‘We hebben meer overzicht en zien ons werk verschuiven van een administratieve naar een controlerende rol’

Van Ameyde is een toonaangevende en internationaal actieve speler op het gebied van risicomanagement en schadebeheer. Met maar liefst 14 Nederlandse werkmaatschappijen waar 475 mensen werken, is het voor de ondersteunende tak Van Ameyde Shared Services een uitdagende taak om alle HR-processen en bijbehorende administratie te verzorgen. Met de HRM-software van AFAS én goed ingericht beheer zijn die werkzaamheden succesvol gestroomlijnd en steeds verder geautomatiseerd; handmatige handelingen behoren meer en meer tot het verleden en de manier van werken is gestandaardiseerd.

Met slimme workflows en één centrale plek voor alle data

‘We hebben in die periode geanalyseerd dat we jaarlijks zo’n 1800 mutaties doorvoeren’, vertelt Rob Faas, Payroll Specialist en functioneel beheerder AFAS bij Van Ameyde Shared Services. ‘Dat deden we grotendeels met de hand. Mijn dagelijkse werkzaamheden bestonden vooral uit het invoeren van nieuwe medewerkers in ons toenmalige systeem voor HR en Payroll. Medewerkers vulden formulieren in, onze HR-medewerkers stelden een arbeidsovereenkomst op in Word en dat kwam dan allemaal bij mij terecht. Ik controleerde de invoer en richtte onder meer de looncomponenten van de medewerker in.’

Dat was nog niet alles. ‘Ook mutaties als een nieuw contract of een salarisverhoging voerde ik handmatig door’, vervolgt Rob. ‘De communicatie daarover verliep via diverse kanalen, zoals Teams, Whatsapp of we mailden heen en weer. Het was op een gegeven moment zoveel handmatig werk, dat het niet leuk meer was. Toen heb ik geopperd: misschien moeten we kijken naar een ander softwarepakket waarmee we in workflows kunnen werken, zodat we aan efficiency winnen en tijd besparen.’

Binnen tien minuten verkocht

Dat idee vond gehoor bij Yvonne Borsboom, Manager HR bij Van Ameyde Shared Services. En dus volgde er al snel een marktonderzoek. Het wensenlijstje was helder: werken in geautomatiseerde workflows, standaardisering van processen en optimaliseren van de in- en uitdiensttreding. Op basis daarvan en de geboden oplossing was AFAS één van de partijen die Van Ameyde uitnodigde voor een gesprek.

‘We waren binnen tien minuten verkocht’, zegt Rob. ‘De consultant liet zien wat er allemaal mogelijk was en wij dachten alleen maar: dit ziet er wel heel mooi uit.’ Yvonne: ‘Zo mooi, dat we op de man af hebben gevraagd of het wel waar kon zijn. In vervolggesprekken en presentaties werden die mooie beloftes echter elke keer bevestigd.’

Geautomatiseerde processen zorgen voor standaardisering

Rob: ‘Met name de workflows trokken ons over de streep. Dat bijvoorbeeld een leidinggevende een contractverlenging doorvoert en het systeem automatisch een contract opstelt. Of, waar we nu mee bezig zijn, dat een sollicitant digitaal zijn gegevens kan invoeren. We dachten meteen: dit gaat ons écht tijd besparen.’ Yvonne: ‘Geautomatiseerde processen zorgen ook voor standaardisering. Het maakt niet uit bij welke werkmaatschappij van Van Ameyde je werkt, want alles gaat door dezelfde workflows. In onze volledige keten zijn daardoor alle schakels gekoppeld. Dat is precies wat we nodig hadden. Daarnaast beheer je in AFAS alles op één plek, waardoor je mutaties ook maar op één plek hoeft door te voeren. Dat zorgt voor veel tijdsbesparing en minder fouten.’

De overstap naar AFAS brengt rust en grip

De keuze was gemaakt en Van Ameyde pakte door. In september 2023 startte de implementatie van AFAS in de organisatie. Yvonne: ‘Dan maak je eerst een plan: wat willen we, wat is er nodig om het systeem in te richten en wat is haalbaar? Prioriteit was dat we in januari 2024 live konden gaan met onze salarisverwerking. Daarom hebben we Payroll als eerste uitgerold, vrijwel gelijktijdig met de AFAS Pocket app. In de maanden daarna volgde het medewerkersportaal Insite, wat wij SimplHR noemen. Die gefaseerde overgang hebben we als een goede keuze ervaren.’

Soepele salarisverwerking en tevreden medewerkers

Terugkijkend concludeert Yvonne dat de implementatie ‘boven verwachting goed’ is gegaan. ‘Zeker als je beseft dat het gaat om een overgang naar een nieuw systeem voor maar liefst 14 verschillende werkmaatschappijen, waar 475 mensen werken. We hebben vóór de overgang naar AFAS een aantal maanden schaduw gedraaid en uiteindelijk konden we alles afvinken. Bij de eerste verloningen in AFAS was het foutpercentage vrijwel nul. Dat is precies wat we wilden bereiken. Voor mensen is het verreweg het belangrijkst dat ze een salaris krijgen dat klopt. Heel mooi dat dat zo snel is gelukt.’

Een bron van informatie om op te sturen

Wat de sleutel tot succes is geweest? ‘We hebben op voorhand veel gecommuniceerd over de overgang’, vertelt Yvonne. ‘Managers en medewerkers hebben we vroegtijdig meegenomen in de komst van het nieuwe systeem. We hebben presentaties gegeven over Manager en Employee Self Service en voor medewerkers hebben we inloopsessies gehouden waarbij ze vragen konden stellen. Mede daardoor is de overgang als vanzelf gegaan. We krijgen weinig vragen van medewerkers. De software wijst zich vanzelf, je vindt snel je weg.’

Van digitale leasefietsen tot realtime stuurinformatie

Het gebruikersgemak is duidelijk toegenomen. ‘Medewerkers doen veel via de AFAS Pocket app. Het is voor hen heel makkelijk om een declaratie in te dienen en een bonnetje in te scannen. Dat gaat vrijwel automatisch. Verlof opnemen, een brief accorderen: dat doen ze allemaal met hun app.’

Leidinggevenden en de HR-administratie ervaren de grootste winst van werken met het nieuwe systeem. Zij kunnen met een muisklik een workflow opstarten. Rob neemt het aanvragen van ouderschapsverlof als voorbeeld: ‘Voorheen gingen we daarvoor met de medewerker om tafel en stelden we een brief op om het proces op te starten. Nu voert de medewerker zelf de aanvraag door in het systeem, waarna de leidinggevende moet accorderen en de directeur digitaal ondertekent. Daar hoef ik als salarisadministrateur niets meer voor in te voeren zoals voorheen. Het gaat automatisch en dat maakt een groot verschil.’

Yvonne: ‘We horen weleens van managers: wat gaat dit makkelijk! Ze hoeven alleen maar in de Pocket app te kijken om te zien welke medewerker waarom niet aanwezig is. Die informatie hebben we real time beschikbaar. En we hoeven er niet eens voor in te loggen, we hebben die informatie direct bij de hand.’

Over Van Ameyde

Van Ameyde Group is een internationaal opererende organisatie met meer dan 35 dochterondernemingen en ruim 100 vestigingen in 30 landen, voornamelijk in Europa. De groep bestaat uit bedrijven die onder de naam Van Ameyde opereren, evenals gespecialiseerde ondernemingen die door middel van overnames en integraties onderdeel zijn geworden van haar netwerk.

Dankzij deze strategische uitbreiding en diversificatie is Van Ameyde uitgegroeid tot een toonaangevende partij op het gebied van schade- en risicomanagement. De organisatie ondersteunt de verzekeringssector en aanverwante industrieën met innovatieve oplossingen die bijdragen aan een efficiëntere en nauwkeurigere schadeafhandeling.

Haar dienstverlening omvat onder meer interim-oplossingen, gespecialiseerde schadesoftware, maritieme inspecties, schade-expertise en taxaties. Van Ameyde is actief in uiteenlopende sectoren, variërend van de filmindustrie en wagenparkbeheer tot flora en fauna.

Automatiseer net als Van Ameyde en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. Wil jij ook slimmer werken? Meld je gratis aan voor de automatiseringsreis HR.