Tags: , , ,

Zo optimaliseerde zorginstelling Laurens haar onboardingsproces

» Blogs
» Werving & selectie

»

Zo optimaliseerde zorginstelling Laurens haar onboardingsproces

Ben je HR-manager en benieuwd hoe je softwareprocessen slimmer kunt inrichten? Lees de ervaring van projectmanager Angela Oedairam van zorginstelling Laurens, die het onboardingsproces van 18 tot 6 stappen terugbracht. „Heel veel administratie gebeurde handmatig.”

 

Het personeelsbestand van zorginstelling Laurens muteert jaarlijks flink, vertelt Angela. Niet zo vreemd: Laurens is Rotterdams grootste zorginstelling, met 31 zorglocaties en 6000 medewerkers. „Per jaar stromen er ongeveer duizend mensen binnen.”

In 2019 besloot de zorginstelling onder meer dit instroomproces te verbeteren. Voor nieuwe werknemers verliep bijvoorbeeld het tijdig verkrijgen van inloggegevens en het aanvragen van de benodigde telefoons en laptops niet altijd even soepel. Angela: „Een ICT-contactpersoon van de afdeling, zoals een managementassistent deed de ICT-taken erbij. Diegene moest zulke dingen handmatig in een serviceportaal regelen. Dat lukte niet altijd op tijd doordat het proces niet goed doorstroomde van aanneming tot aanvragen, waardoor nieuwe medewerkers niet startklaar waren op hun eerste werkdag.”

Ook allerlei administratieve handelingen rondom het in dienst nemen van een werknemer kostten relatief veel tijd. „Veel moest handmatig gebeuren. Hierdoor de focus voor de HR- en recruitmentafdeling veel meer op de administratie, in plaats van op het werven of het inwerken van nieuwe medewerkers.”

Omslag in het onboardingsproces

Voor een aanpak van deze en andere knelpunten schakelde Laurens business consultant Sylvia Bogerd van Salure in. Met behulp van de Lean Six Sigma-methode bracht Sylvia vervolgens gestructureerd de processen en verbeterpunten in kaart.

Dit resulteerde in het digitaliseren van de arbeidsovereenkomst van Laurens. Een behoorlijke omslag, vindt Angela. Sylvia is het daarmee eens. Het proces van accordering kostte achttien handelingen. Nu zes. Sylvia: „Exact hetzelfde proces, maar dan met een heleboel stappen minder.”

Het stappenplan waarmee het onboardingsproces van Laurens werd geoptimaliseerd

Druk

Laurens maakt nu beter gebruik van het sollicitanten portaal (AFAS Outsite, red.) waarin een sollicitant zelf alle benodigde stukken vanuit huis kan uploaden. Angela: „Dat scheelt ons veel tijd. Hiervóór scande een recruiter de aangeleverde documenten in, en stuurde ze per e-mail naar de zichzelf om het te kunnen uploaden voor de indiensttreding.  De arbeidsovereenkomst werd geprint door de personeelsadministratie en die vroeg de directie om een handtekening, deed ze op de post richting de sollicitant voor diens handtekening enzovoort. Best arbeidsintensief.”

Sylvia: „De afdeling personeelsadministratie deed haar werk goed, maar had het ook echt heel druk. Dat ook gold voor werving & selectie: de recruiters moesten zorgen dat alle documenten aanwezig en ingescand waren. Dan kon de personeelsadministratie het proces correct doorlopen.”

Automatisch

In de nieuwe situatie regelt de sollicitant alles al vooraf. In Outsite staat de nieuwe arbeidsovereenkomst hierdoor dan al klaar. Zodra beide handtekeningen binnen zijn – nu digitaal in plaats van handmatig op geprint papier – verhuist het geaccordeerde contract automatisch naar AFAS Insite. Sylvia: „De afdeling personeelsadministratie heeft sinds een efficiëntieslag zelfs alleen nog een controlerende functie op het proces.”

Perfectionering

Na driekwart van het totale optimalisatieproces kijkt Angela positief aan tegen de resultaten. „We werken nu vierenhalve maand met een groot deel van de optimalisatie, dus nog niet zo heel lang. Wat het ons uiteindelijk gaat opleveren aan bijvoorbeeld klantwaarde, merken we pas na het voltooien van heel deze optimalisatieslag. De eerste evaluaties zijn wel al veelbelovend. We komen steeds dichter bij het voor ons perfecte proces. Daar steken we heel veel tijd en energie in.” Sylvia: „Het is ook een continu proces. Elke keer zal er weer iets zijn wat je kunt aanpakken.”

Verandermanagement

Aan HR-managers die ook een transitie overwegen, raadt Angela aan een iets ruimer tijdpad te bewandelen dan zij heeft gedaan. „Het onze was iets te ambitieus. Er zijn zoveel afdelingen en belanghebbenden bij betrokken, met allemaal een eigen manier van werken, resources en planning.” In lijn hiervan benadrukt ze het belang van verander- en verwachtingsmanagement. „Interne communicatie is hierbij erg belangrijk. Mensen die niet direct bij het automatiseringsproces betrokken zijn, zeker leidinggevenden, hebben behoefte aan voorlichting. Zo kun je ze meenemen in het project, en de beperkingen en voordelen van de nieuwe werkwijze uitleggen.”

Uitdijen

Ook het kaderen van het project noemt Angela als een forse uitdaging. „Tijdens het proces krijgen mensen vaak de neiging om meteen ook zaken zijdelings of in het verlengde van het project erbij te betrekken. Maar als je de scope niet houdt, wordt je project heel erg groot. Je kunt wel vooruitdenken en zulke dingen noteren voor een volgend project.”

Bovenstaand artikel is een verslag van het interview met projectmanager Angela Oedairam van zorginstelling Laurens van 21 mei 2021. Bekijk het hier.

 

Tags: , , ,
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.

Ook Interessante Blogs

Community Leden

Alle Leden >>>

Whitepaper De waardevolle organsiatie

whitepaper arbeidsmarkt
In dit whitepaper staan HR en HRM gerelateerde onderwerpen omtrent de Arbeidsmarkt

Registreer je als lid

Word gratis lid

Meld je nu aan!

Tuesday Talk Kees de Rijke Koninklijke Landmacht 1

Artikelen & Blogs

Apps & Tools

Deel je blog!

Word lid

Met HRcommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.

Registreer je hier

Publiceer

Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van HRcommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.

Artikel indienen

Advertentie

In de spotlight

Vacature

Boek

Kalender

Whitepaper

Menu