Tags: , , ,

Hoe je internationale HR-processen slim inricht

Hoe meer de globalisering van je onderneming doorzet hoe meer je er als HR-manager tegenaan loopt: parallelle werkelijkheden. De internationale HR-omgeving is een tijdrovende wirwar, hoe richt je die processen slim in?

» Blogs
» Organiseren

»

Hoe je internationale HR-processen slim inricht

Salure heeft al bijna 12,5 jaar ervaring in het samenbrengen van deze twee werkelijkheden, met AFAS Software. Op basis van deze ervaring heeft het bedrijf SalureConnect ontwikkeld: een aanvulling op de bedrijfssoftware van AFAS. Door dit platform aan AFAS te koppelen kunnen buitenlandse medewerkers net zo makkelijk declaraties indienen, uren schrijven en verlof aanvragen als werknemers in Nederland. Je HR-processen voldoen hierbij aan de actuele lokale regelgeving, je data blijven gesynchroniseerd tussen AFAS en lokale loonverwerkers en je ziet in één oogopslag je internationale loonkosten. 

Digitalisering van HR-processen

Dit resultaat helpt Salure je met drie speerpunten realiseren, legt Jaco van Hengel (34) uit. „Zowel wat betreft je administratie van Nederlandse als dat van buitenlandse werknemers. Het begint met het digitaliseren van processen. In Nederland lopen we in dat opzicht voor op veel andere landen. Denk wat de loonlijst betreft bijvoorbeeld aan centraal beschikbare adressen van medewerkers, hun geslacht, hun identiteitsdocumenten en de salarisschaal waarin ze staan ingedeeld.”

Bedrijven met een hoofdkantoor in Nederland nemen die situatie als uitgangspunt. Jaco: „Vervolgens lopen ze ertegenaan dat vestigingen in het buitenland hier veel minder ver in zijn. Wij helpen onze klanten om dit ook zo vorm te geven in het buitenland.”

Automatisering

Als tweede speerpunt noemt Jaco het automatiseren van processen, wereldwijd. „Het mooist is als je bepaalde gegevens maar één keer hoeft vast te leggen. Dat begint bijvoorbeeld al bij elke sollicitant die op gesprek mag komen. Of eigenlijk eerder: de manager wiens afdeling een vacature heeft, start de sollicitatieronde via het centrale HR-systeem. Hij voert hierbij in om welke functie het gaat, op welke afdeling, in welke salarisschaal enzovoort.”

Als na de eerste selectie de gespreksrondes starten, krijgen de aspirant-medewerkers voorafgaand aan het gesprek een e-mail met een verwijzing toegestuurd. Ze leveren hierop alle benodigde gegevens in het webportaal aan. 

Als de sollicitatieronde resulteert in de benoeming van een of meer sollicitanten, krijgt elke aankomend werknemer per e-mail de vraag om alle benodigde aanvullende informatie te uploaden. „Het systeem genereert vervolgens een contract op basis van die gegevens, en beide partijen krijgen een verzoek dit digitaal te ondertekenen.” Alle administratieve handelingen worden gesynchroniseerd met de lokale payrollverwerker, via hetzelfde platform.

Standaardisering

Het verwerken van afwijkende bepalingen voor individuele werknemers kost administratief medewerkers veel tijd. Jaco: „Denk aan secundaire arbeidsvoorwaarden, een aangepast takenpakket of eigen manieren om onkosten te declareren, bijvoorbeeld op papier of per e-mail. Met de internationale HR-software van AFAS en Salure heeft een manager die bijvoorbeeld een nieuwe medewerker in dienst neemt, de beschikking over meerdere standaardprofielen per functie. Hierdoor heeft hij of zij al een voorselectie van onderling deels verschillende profielen waarin al veel staat ingevuld. Vervolgens kan hij eventuele concrete aanpassingen doorvoeren, maar de rest staat er al in. Verder blijft elke manager bijvoorbeeld qua salariëring gebonden aan vooraf bepaalde marges.” De procedure is voor elke vestiging hetzelfde. Al die bepalingen liggen dan duidelijk en inzichtelijk vast, ook voor het hoofdkantoor.

Lees ook: Landal Greenparks in Nederland over SalureConnect.

Combinatie HR en payroll

In eigen land kan elk bedrijf zijn personeels- en salarisadministratie gewoon combineren. Wel zo praktisch. Internationaal wordt het een ander verhaal. Jaco: „Je hebt per land met eigen wet- en regelgeving te maken.” De verschillen wat betreft HR- en salarisadministratie ondervangt Salure door SalureConnect per land aan de lokale personeelsadministratiesystemen van elke vestiging te koppelen. „Die zijn tenslotte al helemaal op de lokale wetgeving ingericht.”  In Duitsland bepaalt bijvoorbeeld het aantal kinderen het bedrag aan loonheffing, nieuwe Franse werknemers moeten bij indiensttreding een soort medisch examen afleggen en Spanjaarden werken vaak met projectcontracten. 

Jaco: „Voor elk land waar een klant een vestiging heeft maken onze specialisten aparte invulvelden, aangepast aan de lokale wetgeving. We hebben nu voor vrijwel alle Europese landen aangepaste sjablonen, evenals voor het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Canada, Dubai en de VAE.

Lees ook: Swapfiets over internationale HRM en payroll met Salure

Verschillen per land

Taal- en cultuurverschillen per land maken internationale HR-processen nog lastiger dan de verschillen in wetgeving. Jaco: „Als je als hoofdkantoor vanuit Nederland opeens iets van bovenaf aan buitenlandse vestigingen oplegt, krijgt je altijd met wrijving te maken.” Dat geldt net zo goed voor het bedrijfsbreed doorvoeren van de bovengenoemde speerpunten digitaliseren, automatiseren en standaardiseren. „Denk aan het zetten van digitale handtekeningen op de automatisch gegenereerde contracten. Op Europees niveau staan die allang gelijk aan handmatige signering. Gevoelsmatig ligt dat in bijvoorbeeld Duitsland nog steeds heel anders. Terwijl het meerdere handelingen scheelt: printen, tekenen, inscannen en uploaden. Maar als een Nederlands hoofdkantoor ineens wil gaan werken met digitale handtekeningen, kan dit zomaar tot botsingen leiden met managers van een Duitse vestiging.”

Om buitenlandse medewerkers op een prettige manier mee te krijgen in de efficiëntieslag, begeleiden de projectmanagers van Salure de klanten daarom altijd bij het in gebruik nemen van SalureConnect. Jaco: „Zij hebben veel ervaring met verandermanagement. Het helpt bijvoorbeeld om veranderingen niet in één keer, maar gefaseerd door te voeren.” Bestaande culturen kunnen we trouwens wel alleen veranderen met de actieve steun van de klant, benadrukt hij. „Alleen dan blijven veranderingen ook na ons vertrek in stand.”

Waarom SalureConnect

Het flexibele ontwerp van SalureConnect biedt wat Jaco betreft enkele duidelijke voordelen boven de grote internationale systemen. „In die systemen kun je net zo goed alles naar wens aanpassen, maar dat kost je veel meer tijd en energie.”

Ook wat betreft de al genoemde automatisering, betrouwbaarheid en flexibiliteit scoort SalureConnect hoger. „Vanwege de op maat gemaakte invulvelden per land, bijvoorbeeld. Verder houd je het beheer decentraal – en daardoor accuraat – en tegelijk overzichtelijk: elke vestiging voert tenslotte zelf alle administratieve handelingen. Qua licentiekosten ben je intussen stukken minder duur uit met de oplossing van Salure en AFAS, mede door die flexibele opzet. Intussen groeit SalureConnect onbegrensd met je mee.”

Ontdek meer over dit onderwerp en kijk het webinar “Met AFAS en Salure de grens over” gratis terug.

 

Tags: , , ,
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.

Ook interessant

Community Leden

Alle Leden >>>

Registreer je als lid

Word gratis lid

start-up våcan de week 4 - InnerVoice

Meld je nu aan!

Banner Personio webinar 2

Tuesday Talk #4, meld je nu aan!

Tuesday Talk #4 | Marlise Mahieu | 4

Word lid

Met HRcommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.

Registreer je hier

Publiceer

Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van HRcommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.

Artikel indienen

Advertentie

AD7 - hoe top werk jij - blauw - grote banner

In de spotlight

Vacature

Boek

Opleiding

Whitepaper

Menu