AI als werkassistent: bewust, slim en met plezier

We moeten iets met AI! Die zin klinkt op steeds meer werkvloeren in Nederland. Maar wanneer bedrijven investeren in tools als Copilot, merken ze vaak al snel dat de echte uitdaging niet in de technologie zit, maar in het gebruik. Zo pakten we deze uitdaging bij een van de grootste netbeheerders van Nederland aan.

AI op de werkvloer: alomtegenwoordig maar onderbenut

Het is een revolutie die zich de laatste jaren stilletjes heeft voltrokken: kunstmatige intelligentie is overal om ons heen. Van een zoekmachine tot LinkedIn en streamingdiensten als Spotify en Netflix. Je telefoon ontgrendelen? Daar hebben we Face ID voor. En ergens naartoe navigeren? Google Maps rekent met AI de snelste route voor je uit.

Maar op de werkvloer gaat die adoptie vooralsnog een stuk minder snel. Aan tools geen gebrek, het ligt vooral aan de manier waarop die worden gebruikt. Hoe zorg je er als organisatie nou voor dat een slimme AI-assistent als Microsoft Copilot écht waarde toevoegt? Dat medewerkers er niet alleen mee experimenteren, maar het ook echt omarmen als onderdeel van hun werk?

Waarom AI-implementatie begint bij gedrag

Op dit moment zijn wij – gedragsdeskundige Eva van der Wijngaard en digitaal werken-expert Joost Ruijter – sinds een jaar samen op pad om die vraag te beantwoorden. Wat begon als een onboardingstraject, is inmiddels uitgegroeid tot een stevige beweging binnen de hele organisatie. Ruim 1500 medewerkers gebruiken Copilot al actief. En dat is nog maar het begin.

AI is geen toverstokje, maar een hulpmiddel

Laten we één ding meteen helder maken. AI doet soms magische dingen en toch is het geen magie. Het lost dus niet automatisch alle problemen van de organisatie op. Een absolute basisvoorwaarde is dat je aandacht schenkt aan het implementatieproces. Dat kan niet zonder een duidelijke structuur en begeleiding. Alleen zo leg je als organisatie dat oh zo belangrijke puzzelstuk: menselijk gedrag. Zonder gedragsverandering geen duurzame AI-implementatie.

Tip! Begin niet bij de techniek, maar bij het waarom. Waarom wil je AI inzetten in jouw organisatie? Wat moet het opleveren? Voor wie? En vooral, wat willen medewerkers zelf?

Onboard je mensen slim en gericht

We begonnen de reis met een compacte onboarding. Een sessie van 30 minuten waarin medewerkers leren hoe je Copilot bewust, verantwoord én veilig gebruikt. Geen ellenlange handleidingen, maar een to-the-point uitleg met herkenbare voorbeelden. Denk aan het opstellen van mails, het samenvatten van documenten of het voorbereiden van meetings.

Tip! Houd je onboarding kort en concreet. Gebruik scenario’s uit de praktijk en laat mensen direct zelf proberen. Zorg ook voor een follow-up. Wij doen dat bijvoorbeeld met een evaluatie na drie maanden en een tussentijdse nulmeting. Zo creëer je niet alleen bewustwording, maar ook meetbare inzichten in gedrag en gebruik.

Versnellen met data én succesverhalen

In de eerste maanden merkten we dat sommige collega’s Copilot fanatiek gingen gebruiken, waar anderen nog twijfels hadden. Dat is normaal. Wat helpt, is het delen van succesverhalen. Wij laten enthousiaste gebruikers zélf vertellen wat het hen oplevert, van tijdbesparing tot meer werkplezier. Die verhalen gebruiken we weer als inspiratie voor andere teams. Niets werkt beter dan medewerkers die aan collega’s uitleggen waarom iets waardevol is.

Tip! Verzamel ervaringen en zet deze actief in. Organiseer bijvoorbeeld een ‘Copilot Coffee Break’ waarin gebruikers hun favoriete toepassingen laten zien. Dat is laagdrempelig én motiverend.

Slimmer werken: hoe benut je de tijdwinst?

Gemiddeld besparen Copilot-gebruikers bij de netbeheerder zo’n 2,5 uur per week. Maar wat blijkt inmiddels ook? Die tijd loopt vaak direct weer vol met ander werk. Alsof we die ruimte per se móeten opvullen. Wij adviseren medewerkers om de gewonnen tijd bewust te besteden. Plan eens een wandeling in, ga sparren met een collega of reflecteer op je werkweek. AI hoeft niet automatisch te leiden tot méér werk, het is vooral een kans om ruimte te maken voor wat er echt toe doet.

Tip! Praat als leidinggevende eens met je team over wat ze met de vrijgekomen tijd kunnen doen. Maak het bespreekbaar en geef het goede voorbeeld.

AI-tools zijn nog niet perfect – en dat is prima

Copilot is slim, maar geen robot die alles perfect doet. Soms loopt de boel even vast of krijg je een antwoord waar je niets mee kunt. De kunst is om het te blijven proberen en te zoeken naar toepassingen die wél werken. Wij noemen dat ‘nudgen naar waardevolle use cases’. Dat kan het automatisch samenvatten van vergadernotities zijn, of het herschrijven van klantteksten in duidelijke taal. Kleine dingen, maar met groot effect.

Tip! Bouw vertrouwen op met eenvoudige toepassingen. Begin bijvoorbeeld eens met een – wat wij noemen – moeiteloze meeting. Laat Copilot een agenda opstellen, de boel samenvatten of een actielijst maken. Zo maak je AI onderdeel van het ritme van de werkweek.

Ambassadeurs als versnellers van AI-adoptie

Om de beweging echt op gang te houden, zijn we gestart met een ambassadeursprogramma. Die medewerkers noemen we de Navigators. Dat zijn collega’s die vooroplopen in AI-gebruik en hun team helpen navigeren richting de toekomst van werk. Inmiddels zijn er zo’n 50 actief. Navigators denken mee over toepassingen, testen nieuwe functies en krijgen inspraak in de strategie. Zo ontstaat er een brug tussen technologie en praktijk, precies wat je nodig hebt om AI breed te laten landen.

Tip! Betrek je voorlopers actief. Geef ze ruimte om te experimenteren en te delen en erken hun rol als kartrekker. Mensen willen best meehelpen, mits je ze de kans geeft.

Succesvolle AI op de werkvloer vraagt om gedragsverandering

Wat dit Copilot-traject zo bijzonder maakt, is de samenwerking tussen digitaal werken en gedragsverandering. We kijken niet alleen naar wat de tool kan, maar vooral naar hoe mensen ‘m gebruiken. En waar mogelijk sturen we bij. Zo hebben we bijvoorbeeld de communicatie aangepast. In het begin gebruikten we nog robotplaatjes en focusten we op tijdsbesparing. Inmiddels ligt de nadruk meer op werkplezier, effectiviteit en persoonlijke groei. Dat bleken de juiste activatieknoppen.

Tip! Pas je boodschap aan per doelgroep. Voor de een is efficiëntie belangrijk, voor de ander draait het om werkgeluk en balans. Er is niet één waarheid, communiceer dus flexibel.

Groeien naar een toekomstgerichte AI-cultuur

Tegen het einde van 2025 streeft de organisatie naar 2200 medewerkers die actief met Copilot aan de slag zijn. Het jaar erop willen zij zelfs groeien naar 3500. Dat is een stevige ambitie, maar zeker haalbaar, mits we blijven investeren in dialoog, in leren en in het delen van ervaringen. Om die reden hebben we al in het begin een community opgezet. Hierin delen gebruikers hun tips, vragen en successen. Zo bouwen we samen aan een lerende organisatie, waarin technologie én mensen zich blijven ontwikkelen.

Tip! Begin vandaag nog met een kleine community. Dat kan een Teams-kanaal, een maandelijkse call of een interne nieuwsbrief zijn.