Functieprofielen in het AI-tijdperk: zo houd je ze actueel én bruikbaar

Hoe schrijf je een functieprofiel voor een functie die er over zes maanden anders uitziet? De meeste HR-teams schrijven hem toch maar gewoon, en updaten het document pas als er klachten binnenkomen.

Maar wat als de functie sneller verandert dan jij met jouw vacatures bij kunt houden? Dat is voor veel HR-teams nu de realiteit. AI verandert de inhoud van rollen in een tempo dat traditionele functieprofielen niet kunnen bijhouden. En de gevolgen zijn groter dan een verouderd document.

Waarom functiebeschrijvingen achterlopen op de praktijk

AI vervangt functies niet in één keer. Het verandert ze van binnenuit.

Een HR Business Partner die vroeger salarisronden handmatig voorbereidde, past nu AI-gegenereerde analyses aan voordat ze die deelt. Een productmanager die vroeger interviews van gebruikers samenvatte, beoordeelt nu transcriptsamenvattingen op kwaliteit en bias. Het werk blijft enigszins hetzelfde, maar de vorm ervan verandert echter significant.

De vaardigheden die een functie een halfjaar geleden vereiste zijn soms al niet meer de vaardigheden die nu nodig zijn. McKinsey stelt in onderzoek uit 2025 dat een derde van de werknemers vóór 2030 een significante verandering in meer dan tien procent van zijn of haar vaardigheden zal meemaken.

Toch behandelen de meeste organisaties functiebeschrijvingen nog steeds als rigide, stabiele documenten. De kloof tussen zo’n document en de werkelijkheid groeit steeds sneller, en heeft verregaande gevolgen.

Bij werving selecteer je inmiddels steeds vaker op ervaring die misschien al achterhaald is. En bij functioneringsgesprekken beoordeel je misschien wel op verwachtingen die ondertussen al zijn verschoven.

Tel daarbij op dat medewerkers die niet weten hoe hun functie eruitziet of hoe ze kunnen groeien al snel ergens anders duidelijkheid zullen zoeken. Uit het Workforce Pulse-onderzoek 2025 van Personio blijkt namelijk dat medewerkers die zich ongemakkelijk voelen bij AI-gedreven veranderingen in hun werk, 29 procent meer kans hebben om op zoek te gaan naar een andere baan.

Een raamwerk bestaande uit twee verschillende lagen

Om functiebeschrijvingen bruikbaar te houden in een snel veranderende omgeving, helpt het om een onderscheid te maken tussen wat stabiel blijft en wat verandert.

‘Stel de output vast, maar houd de uitvoering flexibel. Wat stabiel moet blijven is het verwachte impactniveau, de verantwoordelijkheden en hoe succes eruitziet.’

Dominic Joyce, oprichter en Head of Talent Acquisition bij Maverick Otter, verwoordde het zo tijdens het Making AI Work-event van Personio.

In de praktijk betekent dit een functieprofiel dat uit twee lagen bestaat:

1. De basis

De basis beschrijft de onveranderlijke kern van de functie. Denk dan aan:

• Waarom de functie bestaat
• Welke resultaten erbij horen
• Welke beslissingen bij de rol passen
• Welke overdraagbare competenties nodig zijn

Dit verandert niet met elke nieuwe tool of werkwijze.

2. De flex

De flex beschrijft de veranderlijke onderdelen:

• De huidige tools
• Kortetermijnprioriteiten
• Opkomende vaardigheden

Dit is het modulaire deel van het profiel, het deel dat je elk kwartaal kunt bijwerken zonder de basis opnieuw te hoeven schrijven.

Dit onderscheid is niet alleen nuttig voor het document zelf. Het verandert ook hoe je werft.

Werven op leervermogen in plaats van cv-overeenkomsten

Als functies sneller veranderen dan ervaringen kunnen bijhouden, wordt de vraag ‘wie past in deze functie?’ minder relevant dan ‘wie past zich aan als de functie onvermijdelijk verschuift?’

Dat vraagt om een andere aanpak in het wervingsproces. Joyce legt de nadruk op vier signalen die hij betrouwbaarder vindt dan een goed cv.

• Leervermogen
• Overdraagbaar denken
• Probleemdefinitie
• AI-samenwerking

Niet ‘wat weet iemand’, maar ‘hoe snel pikt iemand iets nieuws op?’ Daarnaast kijkt hij naar overdraagbaar denken, probleemdefinitie (kan iemand herkennen wát er opgelost moet worden, niet alleen hóe) en AI-samenwerking.

Dat vraagt om andere sollicitatievragen. Niet ‘welke tools ken je?’ maar vragen die duidelijk maken hoe iemand omgaat met het onbekende. Een voorbeeld: vraag kandidaten om een moment te beschrijven waarop ze iets veel sneller onder de knie kregen dan ze zelf verwachtten, en vraag daarna wat hen concreet hielp om sneller te leren.

Vier concrete stappen om nu mee te beginnen

Een volledig raamwerkoverzicht voor alle functies is een groot project. Je kunt ook kleiner beginnen, en daardoor misschien zelfs deze week al.

1. Begin met het kiezen van één rol

Kies één rol waarvan je vermoedt dat de beschrijving niet meer klopt met de praktijk. Zo’n functie is makkelijker te vinden dan je denkt: het is vaak de rol waar hiring managers het vaakst van het functieprofiel afwijken in gesprekken.

2. Schrijf een one-pager

Bepaal voor de gekozen rol:

• Het doel
• De scope
• De beslissingsbevoegdheden
• De kerncompetenties

Voeg daarnaast een korte flex-sectie toe met de tools en werkwijzen die nu belangrijk zijn maar waarschijnlijk nog zullen veranderen, en de vaardigheden die daarbij komen kijken.

3. Doorloop dit met de hiring manager

Plan er vijftien minuten voor in en definieer samen vooraf wat succes betekent, bijvoorbeeld:

• Snellere shortlisting
• Betere beoordelingen in functioneringsgesprekken

4. Plan een kwartaalcheck

Plan tot slot een kwartaalcheck van dertig minuten voor jezelf in om te beoordelen wat er veranderd is en wat hetzelfde is gebleven.

Op die manier wordt het bijhouden van functieprofielen een gewoonte, in plaats van dat het als project wordt gezien.

Functiebeschrijvingen als levend instrument

Betere functiebeschrijvingen schrijven is niet het einddoel. Je moet een interne mindset cultiveren waarin functiebeschrijvingen worden gezien als levende documenten die zich aanpassen aan een snel veranderende realiteit.

Een functieprofiel dat onderscheid maakt tussen een stabiele kern en een flexibele laag, zorgt dat werving niet achter de werkelijkheid aan blijft hollen. Het geeft medewerkers helderheid over wat er van hen wordt verwacht, ook als de inhoud van hun werk verandert.

En het biedt HR een structuur om functioneringsgesprekken, doorgroeimogelijkheden en interne mobiliteit op te baseren. Zonder elk kwartaal van voren af aan te beginnen.

Personio biedt HR-teams de tools om dit soort loopbaanraamwerken en functieverwachtingen centraal te beheren, zodat ze beschikbaar zijn op elk moment in de employee lifecycle.

Meer weten over HR in het AI-tijdperk? Bekijk de on-demand sessie over competentiegericht werven en workforce-aanpassingsvermogen van het Making AI Work-event van Personio.