Zelforganisatie en Leiderschap in HR-teams

De zes bouwstenen van high performance teams

Veel organisaties zien het belang van zelforganisatie in teams. Het geeft immers de nodige wendbaarheid. Je benut het potentieel van je professionals beter. Zeker als je lean en agile scrum-principes en -werkwijzen hiermee weet te combineren. Dit heeft het veelbelovende perspectief in zich van focus op waarde voor de klant en multidisciplinaire teams die zichzelf organiseren. Van continu leren en verbeteren en snelle resultaten. Zelforganiserende high performance teams dus.

Veel organisaties hebben inmiddels óok ontdekt dat deze werkwijze weliswaar eenvoudig oogt, maar heel lastig is om echt goed te doen. Vaak verzandt het na een flitsende start en vallen teams terug in oude patronen. De meest toegepaste methode voor agile werken bijvoorbeeld, de scrum methode, is in een paar bladzijden samen te vatten. Maar de eenvoud is ook de uitdaging.

HR-teams als high performance teams

Wellicht is de associatie bij deze werkwijze vooral met Tech- en IT-bedrijven. Zij passen veelvuldig lean en agile scrum toe. Toch past het bij teams in vele soorten organisaties in allerlei sectoren. Want teams zijn de basiselementen in alle organisaties.

Zo ook bijvoorbeeld HR-teams. HR-diensten kunnen bestaan uit verschillende soorten werkzaamheden. Hoe kan een HR-team maximaal waarde toevoegen? HR-professionals werken in teams samen om deze waarde te creëren en om continu te verbeteren en te leren.

Activiteiten van HR-teams kunnen zijn:

• Reguliere terugkerende standaard werkzaamheden, zoals in- en uitdienstmeldingen, pre-employment screenings of contractverlengingen.

Hier is continu verbeteren van belang, zoals standaardiseren en efficiency vergroten.

• Maar ook uit meer projectmatige werkzaamheden die met enige regelmaat terugkeren, zoals campagnes, recruitment of arbeidsmarktcommunicatie.

Kenmerk is vaak: zowel het wat te doen als het hoe te doen zijn tot op zekere hoogte vooraf helder. Maar ook gaandeweg het traject lopen dingen anders dan verwacht of zijn verwachtingen, eisen of uitkomsten constant in beweging.

Hier zijn een helder doel, enige wendbaarheid en kort-cyclische samenwerking met stakeholders van belang.

• Grote verandertrajecten, zoals het overgaan naar een nieuwe strategie van recruitment of het invoeren naar een nieuwe functionerings- en beoordelingscyclus. Het wat te doen en het hoe te doen tekenen zich gaandeweg steeds duidelijker af.

Hier zijn wendbaarheid, frequente feedback van opdrachtgevers, transparantie en focus op waarde doorslaggevend.

• Daarnaast hebben HR-teams natuurlijk ook een grote rol in de ondersteuning en adviseren als andere teams in de organisatie een transitie naar zelforganisatie maken. Wat vraagt het van leiders? Wat betekent het voor functioneren en beoordelen, recruitment en strategische personeelsplanning?

Wanneer je als HR-team de verantwoordelijkheid hebt van zelforganisatie op bovengenoemde activiteiten, is het niet alleen van belang om kennis van deze methodes (bijvoorbeeld lean of agile scrum) te hebben. Juist ook de mindset, gedrag en leiderschap zijn bepalend.

Leiderschap

Onze ervaring is dat er, naast de methodes, een zestal bouwstenen cruciaal zijn bij het ontwikkelen van zelforganiserende high performance teams. Bouwstenen die praktische invulling geven aan – persoonlijk – leiderschap. Het begrip leiderschap heeft vele perspectieven. Soms is het een filosofisch begrip, soms is het ingevuld naar het beeld van grote, sterke leiders of hiërarchisch georganiseerd leiderschap.

Hier kijken we naar leiderschap van ieder teamlid, naar een functionele invulling van leiderschap. Naar leiderschap van ’’leiders’ en naar persoonlijk leiderschap van professionals. In het bijzonder kijken we dus naar teams die de verantwoordelijkheid hebben om zichzelf zo effectief mogelijk te organiseren, waardevol te zijn en hun doelen te realiseren.

Focus op waarde

Leiderschap focust op waarde en op waardevol zijn. Dat kan op meerdere manieren:

• Waardevol zijn voor klanten (of bezoekers, patiënten, cliënten) natuurlijk. Voorzien in de behoeftes van de klant, op het juiste moment en op de juiste manier. En beter nog: de klant positief verrassen.
• Waardevol voor de organisatie, in financiële resultaten bijvoorbeeld. Of door een nieuwe propositie te ontwikkelen.
• Maar ook waardevol voor medewerkers, die zinvol werk doen. Belangrijke factoren zijn: autonomie, betekenisvol zijn, jezelf ontwikkelen, echt iets kunnen bijdragen.
• Waardevol zijn door continu te verbeteren. De basis van lean en agile, alles is erop gericht om continu te leren en te verbeteren. Processen, mensen, producten.

Hoe kunnen we in deze teams invulling even aan leiderschap en zelforganisatie? En hoe kunnen we het tastbaar te maken in mindset en in gedrag?

Zes bouwstenen van Chimp Leiderschap

De zes bouwstenen van het Chimp-model zijn daarbij cruciaal en helpen om leiderschap in zelforganiserende teams te bouwen en te blijven ontwikkelen. En om optimisme te brengen!

Bouwsteen 1. Collegialiteit & Vertrouwen

Het kloppend hart van ieder team is vertrouwen. Dat kun je niet even regelen op een vrijdagmiddag. Vertrouwen groeit als teamgenoten elkaars intenties weten en begrijpen; en als zij elkaars kwaliteiten kennen en elkaars vermogen om kwaliteit te leveren

Kenmerken:

• Vertrouwen is de basis van ons als zelforganiserend team
• We begrijpen elkaars intenties en kwaliteiten
• Er is een goede onderlinge samenwerkingsrelatie
• Er is een veilige sfeer en we steunen elkaar in moeilijke periodes
• Als er conflicten zijn, bespreken we deze en lossen we ze op

Bouwsteen 2. Heldere Richting & Inspiratie

Een heldere richting gaat zowel over het ’’waarom’ als over het ’’wat’. Een kenmerk van een goed team: iedereen voelt zich onderdeel van het verhaal, weet wat de doelen zijn en snapt waarom dit nodig is. Alleen met duidelijke doelen weet je wanneer je het goed doet, waanneer je succesvol bent.

Kenmerken:

• We weten waar we voor staan
• Iedereen begrijpt en omarmt ’’het waarom’ en de urgentie van de (nieuwe) manier van werken
• Het geeft voldoening om op deze manier te werken
• Doelstellingen, zoals die op KPI’s, zijn bekend
• We zijn waardevol voor onze klanten en voor de organisatie. We weten wanneer we het goed doen

Bouwsteen 3. Invulling & Ruimte

Vertrouwen en doelen hebben is een goed begin, en nu is het nodig om het ’’motortje’ op gang te brengen en te houden. Dat motortje gaat zoemen als het voor het hele team helder is op welke wijze de samenwerking en processen zijn georganiseerd. En binnen welke gekaderde ruimte invulling kan worden gegeven aan het werk.

Goede samenwerking organiseer je als team, dat gaat niet vanzelf. Op 3 niveaus:

1. Wat zijn de uitgangspunten van het team in de samenwerking?
2. Hoe organiseren we de samenwerking?
3. En natuurlijk, welke middelen hebben we nodig?

Kenmerken:

• We begrijpen hoe we als team onze samenwerking hebben georganiseerd
• De kaders en uitgangspunten voor zelforganiserend werken zijn voor iedereen helder
• Dus we weten hoe we gezamenlijk coördineren, besluiten nemen, omgaan met problemen, werken en plannen en verbeteren
• Ook met ander teams buiten ons eigen team

Bouwsteen 4. Mijn Eigenaarschap

Zelforganisatie, verantwoordelijkheid en eigenaarschap gaan hand in hand. Elke professional en elke leider weet wat zijn aandeel is in het grote geheel. Hij of zij voelt zicht hier verantwoordelijk voor. En toont eigenaarschap van de teamdoelen en -resultaten en voor elkaar. Teamleden helpen elkaar met positieve en constructieve feedback.

Kenmerken:

• De klant is leidend in mijn denken en handelen
• Ik voel mij eigenaar van onze teamdoelen en -prestaties
• Ik weet wat er van mij verwacht wordt en handel hiernaar
• We stellen hulpvragen als dat nodig is
• Ik ben een vakman/-vrouw en neem initiatief om te blijven groeien in kennis en vaardigheden
• Ik maak mijzelf en mijn teamgenoten beter door feedback te geven en te vragen

Bouwsteen 5. Prestaties Vieren & Leren

Deze bouwsteen van zelforganiserende teams gaat over resultaten behalen. Maar ook over leren. Het goed meten en waarmaken van doelen en resultaten is uiteindelijk waar het om gaat. Doelen voor de klant, voor de organisatie en voor de medewerkers.

Successen vieren. Lessen leren: ’’waarom hebben we onze doelen behaald?’ Of ’’hoe komt het dat het niet is gelopen zoals we verwachtten?’.

Kenmerken:

• We houden focus op onze doelen en we weten hoe we presteren
• We vieren successen
• We verzamelen actief inzichten, feedback en suggesties voor verbeteringen, bij klanten en collega’s
• We leren en verbeteren continu om nog waardevoller te kunnen zijn

Bouwsteen 6. Continu verbeteren op de bouwstenen

In en om teams heen verandert er voortdurend van alles. Geen enkele (werk-)methode zal naadloos blijven passen op de teambehoeftes om goed samen te werken. Hoe kunnen we als team blijven groeien in zelforganisatie, leidershap en samenwerking?

Kenmerken:

• We leren door te doen en we blijven ons als team continu verbeteren
• Wat past hier en nu het beste voor ons team?
• Hoe kunnen we ons als team op de bovenstaande bouwstenen verbeteren?

Tenslotte

De zes bouwstenen van Chimp Leiderschap zijn de basis voor succesvolle teams met de focus op waarde. Niet alleen voor HR-teams maar voor vrijwel alle teams, ongeacht sector of type organisatie. En leiderschap is geen trucje maar vraagt doorlopend aandacht en actie!