Het coronavirus raakt onze economie en de manier waarop we samenwerken en organiseren. HR heeft daarom een cruciale rol in deze crisis. Niemand heeft een glazen bol. Wat de beste aanpak is zullen we samen moeten leren in de aankomende tijd. Daarom is het nu, meer dan ooit, belangrijk om kennis te delen met elkaar en ervaringen uit te wisselen. En omdat live interactie op dit moment niet mogelijk is, hebben wij dit gedaan met de HRbarometer en wat er uit de meer dan 100 reacties gekomen is, lees je in onderstaand artikel.

De barometer als online meetinstrument

Met de HRbarometer brengen wij, in samenwerking met Circlelytics, de huidige stand van zaken in HR-land in kaart. De vragen verschillen per keer en kunnen ook worden ingebracht vanuit het netwerk, door jou dus. De uitkomsten van de barometer worden aan de deelnemers teruggegeven in een zogenaamde tweede ronde, waardoor een dialoog ontstaat. 

Dit keer zijn wij op zoek gegaan naar antwoorden op vragen zoals: wat is de rol van HR ten tijde van deze coronacrisis, wat zijn de huidige uitdagingen en wat bevelen collega HR-leiders, -professionals en de lezers van HRcommunity aan in deze tijd? 

HR moet rol pakken op gebied van communicatie en wellbeing van werknemers

Wat is naast het organiseren van thuiswerken de rol van HR? Voor nu lijkt het vooral overleven en omgaan met de nieuwe situatie. Vooruit kijken naar de toekomst en het maken van nieuwe plannen in deze eerste weken lijkt niet het grootste belang. De twee meest voorkomende thema’s waren: zorg voor goede communicatie en de wellbeing van werknemers.

Maurice Seegers, manager Quality Control bij Danone, benadrukt het belang van interne communicatie en het dienen als vraagbaak voor medewerkers. Ook uit veel andere reacties blijkt er behoefte aan informatie en communicatie. Niet alleen over de organisatie zelf zoals Maurice al benoemt, maar ook over de maatregelen van overheidsinstanties.

De omslag naar (bijna) fulltime thuiswerken is enorm. Er wordt meer dan ooit van werknemers gevraagd om zelforganiserend te werk te gaan. Het missen van structuur door het werken op kantoor kan snel uit het oog worden verloren zodra je thuiswerkt. HR kan hier goed op inspelen door informatie te delen, (bijvoorbeeld) webinars te organiseren en vooral te verbinden. Die verbinding heeft ook veel invloed op het welzijn van werkgevers en -nemers. Zorg ervoor dat het contact aanwezig blijft door bijvoorbeeld iedere week een (korte) video call te plannen met het team/gehele bedrijf. Marieke Schlichting, adviseur Personeel & Organisatie bij Dela, benadrukt het belang van in contact blijven met elkaar en daarnaast ervoor te zorgen dat medewerkers niet vereenzamen. Daarnaast benoemt zij het belang dat thuiswerkende medewerkers blijven bewegen en gezond eten. Die laatste twee blijken een uitdaging in deze tijden voor zowel individuen als gezinnen. HR kan hier een rol in spelen door creatief mee te denken en oplossingen aan te bieden. 

Iedere organisatie heeft eigen behoeftes, maar vertrouwen en verbinding lijken key

Wij hebben de deelnemers gevraagd wat er in hun organisatie nodig is om de crisis het hoofd te bieden. Ieder bedrijf blijkt zijn eigen behoeftes te hebben. “Rust bewaren, blijven zoeken naar de feiten, betrouwbare bronnen hanteren en zeer regelmatig communiceren” zijn volgens Pieter Schell, Head of HR, Bilfinger Tebodin, essentieel. 

Snel schakelen en inspelen op de nieuwe situatie blijkt belangrijk in deze crisistijd. Als we kijken naar het thuiswerken blijkt dat flexibiliteit een belangrijk punt is. Dit zorgt voor innovatieve ideeën, waardoor werknemers zo goed als het kan door kunnen gaan met hun werkzaamheden, aldus Irene Steenwelle, HR director Consumer bij Friesland Campina.

Robert Jan van Berckel, People Partner Northern Europe bij Google, benadrukt het belang van creativiteit, gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen en aanpassingsvermogen. Daarnaast is het volgens hem
“belangrijk om trouw te blijven aan kernwaarden en de bedrijfscultuur”.  

Voor de hele bevolking is deze crisis een nieuwe en onbekende situatie en daarom ligt er niet meteen een eenduidige oplossing voor de hand. Het is zoeken voor alle partijen. Zolang er vertrouwen is, verbinding niet uit het oog wordt verloren en goed gecommuniceerd wordt met medewerkers, zijn de oplossingen nabij. Belangrijk is hierbij ook niet te vaak en niet te snel opvolgend gecommuniceerd wordt, volgens Jerome van Ingen, HR manager bij UvA. 

Omgaan met dreigingen zoals angst en onzekerheid

Wij vroegen onze community wat zij zien als grootste dreiging op dit moment. Ook hier was wellbeing een veelgenoemd onderwerp. De druk die nu op gezinnen komt te staan door de belasting van thuisscholing en de zorg voor kinderen is niet mis. Daarnaast zijn vereenzaming, stress en depressie veel genoemde dreigingen. Desiree Scheeper, HR manager bij Sanoma, benoemt daarnaast ook nog dat angst en onzekerheid bij medewerkers als grote dreiging wordt beschouwd. 

Het gebrek aan communicatie is ook een veel genoemd onderwerp. Ton Broekhuis, P&O bij Yarden, schrijft dat communicatie met medewerkers die gedwongen thuis zitten veel aandacht nodig heeft, omdat de band met hen anders verloren gaat. Door slechte informatie en communicatie zal de engagement afnemen en zullen de gevolgen verregaand zijn.

Ook op financieel gebied zijn er angsten in de vorm van omzetverlies en arbeidsplaatsen.

Wat er nu al direct werkt tijdens deze crisissituatie

Om af te sluiten vroegen we welke aanbeveling de deelnemers van de HRbarometer hebben voor collega HR-professionals.

Uit de antwoorden blijkt dat een goede communicatie key is, zo zegt ook Damiano Pieters, Head of People bij Motivaction: “communicatie en het meenemen van leidinggevenden en OR als het gaat om uitdagingen en te nemen maatregelen en scenario’s”.  Informeer, spreek waardering uit en luister met aandacht naar individuele situaties, vergeet hierbij ook niet de leidinggevenden aandacht te geven. Houd de medewerkers betrokken, hiermee ontwikkel je een sterke cultuur en een hoge productiviteit. David Hulsenbek (VP Human Resources bij Keylane), benadrukt ook nog het belang van mensen vrolijk houden. Benadruk ook wat allemaal wél kan in deze tijd van crisis en blijf daardoor positief. 

Leg het vertrouwen in de handen van je werknemers. Laat je medewerkers, wanneer mogelijk, thuis werken hoe en wanneer ze willen. Judith Pagie, HR business partner bij De Arbodienst BV, geeft aan dat je als werkgever mag vertrouwen op het eigenaarschap van de medewerker en dat je het proces eigenaarschap moet inbedden in de organisatie. Met kinderen thuis, huisgenoten of geen fijne werkplek kom je lastig aan werken toe. Wanneer werknemers een ander ritme willen aanhouden, geef dan dit vertrouwen en maak hier afspraken over. 

Praktisch gezien kwamen er ook veel tips binnen, zoals Microsoft Teams voor vergaderingen/delen documenten/scherm delen en het digitaal ondertekenen van documenten. Britt Breure, HR manager AFAS, deelt haar idee over corona-updates via Microsoft Teams: “alle medewerkers checken in en horen over mooie initiatieven die die dag zijn ontstaan en de uitdagingen die er spelen”. 

Meer praktische tips

  • Het gebruik van software zoals Zoom, Skype, Hangout en Whatsapp video.
  • Richt een online koffiecorner in met bovenstaande software om verbinding te houden.
  • Houd een Q&A lijst bij zodat medewerkers zelf snel antwoord kunnen vinden op hun vraag.
  • Gebruik de tijd van werknemers die ze normaal kwijt zijn aan het reizen naar werk, voor online personal training. Op deze manier blijft men in beweging. 
  • Deel de best practices intern en vertaal deze naar je eigen situatie. 

Conclusie

Samenvattend blijkt communicatie heel belangrijk. Een situatie als deze is voor ons allemaal nieuw. Iedere verandering intern of vanuit de overheid zorgt ervoor dat de huidige processen moeten worden bekeken en aangepast waar nodig. Zorg ervoor dat door goede communicatie verbinding ontstaat en blijft.

Gepost door Redactie HRcommunity