Filmpjes besparen ons tijd én verhogen de kwaliteit

Hoe kunnen we werk nog leuker en beter maken? Met die vraag is AFAS veel bezig – zeker nu het softwarebedrijf volgend jaar de vierdaagse werkweek invoert. Eén van de antwoorden: door filmpjes te gebruiken voor overleggen updates en instructies. HR-directeur Britt Breure legt uit hoe het werkt én wat het oplevert.

Vertel! Filmpjes gebruiken voor overleggen?

‘Jazeker. Ik geef je een voorbeeld. Wij vergaderen vijf keer per jaar met al onze directieleden. We praten elkaar bij over wat we allemaal gedaan hebben en nemen besluiten over wat we gaan doen. Vroeger maakte iedereen dan een PowerPoint en daar worstelden we ons met zijn allen doorheen. Of nou ja door een deel dan. Want over de presentaties in de ochtend spraken we veel te lang waardoor we die van de middag er in hoog tempo doorheen joegen. Vaak gingen we naar huis met vervolgafspraken in de categorie: ‘laten we volgende week in deze samenstelling nog even doorpraten over dit onderwerp.’

En hoe doen jullie dat nu?

‘Nu maakt iedere directeur ruim twee weken van tevoren een filmpje met haar of zijn update gewoon op de mobiel of laptop. Die filmpjes mogen maximaal 20 minuten duren. Zo dwingen we onszelf om alleen te vertellen wat echt belangrijk is. De andere directieleden kijken of luisteren de update op een moment dat het hen schikt. Ik doe het meestal als ik een wandeling maak of in de auto zit en dan op afspeelsnelheid 1.5. Dus binnen een kwartier per directeur ben je klaar.’

Dat is in ieder geval minder saai en je kunt korter vergaderen maar is het ook beter?

‘Jazeker. We uploaden de filmpjes in onze software en alle directieleden zetten er vervolgens hun vragen en opmerkingen onder. Daardoor zijn we met zijn allen veel beter voorbereid. We hebben er vooraf al een nachtje over kunnen slapen en voorstellen kunnen doordenken. De tijd die we daadwerkelijk vergaderen kunnen we hierdoor veel effectiever gebruiken en we kunnen meteen besluiten nemen. We hoeven dus later niet nog eens bij elkaar te komen. En – om het helemaal rond te maken – na afloop maakt een van de directeuren een filmpje met de belangrijkste informatie en besluiten. Dat sturen we naar de managers dan zijn die ook meteen op de hoogte én horen ze allemaal hetzelfde.’

Jullie gebruiken filmpjes ook voor rapportages en instructies.

‘Ja elk kwartaal krijgt onze Raad van Commissarissen bijvoorbeeld een rapportage vanuit ons bedrijf. Die gaat natuurlijk over de cijfers maar cijfers alleen zeggen niet zo veel. Je wilt ook de verhalen erachter delen. En ook dat doen we met video-updates. Een collega van Finance interviewt van elke afdeling een collega. Waardoor onze commissarissen echt een beeld krijgen van wat er gebeurt en de mensen om wie het gaat.’

En die instructies?

‘Soms veranderen er dingen in de manier waarop we onze tijd bijhouden in onze software. Bijvoorbeeld straks wanneer we allemaal vier dagen in de week gaan werken. Dat betekent iets voor de roosters van collega’s en dat moeten onze managers inregelen.’

‘Vroeger zouden we daar een instructie voor schrijven. Kost hartstikke veel tijd en – merkten we – het roept altijd vragen op. Nu maken we een instructiefilmpje inclusief demo. We laten zíen wat managers moeten doen en hoe dat werkt. Hierdoor is hij gedetailleerder en completer. En daar kunnen managers beter mee uit de voeten.’

Het lijkt me wel ongemakkelijk om zo’n filmpje op te nemen.

‘Ja eigenlijk niemand vindt het meteen leuk. Je moet echt even ergens doorheen. Je vindt je stem stom je wilt je niet verspreken en belangrijke dingen niet vergeten. Mijn eerste update heb ik denk ik wel zeven keer opnieuw opgenomen.’

Dat gaat dus niet zo snel.

‘De eerste paar keer zeker niet nee. Maar het went. Na drie vier filmpjes gaat het vanzelf en word je minder perfectionistisch. Dat is ook wel logisch tijdens live-presentaties val je ook wel eens stil of kom je even niet uit je woorden. Als je dat bedenkt gaat het steeds sneller.’

En nu?

‘Voordat ik de opname start denk ik even goed na over wat de belangrijkste boodschap is en hoe ik die wil brengen. De opname zelf is in één keer klaar. Dus dat is in totaal maximaal een half uur vroeger deed ik langer over het maken van een goede PowerPoint. Eigenlijk niemand vindt het meer spannend. Terwijl we allemaal meer regie ervaren over wat we vertellen wat we vragen en wat we besluiten. Het maakt werk zo veel leuker en beter. Precies zo als we het graag zien.’