Wet verbetering poortwachter: zo toetst het UWV de re-integratie van een zieke werknemer

Een werknemer is langdurig ziek. Wat moet je als werkgever dan doen, en wanneer heb je genoeg gedaan? Na twee jaar ziekte beantwoordt UWV die vraag met de poortwachterstoets. Is het antwoord nee, dan volgt een loonsanctie: tot 52 weken extra loon doorbetalen. In de Werkwijzer Poortwachter legt UWV uit hoe zijn arbeidsdeskundigen en verzekeringsartsen het re-integratieverslag beoordelen. Het document is geschreven voor UWV-professionals, maar UWV deelt het bewust openbaar. Zo weten werkgevers, werknemers en hun adviseurs vooraf wat in redelijkheid van hen wordt verwacht in de eerste twee ziektejaren. Voor HR is het daarmee het naslagwerk bij verzuimbegeleiding en re-integratie.

De drie belangrijkste vragen

1. Welke stappen moet een werkgever zetten in de eerste twee ziektejaren?
De bedrijfsarts of arbodienst maakt uiterlijk in week 6 de Probleemanalyse. Werkgever en werknemer stellen uiterlijk in week 8 samen een Plan van aanpak op en evalueren dat regelmatig. Na 52 weken volgt de verplichte Eerstejaarsevaluatie: zit de re-integratie nog op koers, in het eigen bedrijf of daarbuiten? Aan het eind van het tweede jaar volgen het Actueel oordeel van de bedrijfsarts en de Eindevaluatie. Samen met de medische informatie vormen deze stukken het re-integratieverslag, dat uiterlijk in de 93e verzuimweek met de WIA-aanvraag naar UWV gaat.

2. Wanneer moet het tweede spoor worden ingezet?
Zodra er geen zicht meer is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie, en uiterlijk binnen 6 weken na de Eerstejaarsevaluatie. Alleen als er binnen 3 maanden een concreet perspectief is op structureel passend werk in het eigen bedrijf, mag het tweede spoor wachten. Het eerste spoor loopt intussen gewoon door. Het traject in het tweede spoor moet bovendien ‘adequaat’ zijn: een samenhangende reeks activiteiten, gebaseerd op een persoonsprofiel en een beredeneerd zoekprofiel, met vaste rapportagemomenten.

3. Hoe beslist UWV of er een loonsanctie komt?
De arbeidsdeskundige werkt een vaste volgorde van vier vragen af. Is het re-integratieresultaat bevredigend? Zo nee, waren de inspanningen voldoende? Zo nee, had de werkgever daar een deugdelijke grond voor? En zo nee, kan de tekortkoming nog worden hersteld? Pas als alle antwoorden negatief uitvallen en herstel mogelijk is, wordt de loondoorbetalingsverplichting met maximaal 52 weken verlengd. Een inhoudelijke loonsanctie wordt eerst voorgelegd aan de Landelijke Loonsanctiecommissie (LLC), die een bindend advies geeft.

Werkgever en werknemer samen verantwoordelijk

Het vertrekpunt van de werkwijzer is het principe van werken naar vermogen uit de WIA: het gaat niet om wat iemand niet meer kan, maar om wat hij ondanks zijn beperkingen nog wél kan. In de eerste twee ziektejaren dragen werkgever en werknemer daarvoor samen de primaire verantwoordelijkheid. De werkgever moet zich laten bijstaan door een bedrijfsarts of gecertificeerde arbodienst; andere deskundigen, zoals een arbeidsdeskundige of re-integratiebedrijf, zijn niet verplicht. De werknemer moet meewerken aan zijn herstel en re-integratie, met een positieve, actieve houding en enige flexibiliteit. Weigert hij, dan wordt van de werkgever verwacht dat hij ‘prikkelende maatregelen’ neemt: aanspreken, schriftelijk vastleggen, loon opschorten of inhouden en in het uiterste geval ontslag. Doet de werkgever dat niet, dan kan dat hem bij de toets worden aangerekend.

Spoor 1: eerst zoeken in de eigen organisatie

De werkwijzer hanteert een vaste re-integratievolgorde: eerst terug in het eigen werk, dan in aangepast eigen werk, dan in (aangepast) ander werk binnen de eigen organisatie. Terugkeer in het eigen werk blijft daarbij altijd voorop staan. De werkgever moet passend werk spontaan aanbieden; de werknemer wijzen op vacatures of laten meedingen in sollicitatieprocedures is niet genoeg. Wie zegt dat er geen passend werk is, moet dat onderbouwen met een overzicht van alle functies op en onder het niveau van de werknemer, en per functie uitleggen waarom die niet geschikt is of te maken valt, eventueel met een voorziening of een korte opleiding. Plekken van uitzendkrachten en tijdelijke krachten tellen mee. Dat de functie van de zieke werknemer inmiddels door een ander is ingenomen, is geen geldig excuus. Bij een holdingstructuur kan ook werk bij een verbonden onderneming als eerste spoor gelden.

Deugdelijke grond: wat telt wel en wat niet

Schiet de werkgever tekort, dan kijkt UWV of daar een deugdelijke grond voor was. De werkwijzer noemt maar twee voorbeelden die dat mogelijk wél zijn: van een werkgever wordt niet verwacht dat hij een andere werknemer ontslaat om de zieke werknemer te herplaatsen, en hij hoeft collega’s niet onevenredig zwaar te belasten. De lijst met argumenten die níet volstaan is veel langer. Daaronder vallen te hoge kosten zonder onderbouwing, het ontbreken van een verzuimverzekering, een inkrimping of reorganisatie, een bedrijfsvakantie, een arbeidsconflict en re-integratie op geleide van de klachten in plaats van medisch onderbouwde stappen. Opvallend voor HR: ook een onjuist advies van de eigen bedrijfsarts, arbodienst of het re-integratiebedrijf is geen deugdelijke grond. Zij werken onder verantwoordelijkheid van de werkgever, die dus zelf de vinger aan de pols moet houden.

Bijzondere situaties en arbeidsverhoudingen

Een groot deel van de werkwijzer gaat over situaties die in de praktijk vaak tot vragen leiden. Een arbeidsconflict ontslaat partijen niet van re-integratie; de bedrijfsarts geeft dan ook een interventieadvies. Bij een tijdelijk contract gelden dezelfde verplichtingen als bij een vast dienstverband, maar hoeven de kosten niet hoger te zijn dan 70% van het loon over de resterende contractduur. Verlof, zoals ouderschapsverlof, mag de re-integratie niet schaden; de omvang van het dienstverband zonder verlof is in principe bepalend. Nadert de werknemer binnen een jaar na het einde van de wachttijd de AOW-leeftijd, dan mag met instemming van beide partijen worden afgezien van het tweede spoor. Ook de rol van uitzendbureaus, detacheerders, payrollbedrijven, pgb-houders en werkgevers met werknemers in het buitenland wordt per situatie uitgewerkt.

De toets zelf: volledigheid, beeldvorming en herstel

UWV controleert eerst of het re-integratieverslag compleet is. Ontbreken er stukken door toedoen van de werkgever, dan krijgt die 5 werkdagen om ze aan te vullen; gebeurt dat niet, dan volgt een administratieve loonsanctie. Daarna vormt UWV zich op basis van de stukken een beeld van de belastbaarheid, de oorspronkelijke functie, de inspanningen en het resultaat. De bewijslast ligt bij de werkgever, maar hij krijgt minstens één kans om dingen te verduidelijken. De verzekeringsarts toetst het sociaal-medisch handelen van de bedrijfsarts en wordt altijd ingeschakeld als die een re-integratiebelemmerend advies gaf. Na een loonsanctie kan de werkgever de tekortkomingen herstellen en een bekortingsverzoek indienen. Financiële problemen zijn daarbij geen reden om de sanctie te verkorten.

Conclusie en aanbeveling

De Werkwijzer Poortwachter maakt duidelijk dat de poortwachterstoets geen vinkjeslijst is, maar een toets op aantoonbare, tijdige en onderbouwde inspanningen. Voor HR ligt de opdracht in drie dingen. Houd de termijnen strak aan en zorg dat elke stap en elke afweging in het dossier staat. Onderzoek het eerste spoor echt, met een functieoverzicht en een gemotiveerde beoordeling per functie, en zet het tweede spoor tijdig en adequaat in. En stuur actief op de bedrijfsarts, arbodienst en het re-integratiebedrijf: hun fouten komen voor rekening van de werkgever. Wie de werkwijzer gebruikt als checklist bij de Eerstejaarsevaluatie en bij het samenstellen van het re-integratieverslag, verkleint de kans op een loonsanctie aanzienlijk.

Bron: UWV (2022)