In november stonden we stil bij de Week van de Werkstress. Betekent dat, dat we het onderwerp nu kunnen parkeren tot volgend jaar? Zeker niet! In een recent onderzoek van TNO en het CBS blijkt dat de kosten van werkverzuim door stress zijn opgelopen tot 2,8 miljard euro per jaar. 35 procent van de respondenten in het onderzoek gaf aan dat het werkverzuim te maken had met werkdruk of -stress. Hieronder vind je een aantal tips die werkdruk en werkstress kunnen verminderen en hopelijk voorkomen.

1. Maak werkstress bespreekbaar

Werkstress is een lastig onderwerp om aan de kaak te stellen. Niet alleen voor de werknemer, die het ervaart en bang is voor de reactie van de werkgever, maar ook voor een werkgever. Maar probeer dit toch te doen.

Maak het een speerpunt, hoofdthema, KPI binnen jouw bedrijf

Net als klanttevredenheid kan het voorkomen van een te hoge werkdruk (en werkstress) een speerpunt worden binnen jouw bedrijf. Dan is het ook verder geen ‘zwaar onderwerp om op de agenda te hebben. In deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt en te hoge werkdruk in vele sectoren kan je je daarin mooi onderscheiden.Maak het ook een vast onderdeel bij werkoverleg (van de afdeling en op individueel niveau). Elke week of maand structureel aandacht geven aan het onderwerp.

2. Zorg voor focus

Wist je dat je aan het multitasken bent wanneer je je niet focust op één taak? Je bent met allerlei taken een klein beetje bezig. Het kost veel tijd als je continu wordt onderbroken en je dus niet focust. Volgens onderzoek kost een onderbreking van één minuut je gemiddeld tien minuten hersteltijd. Dus stel je was bezig met een lastige offerte en een klant belt met een vraag, pas tien minuten na het gesprek ben je weer op het punt waar je was. En aangezien we gemiddeld elke 11 minuten worden gestoord, kan het zo zijn dat je na een dag hard werken denkt ‘wat heb ik vandaag nou werkelijk gedaan?’ Naast dat het veel tijd kost, is de kans op het maken van fouten ook groter.

  • Heel belangrijk dus om je niet te laten afleiden. Zorg dat eerst aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan zoals:
  • Bereid je voor op je taak, wat heb je allemaal nodig aan informatie? Zodat je niet tussendoor weer moet lopen, zoeken of bellen.
  • Zet alle mogelijke afleidingen uit zoals notificaties bij email en telefoon.
  • Blok je taak in je agenda en geef aan dat je een half uur niet gestoord wilt worden.
  • Deur dicht. Ga desnoods in een aparte ruimte zitten of met een koptelefoon op.

3. Plan bewust rustmomenten in

Wist je dat het overslaan van pauzes één van de signalen van een te hoge werkdruk is? Rust nemen is heel belangrijk om gezond te blijven.. Niet urenlang doorwerken achter elkaar, maar geregeld even pauzeren. Vraag collega’s om hier ook op te letten wanneer je van jezelf weet dat je niet altijd je rust neemt,

Werk je zelf vaak over of zie je dat iemand anders structureel overwerkt? Of ’s avond is ingelogd? Spreek hem of haar aan en kijk of je kunt helpen.

Plan bewust pauzes en tijd voor jezelf in. Niet alleen tijdens je werkdag maar ook wanneer je thuis bent. Je zult zien dat je daarna ook veel productiever bent.

4. Spreek je uit en zeg vaker nee

Naast het delen van emoties en gevoelens hebben ook veel mensen moeite met het zeggen van nee. Maar wist je dat dat juist een hele gezonde vaardigheid is om te stimuleren binnen jouw organisatie?Meer dan driekwart van de Nederlanders heeft ermoeite mee. Hierdoor blijven mensen een beroep op ze doen en komen ze in de problemen met hun eigen werk.

De Amerikaanse Mayo Clinic, onderzocht al in 2016, dat mensen meer stress ervaren en een grotere kans op burn-out hebben wanneer ze moeite hebben met nee zeggen.

Ga oefenen met nee zeggen!

  • Geef niet meteen antwoord als iemand je vraagt iets te doen. Geef aan dat je even gaat uitzoeken of het past en dat je erop terugkomt. Dat is stap 1. En als het niet past geef je dat aan met wellicht een datum of tijdstip waarop het wel uitkomt.
  • Wees respectvol en eerlijk; Bijvoorbeeld:Leuk dat je aan me denkt voor dit project, maar mijn agenda laat geen ruimte op dit moment. Verzin geen smoes, de waarheid is de beste manier om iets af te wijzen.
  • Bedenk dat, doordat je ja zegt tegen het een, iets anders vaak niet door kan gaan. Je kan je tijd maar één keer spenderen.

5. Eat that elephant

Heel belangrijk om te weten waarom je de dingen doet die je doet. Wat zijn de hogere doelen binnen het bedrijf en zijn de dingen die je dagelijks uitvoert wel in lijn met deze doelen? Zo niet, dan kan je je afvragen hoe zinvol het is om met deze zaken bezig te zijn.

Ben je bezig met een groot project waar je als een berg tegenop ziet?

Deel het project, lees de olifant, in kleine behapbare stukjes op zodat je het stukje voor stukje uit kunt voeren, lees op kunt eten. Begin klein, maak je taken concreet, plan taken in en stel deadlines die uitdagen. Voor je het weet heb je weer een olifant op.

6. Creëer een aangename werkomgeving

Een optimale werkomgeving betekent ook een optimale werkplek. Is jouw werkplek of werkruimte een overzichtelijke, representatieve plek die je optimaal gebruikt? Waar je productief en creatief kunt werken? Heb je een goed systeem voor je papieren en digitale informatie of ben je vaak op zoek naar documenten in de stapels op je bureau of in je inbox? En hoe zit het met je instrumenten en andere benodigdheden?

Heb je het gevoel steeds achter de feiten aan te lopen? Wanneer een werkplek niet optimaal is georganiseerd kan dit een gevoel van stress en spanning geven. En kun je je niet volledig concentreren op je werk.

Uit onderzoek is gebleken dat een overzichtelijke georganiseerde werkomgeving wel een uur tijdswinst per dag kan opleveren. De besluitvaardigheid verbetert. Er worden prioriteiten gesteld, je krijgt inzicht in je werkzaamheden en kunt cliënten sneller helpen.

Door bureaus en werkplekken efficiënter te organiseren ontstaat er weer overzicht. In het werk, op de werkplek maar ook in je hoofd. En worden spullen sneller gevonden en dus tijd en geld bespaard. Plan een dagdeel in om te kijken hoe je alles slimmer kunt organiseren.

Investeer in slimmer werken

Wil je serieus aan de slag met het voorkomen van verzuim door een te hoge werkdruk en werkstress? Een hele slimme keuze die jouw bedrijf uiteindelijk veel geld kan besparen.

Gepost door Eva Rietbroek

Sinds 2011 train ik, Eva Rietbroek, ondernemers en hun medewerkers om slimmer met hun tijd, taken, stress, klanten en processen om te gaan. Om structuur en overzicht aan te brengen binnen bedrijven. Na ruim 13 jaar als marketeer te hebben gewerkt binnen de zakelijke dienstverlening (Fortis Bank en SNS REAAL) weet ik hoe belangrijk het is om klantgericht te werken en door de ogen van de klant naar je bedrijf te kijken. Maar het belangrijkste is dat je weet waar je naar toe wilt gaan. Wat zijn je doelen (privé en zakelijk) en hoe kan je die nou slim en zonder stress bereiken? Door het combineren van mijn marketingkennis (kijken door de ogen van de klant) en mijn kennis van slimmer werken (time management; slim omgaan met je tijd, taken en processen) help ik ondernemers en hun medewerkers slim hun doelen te bereiken. Dit doe ik middels mijn IN CONTROL aanbod. Meer omzet, meer structuur, minder stress, tevreden klanten én tijd besparen! Wie wil dat nou niet?