (positief en opbouwende kritiek) is dan ook een belangrijk aspect van de onboarding en biedt een goede basis voor het succesvol afronden van de opdracht door de zzp’er. Let op dat je geen aanwijzingen geeft die de zzp’er moet opvolgen en die verder gaan dan het bepalen van het doel of resultaat van de opdracht. In dat geval kan er sprake zijn van een gezagsverhouding met als gevolg dat er sprake is van schijnzelfstandigheid. 

Conclusie

Om ervoor te zorgen dat de zzp’er goed integreert in de organisatie aan de start van een opdracht is het van groot belang om voldoende aandacht te besteden aan de onboarding. Hoewel voor vaste medewerkers vaak een onboardingsprocedure is uitgerold, is de onboarding van zzp’ers in veel organisaties nog onder de maat. Zonde, want de juiste onboarding zorgt ervoor dat de zzp’er sneller productief is, succesvoller samenwerkt met de (vaste) medewerkers en de opdracht efficiënter kan afronden. Daarnaast vergroot een goede onboarding de kans dat de zzp’er opnieuw een opdracht wil uitvoeren voor dezelfde opdrachtgever. Hierdoor wordt tijd en geld bespaard, omdat de organisatie niet steeds opnieuw hoeft te zoeken naar zzp’ers en deze telkens moet inwerken. Een goede onboarding bevat drie belangrijke componenten die een verschil kunnen maken in de succesvolle samenwerking tussen opdrachtgever en zzp’er. 

Lees hier alle andere publicaties

Artikel 1: Wie bepaalt waar en hoe je je werkzaamheden uitoefent als zzp’er
Artikel 2: Het eeuwige zzp dilemma van (schijn)zelfstandigheid onder de loep

Artikel 3: Wet- en regelgeving als kompas voor goed opdrachtgeverschap
Artikel 4: Goed opdrachtgeverschap: nog een wereld te winnen
Artikel 5: Goed opdrachtgeverschap: wie is verantwoordelijk?
Artikel 6: Goed opdrachtgeverschap: branding
Artikel 7: Intermediairs & zzp’ers
Artikel 8: Modern-werkgeversgezag: platformedewerkers
Artikel 9: Goed opdrachtgeverschap: onboarding
Artikel 10: Goed opdrachtgeverschap: mag je nu wel of niet zzp’ers opleiden?
Artikel 11: Goed opdrachtgeverschap: zzp’ers feedback geven

 

Dit artikel is geschreven door Sjanne Marie van den Groenendaal en Bastiaan van Rossum

Tags: , , , , ,
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.

Ook Interessante Artikelen

Community Leden

Alle Leden >>>

Whitepaper De waardevolle organsiatie

whitepaper arbeidsmarkt
In dit whitepaper staan HR en HRM gerelateerde onderwerpen omtrent de Arbeidsmarkt

Registreer je als lid

Word gratis lid

Meld je nu aan!

Webinar Tsuru - Gelukkige, gezonde en gemotiveerde werknemers (de 3 Gs)
Tuesday Talk Kees de Rijke Koninklijke Landmacht 1

Artikelen & Blogs

Apps & Tools

Deel je blog!

Word lid

Met HRcommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.

Registreer je hier

Publiceer

Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van HRcommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.

Artikel indienen

Advertentie

In de spotlight

Vacature

Boek

Kalender

Whitepaper

Menu