Hoe meet je het succes van je onboardingprogramma met KPI’s?

Meten is weten. In plaats van te vertrouwen op onderbuikgevoelens, biedt het verzamelen en analyseren van data waardevolle inzichten in je onboardingprogramma. Dit is belangrijk omdat de verwachtingen en meningen van HR en nieuwe medewerkers vaak uiteenlopen. Door je onboarding te meten, kan je het proces objectief beoordelen en waar nodig bijsturen.

Wat zijn onboarding KPI’s?

KPI’s, oftewel Key Performance Indicators, zijn meetbare indicatoren die aangeven hoe een organisatie presteert en of ze haar doelen bereikt. Ze helpen bij het evalueren van specifieke activiteiten, zoals je onboardingproces. Met KPI’s krijg je inzicht in de effectiviteit van je onboardingprogramma en waar verbetering nodig is.

Maar eerst: stel duidelijke doelen

Voordat je KPI’s kan vaststellen, is het belangrijk om heldere doelen te formuleren. Wat wil je bereiken met je onboarding? Wil je bijvoorbeeld nieuwe medewerkers een warm welkom geven, tijd besparen voor HR of het personeelsverloop verminderen? Nadat je deze doelen hebt bepaald, kies je gerichte KPI’s.

Voorbeelden van onboarding KPI’s

Wat zijn goede KPI’s om het succes van je onboardingprogramma te meten? Hieronder vind je enkele belangrijke KPI’s die inzicht geven in hoe je proces presteert.

1. Tijd tot zelfstandigheid
Een van de meest gebruikte KPI’s voor onboarding is ‘tijd tot productiviteit’. Bij Appical focussen we echter op ‘tijd tot zelfstandigheid’, omdat dit gemakkelijker te meten is. Deze KPI laat zien hoe snel nieuwe medewerkers in staat zijn om zelfstandig hun taken uit te voeren. De kernvraag is: na hoeveel weken of maanden kan een medewerker volledig zelfstandig werken? Dit is het moment waarop nieuwe collega’s zonder begeleiding kunnen werken en actief bijdragen aan de bedrijfsresultaten.

2. Retentiegraad van nieuwe medewerkers
Als HR-professional ben je ongetwijfeld bekend met de term retentiegraad, oftewel personeelsbehoud. Binnen het onboardingproces is het belangrijk om specifiek te kijken naar de retentiegraad van nieuwe medewerkers. Dit percentage geeft aan hoeveel procent van de nieuwe medewerkers na bijvoorbeeld zes maanden of een jaar nog bij jouw bedrijf werkzaam is.

Wist je dat 70% van de medewerkers al binnen de eerste maand beslist of ze willen blijven (BambooHR)? Dit onderstreept hoe belangrijk de eerste weken zijn voor het behoud van personeel. Een hoge retentiegraad wijst op een effectief onboardingprogramma, terwijl een hoog verloop in het eerste jaar kan duiden op een slechte fit of onvoldoende ondersteuning in die periode. Door de retentiegraad zorgvuldig bij te houden, kan je tijdig ingrijpen.

3. Tevredenheid van nieuwe medewerkers over het onboardingproces
Een effectieve manier om de kwaliteit van je onboarding te evalueren, is door feedback te vragen aan nieuwe medewerkers. Bijvoorbeeld via enquêtes of feedbackvragen. Gebruik een Likertschaal (bijvoorbeeld van 1 tot 5) om de tevredenheid te meten en volg dit op met open vragen voor meer inzicht. Een aantal voorbeelden:

• Wat was de grootste uitdaging in je eerste week?
• Wat zou je verbeteren in het onboardingproces?
• Welke onderdelen waren het meest waardevol voor jou?

Het is aan te raden om deze enquêtes elke maand uit te voeren, zodat je de ervaringen van nieuwe medewerkers gedurende hun eerste jaar kan volgen.

4. Voortgangspercentage van het onboardingtraject
Hoeveel medewerkers doorlopen het volledige onboardingprogramma? Dit meet je met het voortgangspercentage, een belangrijke maatstaf voor de betrokkenheid. Het is eenvoudig te meten met een onboarding-app die de voortgang van medewerkers bijhoudt.

Met de Appical onboarding-app kan je onder andere de volgende aspecten zien op het dashboard:

• Adoptiepercentage: maken medewerkers gebruik van de tool die je hebt gecreëerd?
• Voortgangspercentage: hoeveel nieuwe medewerkers ronden de onboarding af; op welke momenten haken mensen af?

Houd er rekening mee dat de opzet van je programma invloed heeft op deze cijfers. Te veel informatie of content die te laat komt, kan demotiveren. Stel jezelf vragen zoals: bij welke content blijven nieuwe medewerkers steken? Zijn de instructies en teksten helder? Werken alle video’s en afbeeldingen? Al deze factoren beïnvloeden de betrokkenheid.

Intern en extern vergelijken

Wil je weten of je op de goede weg zit? Vergelijk dan niet alleen met de maanden of jaren ervoor, maar kijk ook eens naar je branche. Dit helpt je te begrijpen waar je staat ten opzichte van concurrenten en de sector als geheel.

Daarnaast is het slim om onderscheid te maken tussen verschillende groepen medewerkers, zoals teams op verschillende afdelingen of locaties. Deze groepen kunnen anders reageren op je onboardingcontent. Merk je verschillen op, vraag dan om feedback: wat werkt wel en wat werkt niet voor hen?

Door interne en externe vergelijkingen te maken en feedback te verzamelen, krijg je een completer beeld van je onboardingstrategie en kan je gerichter optimaliseren.