HR analytics: Grip op internationale HRM-processen

Onjuiste, onvolledige of gedateerde proces- en stuurinformatie uit buitenlandse vestigingen: veel HR-managers worstelen hiermee. Ook qua personeelsbeleid. Paul: „Elk land heeft verschillende personeelsadministratiesystemen. Hierbij handelt dan ook nog vaak een externe lokale partij de loonadministratie af met weer een ander softwarepakket. Dat maakt het moeilijk om op internationaal niveau zicht te krijgen op bijvoorbeeld het aantal mensen dat bij je onderneming werkt, en het personeelsverloop per vestiging, of de loonkostenopbouw in de verschillende landen.

Worsteling

Elk land heeft verder zijn eigen functie-indelingen en beloningsstructuren, vult Erwin aan. „Maar om het beleid van de onderneming integraal goed vorm te geven heeft je hoofdkantoor wel één totaaloverzicht van dit soort zaken nodig. Dit helpt om onder meer de kennis die je werknemers bezitten goed in te kunnen zetten, stelt Paul. „Je moet weten waar je staat. Niet alleen in Nederland, maar ook in het buitenland. Je ziet veel HR-managers hier enorm mee worstelen. Ze hebben hun strategische HR-agenda goed uitgedacht, maar komen er bij de tactische en operationele realisatie achter dat ze worden geblokkeerd door onvoldoende HR-systeemintegratie en dus gebrek aan inzicht. Er is behoefte aan een partij die systeemintegratie biedt en actueel inzicht in de HR- en Payrollprocessen.

Om strategische HR-beslissingen te maken, is het essentieel om landen snel te kunnen vergelijken met HR analytics.

Die behoefte kan Paul goed plaatsen: „Om alle gewenste data uit tientallen systemen te halen, ben je veel tijd kwijt en de informatie is al snel achterhaald. Vervolgens moet je alle gegevens uit verschillende landen op de juiste manier met elkaar combineren en vergelijken voor een correct overzicht. Anders vergelijk je appels met peren. Als hierbij iets verkeerd gaat, kan dit wrijving geven met managers uit buitenlandse vestigingen. „Bijvoorbeeld omdat bepaalde rapportages niet kloppen of achterhaalde cijfers bevatten. Dat zijn lastige dingen.

Inzicht en overzicht door HR analytics

Soms heb je als hoofdkantoor interesse in details die voor een afzonderlijke vestiging niet relevant zijn, weet Erwin. „Denk aan de manier waarop de salariëring per land plaatsvindt, of hoe de functie-opbouw in zo’n land eruitziet. Als je deze zaken voor heel de onderneming wilt gelijktrekken, kan dat weerstand oproepen in de afzonderlijke vestigingen. Je moet dan de mensen meekrijgen. Intussen heb je te maken met heel veel verschillende systemen en arbeidsculturen. Dan heb je een goed zicht op de situatie per vestiging én op het totaalplaatje van heel het bedrijf hard nodig. Je wilt tenslotte de regie houden. Tegelijkertijd wil je ruimte kunnen bieden voor lokale bijzonderheden, wensen en gevoeligheden.

Niet compliant

Wereldwijd één systeem is een deel van de oplossing. Hiermee kan het HR-beleid worden gerealiseerd en de HR-processen geharmoniseerd. Voor het andere deel van de oplossing is één payrollsysteem nodig dat gekoppeld is met het HR-systeem. En zo’n systeem is er niet. Dus wordt er in de praktijk veel gewerkt met handmatige lijstjes die in het payrollsysteem worden ingevoerd. Dat betreft (zeer) gevoelige persoonsgegevens waarvan je niet wilt dat die op straat komen. Daarnaast is er nooit de garantie dat salariscomponenten in het payrollsysteem overeenkomen met de afspraken die in het HR-systeem zijn vastgelegd.

Nieuw platform voor HR analytics

Salure heeft jaren geleden de strategische keuze gemaakt om hiervoor een schaalbare, beveiligde oplossing te ontwikkelen die het HR- en Payroll integratievraagstuk in ieder land moet kunnen oplossen: SalureConnect. Naast de integratiemogelijkheden biedt dit platform ook Payroll en HR analytics met realtime dashboards.

Erwin: „We maakten al enkele jaren overzichten voor onze gebruikers. Bijvoorbeeld van functieniveaus, salarisschalen, soorten medewerkers, verzuim en verlof. Maar die maakten we dan op basis van data uit één HRM-systeem waarmee een onderneming werkte. Bij de ontwikkeling van SalureConnect ging het om in een volledig beveiligde en gecertificeerde omgeving datastromen te integreren en visualiseren.

Het platform SalureConnect koppelt niet alleen het centrale HRM-systeem aan de HR- en payrollsystemen van buitenlandse vestigingen, maar biedt ook direct inzicht en controles voor deze data.

Het platform SalureConnect staat in verbinding met de gekozen HR- en payrollpakketten en kan hierdoor continu actuele data importeren. Erwin: „Het dashboard van dat platform maakt op basis van al de die grote hoeveelheden data die op het platform binnenkomen de stand van zaken op allerlei gebieden inzichtelijk. Neem het al genoemde verzuimpercentage: in plaats van enkel een overzicht van het de maandelijkse verzuimpercentages van één systeem, zie je op het dashboard zo nodig een lijngrafiek met de gegevens van bijvoorbeeld wel zeven systemen. Zo’n eenvoudige grafiek is het resultaat van een complex proces, maar dat zie je er niet aan af. Daar word ik blij van.

Uniform én flexibel

Enerzijds biedt het HR-platform het hoofdkantoor de mogelijkheid van een uniform personeelsbeleid voor heel de onderneming. Anderzijds geeft het de afzonderlijke vestigingen de ruimte om met het eigen, vertrouwde payrollsysteem te blijven werken. Dit ziet Paul als de kracht van het concept. „Het platform kan desnoods met tientallen systemen overweg. Per land kun je zelfs het proces aanpassen, bijvoorbeeld vanwege specifieke autorisatiestructuren.

Het koppelen van de verschillende systemen aan SalureConnect brengt bij elke onderneming weer andere uitdagingen met zich mee. Erwin: „Soms hebben systemen geen exporteerfunctie. Andere systemen zijn zeer streng beveiligd, waardoor je de gegevens erg lastig loskrijgt. Toch lukte het ons tot nu toe altijd om zo’n systeem succesvol te koppelen. Elk systeem werkt weer anders. Het HR-platform krijgt hierdoor per systeem heel verschillende gegevens op het platform binnen. „Maar wij zorgen ervoor dat ze allemaal met elkaar op hetzelfde niveau komen, om ze in een grafiek inzichtelijk te maken.

Cultuurverschillen

Een bijkomende uitdaging zijn de al genoemde verschillen in het arbeidsethos per vestiging. Erwin: „Personeel op de ene locatie hecht soms veel meer waarde aan een nauwkeurige administratie dan personeel op een andere locatie. Ook wat men belangrijk vindt om vast te leggen kan afwijken. Dit kun je opvangen door een minimale hoeveelheid aan data te verwachten, en op basis daarvan te volgen en te sturen.

Grip

De grootste winst ziet Paul in de mogelijkheid om gegevens van alle lokale payrollsystemen bij elkaar in één overzicht te krijgen. „Dat was juist de kern van het probleem. Erwin knikt: „De salarissen vormen grofweg 70 procent van de kosten van een onderneming. Die post brengt ons platform gedetailleerd voor onze klanten in kaart.

Via SalureConnect wordt data centraal in het HRM-systeem ingevoerd en geëxporteerd naar het buitenlandse payroll systeem. Via deze koppeling wordt de internationale verloningsdata teruggekoppeld en vervolgens automatisch gecontroleerd.

Hierdoor houd je als management grip op je onderneming, vervolgt Paul. „Zonder dat iedereen overal heeft moeten overschakelen naar één log uniform personeelsadministratiesysteem. Trouwens, dat laatste zou in de praktijk zelfs onmogelijk zijn, vanwege de enorme verschillen in wet- en regelgeving per land. Ons HR-platform houdt juist rekening met al die verschillen.

SalureConnect voldoet aan zowel de Europese AVG als de ISO 27001-norm. Genoemde ISO-norm is een internationale standaard voor informatiebeveiliging.

Bovenstaand artikel is een verslag van de webinar Internationale HR Analytics van 13 april 2021. Bekijk hem hier.