Waar het ziekteverzuimproces vaak misgaat en hoe het beter kan

Op donderdag meldt Gerben zich ziek. Keelpijn, hoofdpijn, het klinkt als iets tijdelijks. Maandag is hij nog steeds niet beter en de vrijdag daarop laat hij weten dat hij waarschijnlijk nog twee weken uit de running is.

Op dat moment begint in veel organisaties de twijfel. Hebben we dit goed aangepakt? Hadden we eerder iets moeten vastleggen of bespreken? Waren er signalen dat dit misschien toch meer was dan een gewoon griepje?

Precies daar gaat het vaak mis. Niet omdat leidinggevenden of HR onzorgvuldig zijn, maar omdat verzuim in het begin klein en overzichtelijk lijkt. Pas later merk je dat juist die eerste dagen belangrijker waren dan ze op dat moment leken.

Een goed proces van ziekteverzuim helpt dan niet alleen om aan verplichtingen te voldoen, maar vooral om op tijd de juiste dingen te doen: zorgvuldig communiceren, signalen herkennen en weten welke stappen wanneer nodig zijn.

Start het ziekteverzuimproces op tijd

Het ziekteverzuimproces begint direct bij de eerste ziekmelding. Na de ziekmelding volgt een eerste contactmoment dat niet zwaar of formeel hoeft te zijn. Juist niet. Het gaat er vooral om dat je rust brengt, betrokkenheid toont en samen afstemt hoe het contact er de komende dagen uitziet. Daarmee leg je vaak al de basis voor de rest van het proces.

Meer weten over hoe je zo’n verzuimgesprek voert, nog vóór verzuim zich opstapelt? Lees dan ook onze blog over het verzuimgesprek.

Niet elk ‘griepje’ is zomaar een griepje

Soms duurt ziekteverzuim langer dan je verwacht. Dan blijkt achteraf dat iemand zich al vaker kort heeft ziekgemeld, of dat er eerder signalen waren van stress, vermoeidheid of overbelasting.

Juist daarom is het verstandig om niet alleen naar de ziekmelding zelf te kijken, maar ook naar wat eraan voorafgaat. Wie pas in gesprek gaat als verzuim echt een dossier wordt, is vaak laat. Een goed ziekteverzuimproces helpt dus niet alleen bij opvolging, maar ook bij het eerder herkennen van patronen.

Wat zeg je wel en wat zeg je niet tijdens het proces van ziekteverzuim?

Bij een ziekmelding wil je betrokken zijn, zonder te veel te vragen. Dat betekent dat je best kunt informeren hoe het gaat en afspraken kunt maken over contact, maar niet hoeft door te vragen op de medische oorzaak. Die informatie hoef je niet te hebben, en vaak mag je die ook niet vastleggen of delen.

Dat geldt ook richting collega’s. Je kunt communiceren dat iemand tijdelijk afwezig is, wie werkzaamheden opvangt en waar het team terechtkan met vragen. Wat je niet deelt, zijn medische details, persoonlijke omstandigheden of de reden van uitval.

Juist dat onderscheid maakt verzuimcommunicatie professioneel en duidelijk binnen de organisatie.

Wanneer wordt het ziekteverzuimproces formeler?

Zodra ziekteverzuim langer duurt, komt ook het formele proces op gang. Dan krijg je te maken met vaste momenten in de Wet verbetering poortwachter, zoals het inschakelen van een bedrijfsarts voor week 6, de probleemanalyse in week 6, het plan van aanpak in week 8 en de melding bij het UWV in week 42.

In veel organisaties gaat het niet mis doordat niemand deze stappen kent, maar doordat het overzicht ontbreekt. Afspraken staan in mails, notities raken verspreid en verantwoordelijkheden zijn niet altijd scherp. En precies daar ontstaat risico.

Een werkbaar ziekteverzuimproces maakt het verschil

De meeste organisaties hebben ergens wel een proces van ziekteverzuim liggen. Maar dat betekent nog niet dat het in de praktijk ook echt werkt. Als informatie versnipperd is en leidinggevenden telkens moeten improviseren, wordt verzuim al snel onnodig complex.

Een werkbaar ziekteverzuimproces zorgt voor overzicht, duidelijke rollen en zorgvuldige communicatie vanaf de eerste ziekmelding tot aan re-integratie. Dat is niet alleen prettiger voor HR en leidinggevenden, maar vooral ook voor de medewerker zelf.

In de whitepaper ‘Verzuim en communicatie’ vind je een praktisch overzicht van de belangrijkste stappen, communicatierichtlijnen en deadlines binnen het proces van ziekteverzuim.

Download hier de whitepaper en zorg dat je niets mist in je ziekteverzuimproces.