Steeds meer organisaties voeren zelfsturing in. In dergelijke organisaties spreken medewerkers elkaar aan op gedrag en resultaat. Feedback vindt op regelmatige basis plaats en wordt gezien als hét instrument om de samenwerking binnen teams te verbeteren en de betrokkenheid en motivatie van medewerkers te vergroten.
Een mooi ideaal, ook voor veel HR-professionals die nu nog leunen op een meer traditionele beoordelingssystematiek. De praktijk blijkt echter weerbarstiger. Hoe regel je zaken als promoties en belonen als je feedback los ziet van de beoordelingssystematiek? Is het wel zo eenvoudig om het los van elkaar te zien?
Feedback los van beoordeling
In de ideale wereld zien HR-professionals feedback als instrument voor de medewerker en losgekoppeld van de performance. Van alle HR-professionals die op dit moment online feedbacktooling inzet, geeft 83% aan feedback grotendeels los te zien van de beoordeling (Bron: Feedbackcultuur in Nederlandse organisaties, 2019).
In de praktijk blijkt echter dat 50% van de organisaties de tool geïntegreerd heeft in de beoordelingscyclus. 20% van de toolgebruikers geeft aan de tool in te zetten voor het meten van de performance.
Hier wordt een spanningsveld duidelijk. Hoewel het overgrote deel van de HR-professionals feedback los ziet van de beoordeling, is de online feedbacktooling in de helft van de gevallen hier niet van losgekoppeld. Dit noemen we de feedbackparadox.
Feedback en veiligheid
Bijna de helft van de HR-professionals die op dit moment geen online feedbacktool inzet, geeft aan dat ze bang is dat een online feedbacktool wordt gezien als het volgende HR-instrument om medewerkers te monitoren. Uit ons onderzoek naar feedbackcultuur is gebleken dat 36% van de HR-professionals het eens is met bovenstaande stelling en 10% is het er zelfs zeer mee eens.
De HR-professionals die geen online tool inzetten, zijn vaker (zeer) ontevreden over de veiligheid in de organisatie om feedback te vragen, namelijk 21%. Tegenover 8% van de toolgebruikers die ontevreden is over de veiligheid om feedback te vragen.
Veiligheid speelt dus een belangrijke rol bij het geven en vragen van feedback. Enerzijds is het voor organisaties een reden om nog niet te investeren in online feedbacktooling. Zij willen eerst een veilige omgeving creëren. Anderzijds zijn er organisaties die bang zijn dat een tool een negatief effect heeft op de veilige omgeving om feedback te geven en vragen. Zij vertrouwen liever op gesprekken zonder formele verslaglegging.
De zoektocht naar een alternatief
Dat er een verschil is tussen de visie van HR-professionals en de praktijk is misschien nog niet zo opmerkelijk. De meeste organisaties zoeken nog naar een goed alternatief voor de traditionele cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het integreren van feedbacktooling in de beoordelingscyclus wijst erop dat organisaties dit stramien nog niet volledig los durven te laten. Er zitten ook best wel wat haken en ogen aan. Want als je afziet van je eindejaarsgesprek, hoe ga je dan om met belonen? Ook salarisbesprekingen zijn onlosmakelijk verbonden aan de traditionele beoordelingscyclus.
Aan de andere kant zien we ook dat er organisaties zijn die de feedbacktooling wel los zien van de beoordelingscyclus. Zij zien het instrument meer als een instrument voor de medewerker. Zodat deze inzicht kan krijgen in zijn of haar eigen ontwikkelbehoefte. Deze organisaties leggen het initiatief voor feedback geven en vragen ook volledig bij de medewerker.
Twee wegen naar succes
Veel HR-professionals voelen dus wel wat voor het loslaten van de twee jaarlijkse gesprekken. Maar ze hebben onvoldoende vertrouwen dat een continue feedbackcyclus, zoals bij zelfsturende organisaties, stand gaat houden. Het is nog onduidelijk wie binnen de organisatie hier de drijvende kracht achter kan en moet zijn. Is dat de medewerker, de manager, of toch HR?
Het inzetten van feedbacktooling als onderdeel van de beoordelingscyclus kan dan een win-winsituatie opleveren. Het heeft een positief effect op de motivatie en het eigen initiatief van medewerkers. Maar ook de inzet van online feedbacktooling, los van de beoordelingscyclus, heeft een positief effect op de motivatie en betrokkenheid van medewerkers.
Waar je als HR-professional voor kiest, hangt nauw samen met de organisatiecultuur. Bij een zelfsturende organisatie zal de laatste opzet beter passen. Bij organisaties die nu nog een traditionele beoordelingscyclus hebben, ligt het meer voor de hand om feedback en beoordelen eerst te integreren.
Recent deden GITP en PiCompany onderzoek naar de rol en toepassing van feedback binnen Nederlandse organisaties. Ook werd gekeken naar het gebruik van online feedbacktooling binnen deze organisaties. Het complete onderzoeksrapport is hier te downloaden.
