Whk-beschikking controleren met terugwerkende kracht

Jaarlijks ontvangen werkgevers van de Belastingdienst de beschikking voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingkas (Whk). Deze premie wordt gebaseerd op Ziektewet- en WGA-uitkeringen van (ex-)medewerkers en kan daardoor een aanzienlijke impact hebben op de totale werkgeverslasten.

In de praktijk wordt de Whk-beschikking vaak zonder verdere controle geaccepteerd. Toch blijkt regelmatig dat de gegevens waarop de premie is gebaseerd niet volledig of niet correct zijn verwerkt. Hierdoor betalen organisaties soms jarenlang een hogere premie dan noodzakelijk. Een controle met terugwerkende kracht kan dan waardevolle inzichten opleveren en mogelijk leiden tot een correctie of terugbetaling.

Waarom fouten in Whk-beschikkingen vaker voorkomen dan gedacht

Voor de Whk-premie worden gegevens van meerdere instanties gebruikt en de berekening is complex. Daardoor kunnen fouten ontstaan die niet altijd direct zichtbaar zijn voor werkgevers. Zo worden uitkeringen soms toegerekend aan de verkeerde werkgever of terwijl daar geen wettelijke grondslag voor bestaat. Ook komt het voor dat eerdere correcties vanuit het UWV of uit bezwaarprocedures niet goed worden verwerkt in latere beschikkingen, waardoor verouderde gegevens jarenlang blijven doorwerken in de premie.

Daarnaast blijkt regelmatig dat de hoogte van een toegerekende uitkering niet klopt. Hoewel de uitkering zelf terecht kan zijn meegenomen, kan een onjuist bedrag alsnog leiden tot een te hoge premie. Een andere veelvoorkomende situatie betreft uitkeringen die onder het vangnet van het UWV vallen, zoals bij zwangerschap, orgaandonatie of een no-riskpolis. Deze lasten mogen niet voor rekening van de werkgever komen, maar worden in de praktijk toch nog geregeld toegerekend.

Terugkijken loont: ook na afloop van de bezwaartermijn

Veel werkgevers gaan ervan uit dat een Whk-controle alleen zinvol is binnen de reguliere bezwaartermijn van zes weken. Die gedachte zorgt ervoor dat mogelijke fouten vaak ongemerkt blijven. In werkelijkheid bestaan er ook mogelijkheden om oudere beschikkingen opnieuw te laten beoordelen.

Een controle met terugwerkende kracht kijkt niet alleen naar de meest recente beschikking, maar onderzoekt ook eerdere jaren. Afhankelijk van de situatie kan tot 5 jaar worden teruggekeken naar de verwerking van uitkeringen, loonsommen en correcties. Wanneer blijkt dat een werkgever te veel premie heeft betaald, kan via een herzieningsverzoek alsnog een correctie worden aangevraagd. Daarmee ontstaat ook buiten de regulieren bezwaarperiode ruimte om onterecht betaalde premies terug te vorderen.

Een praktijkvoorbeeld

Een zorgorganisatie met ongeveer 250 medewerkers liet haar Whk-beschikkingen over meerdere jaren analyseren. Tijdens deze controle bleek dat een WGA-uitkering ten onrechte aan de organisatie was toegerekend. Bovendien bleek een eerdere doorgevoerde correctie niet te zijn verwerkt. Na een succesvol herzieningsverzoek werd de premie opnieuw vastgesteld. Dit leidde niet alleen tot een terugbetaling van te veel betaalde premie over voorgaande jaren, maar ook in een structurele verlaging van de premie.

Organisatiewijzigingen vragen om extra aandacht

Voor organisaties die de afgelopen jaren te maken hebben gehad met een fusie, overname, reorganisatie of een wijziging in het eigenrisicodragerschap, is een controle van de Whk-beschikkingen extra relevant. Juist bij veranderingen in de organisatie kunnen uitkeringen, loonsommen en eerdere correcties onjuist zijn verwerkt in de premieberekening.

Ook na een overgang van onderneming of een terugkeer van eigenrisicodragerschap naar het publieke bestel kunnen eerder toegekende uitkeringen nog jarenlang invloed hebben op de hoogte van de Whk-premie. Een controle met terugwerkende kracht helpt om vast te stellen of deze lasten terecht zijn meegenomen en voorkomt dat fouten langdurig blijven doorwerken.

Ondersteuning bij jouw controles

De HR-specialisten van OAZ ondersteunen werkgevers bij het analyseren van Whk-beschikkingen, controles met terugwerkende kracht en het indienen van bezwaar- en herzieningsverzoeken. Zo krijgen organisaties meer inzicht in hun werkgeverslasten en kunnen onnodige premiekosten worden voorkomen.

Wil je meer weten? Neem contact op met OAZ via 088 5600 700 of via [email protected]. Onze specialisten denken graag mee over de mogelijkheden voor jouw organisatie.