Thuiswerken. Het is iets dat eigenlijk al lang speelt op de markt maar pas sinds een jaar veel aandacht krijgt. Rutte vertelde in zijn persconferentie [1] op 20 januari dat ongeveer 80% van de Nederlanders inmiddels vanuit huis werkt. Maar lang niet al deze mensen hebben een goede ergonomische thuiswerk office ingericht. Workwize [2] heeft in februari een Webinar met een groep HR-professionals over het thuiswerken georganiseerd. Hieruit bleek dat net geen 20% van de deelnemers een thuiswerkbeleid heeft. 

Thuiswerken zal ook nog na de pandemie een belangrijke rol in ons leven blijven spelen. Uit onderzoek van TNO [3] is gebleken dat bijna 25% van werknemers na de pandemie volledig thuis wil blijven werken en dat 43% graag hybride werkt, met gedeeltelijk thuiswerken en op kantoor werken. 

Uit onderzoek van Intermediar [4] blijkt het dat thuiswerkers zelf vinden dat ze productiever te werk kunnen gaan. Ook heeft de werknemer minder reistijd, meer vrijheid en wordt hij of zij minder afgeleid door collega’s. Het is duidelijk dat mensen vanuit huis willen blijven werken, ook na de pandemie. Maar hoe kan een thuiswerkoffice goed worden ingericht bij al jouw werknemers? Er zijn vier verschillende manieren waarop thuiswerken goed kan worden aangepakt.

1) Werknemers krijgen allemaal een x budget van de werkgever

Er zijn werkgevers die hun werknemers bijvoorbeeld een budget van 500,00 euro geven en hun vervolgens zelf hun eigen thuiswerkoffice laten bestellen bij een bedrijf naar keuze. Het nadeel hiervan is, is dat hier ook btw over betaald moet worden. Uiteindelijk heeft de werknemer dan 21% minder van het bedrag dat hij heeft om uit te geven.

2) Werknemers zelf laten declareren (achteraf vergoed)

Er zijn werkgevers die hun werknemers zelf de thuiswerkplek laten betalen, en dan achteraf laten declareren. Vaak krijgen werknemers een budget waar zij artikelen van mogen bestellen. Vervolgens moeten de Finance-, Facility- & HR-Managers de declaraties goedkeuren en afhandelen. Als de bestelling binnen budget en het juiste product is, moeten er volgens andere lagen binnen het bedrijf dit goedkeuren. Het probleem van de aanpak is dat het relatief veel tijd en geld kost, en veel ruimte geeft voor fouten.

3) Producten gebruiken van kantoor

Producten gebruiken van kantoor lijkt in het eerste opzicht de makkelijkste en snelste oplossing maar dit is niet altijd het geval. Voordelen zijn dat de werknemer de artikelen direct kan ophalen van kantoor en dat de werkgever geen extra kosten heeft. De nadelen zijn dat de werkgever er niet altijd vanuit kan gaan dat de werknemer vervoer kan regelen, dat het relatief erg tijdsintensief is en dat het er heel nauwkeurig moet worden bijgehouden wie welke producten heeft. Dit is een goede kortetermijnoplossing, maar iets ingewikkelder op lange termijn als er wordt gekeken naar het hybride werkmodel. Want wat als iedereen gedeeltelijk teruggaat naar kantoor? Moeten de spullen dan terug naar kantoor? 

4) Tailormade thuiswerk-offices faciliteren naar behoefte van de werknemers

Deze oplossing zorgt ervoor dat werknemers zo goed mogelijk in hun behoeften worden voorzien. Elke werknemer heeft voor de thuiswerkplek immers andere behoeften. Binnen deze oplossing zijn weer drie verschillende gradaties in hoeverre de behoeften van de werknemers geïdentificeerd worden. 

Zo heb je de traditionele kantoorinrichter die nu ook het thuiswerkkantoor faciliteren. Deze inrichters hebben nu een webshop die wordt gepersonaliseerd per bedrijf met een vooraf bepaalde catalogus. De kantoorinrichters bieden de basis kantoorartikelen aan, zoals een bureau en een stoel. De bestellingen worden vaak gedaan via het gebruiksvriendelijke Google Forms, wat vervolgens samengevoegd in een excel bestand naar de thuiswerk verantwoordelijke gaat. Het nadeel hiervan is, is dat het niet dynamisch is en werknemers maar eens per zoveel tijd kunnen bestellen. Daarnaast zijn dit allemaal handmatige processen die niet gecentraliseerd zijn, wat dus veel tijd kost en fout gevoelig is.

Als tweede optie heb je de bestaande webshops die normaliter geen thuiswerkproducten leverden en daar nu wel op inspelen. Hier kunnen al meer producten aangeboden worden, waarbij de behoeften van de werknemer dus beter vervuld worden. Er wordt een budget vastgesteld waar men producten van kan kopen op de webshop, gepersonaliseerd voor het bedrijf. Het is een gemakkelijke keuze voor de werkgever om hier producten aan te schaffen, want dit is zo geregeld. Wel is de keuze afhankelijk van bepaalde leveranciers en de aangeboden producten. Hier is ook geen rol definitie mogelijk dus geen verschil te maken voor bepaalde afdelingen, terwijl er juist nu grote verschillen in behoefte zijn.

De derde optie is via een nieuw procurement-platform speciaal ingericht op het thuiswerken. De behoeftes worden bij de twee bovenstaande oplossingen gedeeltelijk maar niet volledig geïdentificeerd, waar dit bij het nieuwe procurement-platform Workwize wel gebeurt. Eerst identificeert dit platform via een A.I. tool, waar de werknemers makkelijk door wat producten swipen, wat de behoeftes binnen het bedrijf zijn. De werkgever kan ervoor kiezen om aan verschillende rollen verschillende producten aan te bieden. Daarna wordt er een budget per rol toebedeeld en kunnen de werknemers bestellen. De producten worden bij de werknemers thuis afgeleverd (net zoals bij de andere kantoorinrichters) en de werkgever krijgt per maand een factuur van de artikelen die in die maand aangeschaft zijn, zodat er een duidelijk overzicht is. Ondertussen kan er altijd binnen het data dashboard gekeken worden wat er door elke werknemer besteld wordt.  Deze optie neemt dus de administratieve taken uit de handen van de thuiswerk verantwoordelijke en geeft een duidelijk inzicht in toekomstige kosten voor het thuiswerken.


[1] Persconferentie 20 januari
[2] Workwize
[3] Onderzoek van TNO
[4] Onderzoek van Intermediar 

Gepost door Lili Leversteijn

1 opmerking

  1. Avatar

    […] kleiner kan. Ook lijkt het thuiskantoor definitief de harten veroverd te hebben, zoals onder meer onderzoek van TNO liet zien. Bijna de helft van alle medewerkers wil graag hybride werken (deels thuis en deels op […]