Stel: een medewerker werkt maandag thuis en dinsdag op een flexplek. Thuis staat haar laptop op de eettafel; op kantoor krijgt ze de stoel niet passend bij het bureau ingesteld. Ze meldt het bij haar leidinggevende, die haar naar de handleiding verwijst. Facilitair kan materiaal leveren, maar weet niet wat nodig is. Human Resources (HR) heeft een thuiswerkregeling. Toch blijft haar vraag liggen: wie helpt mij nu verder?

Deze denkbeeldige situatie maakt een praktisch risico zichtbaar. Taken kunnen over verschillende afdelingen verdeeld zijn, terwijl niemand bewaakt of de medewerker daadwerkelijk verder kan. Bij hybride werken moet daarom ook duidelijk zijn wie een werkplekprobleem opvolgt.

De werkgever houdt de zorgplicht

De werkgever moet zorgen voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden, ook thuis. Volgens Arboportaal omvat die zorgplicht een passende werkplekinrichting en actieve instructie; de invulling hangt mede af van wat redelijkerwijs kan worden verlangd. Ook de risico’s van thuiswerk horen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), met maatregelen tegen vastgestelde risico’s. [1]

De medewerker heeft eveneens verplichtingen: instructies opvolgen, hulpmiddelen verantwoord gebruiken en gevaren melden. [2] Dat maakt de werkgever niet vrij van zijn eigen verantwoordelijkheid. Een taakverdeling tussen leidinggevende, HR en facilitair organiseert de uitvoering; de werkgever behoudt zijn wettelijke zorgplicht.

Begin bij het werk dat iemand werkelijk doet

Vraag eerst op welke plekken iemand werkt, welke taken daar plaatsvinden en hoelang het beeldscherm wordt gebruikt. Een kort overleg via de laptop vraagt een andere beoordeling dan een werkdag met spreadsheets. Bekijk thuis en kantoor in samenhang: wie op kantoor een passend scherm heeft, kan thuis nog steeds vastlopen. Wacht niet op klachten om dit gesprek te voeren. Neem het mee bij de start van thuiswerken, een andere werkplek of veranderde werkzaamheden.

Een hulpmiddel is Beter Achter je Schermen (BAS) van de Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek (TNO). Deze zelfcheck beoordeelt individuele risico’s bij gemiddeld meer dan twee uur beeldschermwerk per dag. Hij vervangt geen volledige RI&E. [3]

Spreek af wie de melding verder brengt

Een werkbare taakverdeling begint bij de medewerker: die past de instructies toe en meldt concreet wat niet lukt. Bijvoorbeeld dat de voeten geen steun hebben zodra de stoel op bureauhoogte staat. Geef daarvoor één herkenbaar aanspreekpunt.

De leidinggevende kan vervolgens de opvolging bewaken. Die bespreekt het knelpunt, schakelt de juiste hulp in en spreekt af wanneer de medewerker terugkoppeling krijgt. Daarvoor hoeft de leidinggevende geen werkplekdeskundige te worden, maar wel te weten wie kan beoordelen en wie een aanpassing mag goedkeuren.

HR legt die route vast, ondersteunt leidinggevenden en zorgt dat medewerkers weten hoe zij arbodeskundige hulp bereiken.

Facilitair beoordeelt binnen zijn deskundigheid de praktische inrichting, helpt bij het instellen en regelt benodigde middelen en schakelt bij complexere vragen deskundige ondersteuning in. De preventiemedewerker helpt signalen te verbinden met de RI&E en de maatregelen die daaruit volgen. [4]

HR kan bovendien terugkerende meldingen over bijvoorbeeld ontbrekende schermen of moeilijk verstelbare bureaus bundelen, zonder medische informatie. Dat helpt bepalen of één werkplek aandacht vraagt of een bredere aanpassing nodig is.

Dit is een mogelijke organisatievorm, geen wettelijk voorgeschreven organogram. In een kleine organisatie kan één persoon meerdere taken combineren. Regel ook wie beslist als een oplossing buiten het beschikbare budget of de standaardregeling valt. Anders blijft juist de afwijkende situatie liggen.

Laat de instelling in de praktijk zien

Maak instructies concreet met de aanwezige stoel, het bureau en het scherm. Laat de medewerker de stoel zo instellen dat voeten en onderrug steun krijgen. Stem stoel- en tafelhoogte op elkaar af, zodat de schouders ontspannen blijven. Zet het scherm recht voor de gebruiker, met de bovenkant iets onder ooghoogte. Gebruik bij langdurig laptopwerk een los toetsenbord en een muis, zo nodig met een laptopstandaard of apart scherm. Zo zijn kijken en typen afzonderlijk in te richten. [5]

Laat de medewerker de instellingen zelf uitvoeren en vertellen wat nog niet lukt. Op een gedeelde kantoorplek moet dat opnieuw kunnen: de instelling van de vorige gebruiker past niet vanzelf. Blijft de eettafel thuis ongeschikt, laat dan beoordelen welke aanpassing of andere werkplek nodig is. Kijk ook naar de werkdag: beeldschermwerk moet op gezette tijden worden afgewisseld met ander werk of rust. [1] Bespreek daarom ook of de agenda ruimte laat voor onderbrekingen. Een reeks aansluitende videogesprekken vraagt een andere dagindeling; alleen uitleg over de stoel lost dat niet op.

Kom terug op de oplossing

TNO adviseert bij BAS om medewerkers actief te benaderen over belemmeringen en later te bespreken welke problemen zijn verholpen. [3] Vertaal dat naar een terugkoppelmoment dat past bij het knelpunt. Vraag of de medewerker de aanpassing kan gebruiken tijdens de werkzaamheden waarvoor die bedoeld is. Werkt het thuis én op kantoor?

Blijft het probleem bestaan, organiseer dan deskundige beoordeling. Bij gezondheidsvragen over het werk kan de medewerker ook preventief naar de bedrijfsarts, zonder toestemming van de werkgever en zonder zich ziek te melden. Medische informatie hoort bij die arts; de leidinggevende bespreekt de praktische belemmering en legt geen diagnoses vast. [6, 7]

Vijf controlepunten voor HR

• Weet iedere medewerker waar een probleem met de thuiswerkplek of flexplek gemeld kan worden?
• Is per melding duidelijk wie de vervolgstap regelt en wanneer terugkoppeling volgt?
• Kan iemand beoordelen of instructie volstaat of een aanpassing nodig is?
• Is geregeld wie beslist bij een situatie die buiten de standaardoplossing valt?
• Wordt met de medewerker gecontroleerd of de maatregel in het dagelijkse werk bruikbaar is?
  

Neem de medewerker uit het voorbeeld als toets: weet zij na haar melding wie helpt, wat er gebeurt en wanneer zij kan aangeven of het werkt? Dan wordt de zorgplicht ook in de dagelijkse praktijk zichtbaar.

Bronnen

1. Arboportaal – Thuiswerken: wat zegt de wet en wie is verantwoordelijk?
2. Arboportaal – Verantwoordelijkheden werkgevers en werknemers.
3. TNO – Beter achter je schermen (BAS).
4. Arboportaal – Wat zegt de wet over de preventiemedewerker?
5. TNO – Werkplek instructie beeldschermwerk (2022).
6. Arboportaal – Waarvoor is het open spreekuur?
7. Autoriteit Persoonsgegevens – Zieke werknemers.
   

Bijbehorend beeld

Bestand: HRcommunity_Header_Hybride_Werken.jpg

Beeldbeschrijving: Een doorlopende bureaulijn verbindt een thuiswerkplek met een gedeeld kantoor. Mensen stellen een stoel en een scherm af; de illustratie verbeeldt praktische hulp bij hybride werken.

Alt tekst: Illustratie van een thuiswerkplek en kantoor waar medewerkers een stoel en beeldscherm instellen.

Beeldcredit: Beeld: AI-gegenereerde illustratie, gemaakt voor deze bijdrage.

—

SEO-setje

Meta title: Hybride werken: wie is verantwoordelijk voor de werkplek?

Meta description: Wie is verantwoordelijk voor een gezonde werkplek bij hybride werken? Ontdek hoe HR, leidinggevenden en facilitair de zorgplicht praktisch invullen.

Tags: hybride werken, werkplekinrichting, ergonomie, thuiswerken, zorgplicht werkgever

Thema op HRcommunity.nl: Arbeidsomstandigheden

Inleidende samenvatting (2 zinnen):

Bij hybride werken blijft de werkgever verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek, zowel thuis als op kantoor. Duidelijke afspraken tussen HR, leidinggevenden en facilitair voorkomen dat werkplekproblemen blijven liggen en zorgen dat medewerkers de juiste ondersteuning krijgen.