Management Assistent Directie en HRM
Zet jij je administratieve talenten aan het werk op een plek waar we het verschil maken? Wij zijn op zoek naar een management assistent directie en HRM voor 32-36 uur op onze locatie in Leiden.
Je wilt werken in een omgeving waar jouw vakkennis en ervaring echt gewaardeerd worden. Je wilt iets kunnen betekenen voor de samenleving. Een illusie? Helemaal niet. Wij zijn een non-profit organisatie die vecht voor het leven van ernstig zieke mensen. Dankzij profs zoals jij kunnen wij ons werk doen en mensen helpen.
Benieuwd?
Stichting Matchis zorgt ervoor dat ernstig zieke mensen die een stamceltransplantatie moeten ondergaan, zo snel mogelijk de best passende donor krijgen. Door de sterke groei van Matchis is er behoefte aan een administratieve topper. Iemand die de directie en HRM-afdeling ondersteunt, maar wanneer de nood aan de man is ook de andere afdelingen bijstaat. Wij zijn een kleine organisatie en jij bent als management assistent een onmisbare schakel in het geheel!
Jouw uitdaging
In deze rol werk je naadloos samen met de directie en HRM. Gemaakte afspraken worden aan jouw zorg en toewijding overgelaten en tot een goed einde gebracht binnen de afgesproken deadlines. Je ziet erop toe dat taken zorgvuldig worden uitgevoerd en afgerond en maakt daarbij gebruik van Office 365® tools, waaronder Sharepoint®. Processen binnen Matchis zijn grotendeels geautomatiseerd en we werken met de nieuwste technieken. Waar kan het nog efficiënter? Je vindt het leuk om nieuwe Office-ontwikkelingen bij te houden en actief toe te passen binnen je werkzaamheden.
Wat zijn praktisch gezien enkele van je belangrijkste taken?
- Vergaderingen: Voor het management team, Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht bereid je vergaderingen voor en zorg je voor de verslaglegging.
- Agenda en mailbox: Je beheert de agenda en de mailbox van de directeur-bestuurder, en MT leden en de HRM functionaris en plant afspraken voor hen in.
- Administratiebeheer: Daarbij horen taken als het beheer van groepen in Sharepoint®, het archiveren van documenten en het ondernemen/monitoren van actie op binnenkomende correspondentie.
- Ondersteuning HRM-afdeling: Jouw focus ligt op operatie en uitvoering. Je beheert de mailbox, ondersteunt bij de aanname van nieuwe medewerkers en organiseert trainingen. Je neemt de administratieve rol in het personeelsinformatiesysteem Daywize® op je.
Dit zijn jouw kwaliteiten
- Een hbo werk- en denkniveau is zeker vereist voor deze functie. Je werkt veel met academici en je moet op dit niveau communicatief aansluiting kunnen vinden.
- Het is een functie waarbij je echt de spil in de organisatie bent. Daarom moet je gepokt en gemazeld zijn als management assistent. Je bent door ervaring wijs geworden en laat je niet snel uit het veld slaan. Organiseren en plannen, dat kunnen we gerust aan jou overlaten.
- Je hebt affiniteit met automatisering en vindt het leuk om nieuwe applicaties en technologieën optimaal te gebruiken. Office 365® en Word® kennen voor jou geen geheimen.
- Je bent absoluut flexibel. Je schakelt tussen verschillende werkzaamheden, processen, collega’s en afdelingen en dat vind je heerlijk! Anderen ervaren jou als een doorpakker, een kordaat persoon en iemand die het werk met zichtbaar plezier en passie doet.
- Wij werken in een bijzondere branche waarin het om mensenlevens gaat. Jij deelt de urgentie die we hierin voelen en vindt het fijn om jouw talent hiervoor aan het werk te zetten. Maatschappelijk bijdragen is waar jij zingeving in vindt.
Wat kun je van ons verwachten?
Deze functie is er een met heel veel uitdaging en afwisseling. Dat zit hem in de werkzaamheden die je gaat uitvoeren, maar beslist ook in het feit dat je voor een inspirerende non-profitmaatschappelijke organisatie werkt die echt om mensen geeft.
- De aanstelling is voor 32 tot 36 uur per week, voor de periode van 1 jaar met de intentie om de samenwerking voort te zetten en eventueel op basis van behoefte uren uit te breiden.
- Het salaris is aantrekkelijk en varieert, afhankelijk van je kennis en vaardigheden van € 2.844 – € 3.787 (schaal 8 CAO UMC).
- Er is alle ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Wat wil jij? Dat is de vraag die centraal staat en we helpen je om je doelen te verwezenlijken met coaching, opleiding & training.
- We hebben een prachtig kantoor, vlakbij CS in Leiden. Je zult het geen straf vinden om hier te werken. Ook voor thuiswerken hebben we beleid ontwikkeld.
Tijd voor jouw verhaal
We zijn heel benieuwd naar wie jij bent en wat jou motiveert. Ben je enthousiast om onze nieuwe collega te worden? Laten we dan kennismaken! Laat je CV en motivatie achter op onze sollicitatiepagina. www.matchis.nl/over-ons/vacatures.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
