Assessment bij een reorganisatie: is dat slim?

Reorganisaties zijn voor veel bedrijven aan de orde van de dag. ‘Verandering is de enige constante’ is niet voor niets een veelgebruikte uitspraak. Of het nu gaat om een volledige herstructurering, of om het invoeren van een nieuwe manier van werken voor een bepaalde functiegroep, zeker is dat het een behoorlijke impact heeft op de organisatie. Assessments zijn heel geschikt om de kwaliteiten van medewerkers in kaart te brengen. De context van een organisatieverandering vraagt wel om een extra zorgvuldige aanpak.

Assessments als nulmeting

Stel, je wilt dat je salesmensen meer kansen gaan creëren in verkoopgesprekken en samen meer optrekken met experts binnen de organisatie om klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen. Je weet dat sommige medewerkers dit al succesvol doen, maar het merendeel niet. Voordat je voor de hele afdeling een trainingstraject optuigt, is het zinvol om de ontwikkelbehoefte in kaart te brengen. Assessments kunnen dan worden ingezet als een nulmeting, om vast te stellen of en in welke mate de medewerkers de vereiste (nieuwe) competenties al in huis hebben. Dit zijn dan ontwikkelgerichte assessments. Het gaat niet om de vraag ‘kan iemand dit of niet?’ maar om de vraag ‘wat moet iemand nog leren om dit goed te gaan doen?’. Het assessmentbureau levert rapporten over de individuele medewerkers, maar kan ook op groepsniveau adviseren over de inzet van trainingen en cursussen. Eventueel kan na verloop van tijd opnieuw een assessment worden ingezet om te kijken in hoeverre de medewerkers de competenties hebben ontwikkeld.

Solliciteren op de ‘eigen’ functie

Als de organisatie moet inkrimpen en functies veranderen of verdwijnen, kunnen assessments worden ingezet om de best passende medewerkers te behouden. Medewerkers solliciteren dan op hun eigen (veranderde) functie, ook wel de ‘stoelendansmethode’ genoemd (1). Uitgangspunt is dat zij allemaal een gelijke kans hebben om in een assessment hun kwaliteiten te laten zien. Hiervoor is het belangrijk dat het assessmentbureau voor elke medewerker precies dezelfde assessment onderdelen en normen hanteert. Ook mag het bureau vooral geen input krijgen over het functioneren van individuele medewerkers en/of het oordeel van hun leidinggevende.

Hoewel dit heel eerlijk en zorgvuldig klinkt, is het belangrijk voldoende stil te staan bij de context van de assessments. Zo’n soort reorganisatie brengt altijd stress en onzekerheid over het behoud van de eigen baan met zich mee. Dit kan een negatieve invloed hebben op de prestaties van medewerkers tijdens een assessment. Met als risico dat het assessment geen kloppend beeld oplevert van de kwaliteiten van medewerkers.

Transparantie is essentieel

Om assessments echt van meerwaarde te laten zijn bij een organisatieverandering, is transparantie heel belangrijk. Om te beginnen in de communicatie over het proces. Het moet vooraf duidelijk zijn wát het doel van een assessment is en op welke manier de uitkomsten worden gebruikt. Geef helderheid over mogelijke consequenties en vertel wat er met het rapport gebeurt. Een assessmentrapport dat een uitspraak doet over de geschiktheid voor één functie, is niet zomaar te generaliseren naar andere functies. Heeft je organisatie een Ondernemingsraad (OR) of Personeelsvertegenwoordiging (PVT)? Betrek hen dan vroegtijdig en laat input leveren over de opzet van de assessments. Zij hebben immers instemmingsrecht bij dergelijke besluiten (in het geval van een OR, 2).

Wees ook transparant in de communicatie over de inhoud van de assessments. Waar bestaan ze uit en waarom? Op welke competenties worden mensen getest? Organiseer ruim van te voren een voorlichtingsbijeenkomst waar mensen vragen kunnen stellen, liefst met een assessment deskundige die de antwoorden paraat heeft. En blijf weg van goedbedoelde, maar loze opmerkingen als ‘wees gewoon jezelf, dan komt het wel goed’. Zet mensen liever op het spoor van een goede voorbereiding op hun assessment. Raad ze een boek aan, of geef het cadeau. Want als mensen weten wat ze te wachten staat en vertrouwen hebben in hun eigen kunnen, zal het assessment een zo representatief mogelijk beeld opleveren. Daar hebben alle betrokken partijen baat bij.

Bronnen:

1. Redactie intermediair (17-10-2013). Solliciteren op je eigen functie, mag een werkgever dat van je vragen? Intermediair/DPG Media. https://www.intermediair.nl/werk-en-carriere/op-de-werkvloer/solliciteren-op-je-eigen-baan-mag-een-werkgever-dat-van-je-vragen
2. Ministerie van Algemene Zaken. (16-04-2023). Welke rechten heeft een ondernemingsraad (OR)? Rijksoverheid.nl. https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ondernemingsraad/vraag-en-antwoord/rechten-ondernemingsraad-or