De waarde van rolduidelijkheid voor HR

Kijkend naar de ontwikkeling van functietitels binnen HR, als HR manager of Chief People & Culture, vraag ik mij af of HR functionarissen voldoende aansluiting houden bij organisatieontwerp, wat in mijn ogen een zeer belangrijk onderdeel van de HR functie is? En meer specifiek: zetten HR functionarissen het onderwerp rolduidelijkheid voldoende op de agenda om van daaruit actuele thema’s als leiderschap, inclusie, diversiteit en psychologische veiligheid op de juiste manier te adresseren?

Rolduidelijkheid is een belangrijke index voor het HR beleid

In projecten waar ik werk aan het ontwerpen of aanscherpen van operating modellen, zie ik in het operating model een belangrijke drijvende kracht achter actuele HR vraagstukken. Hierbij gaat het niet alleen over structuur en processen, maar ook over de samenwerking tussen afdelingen en teams, overlegstructuren en beloningssystemen, die nodig zijn om de structuur te laten werken zoals bedoeld. Eén van de belangrijke onderwerpen die hierbij aan bod komt is rolduidelijkheid:

• Hoe duidelijk is het voor een medewerker wat zijn/haar verantwoordelijkheden zijn?
• Op welke manier hij/zij bijdraagt aan de realisatie van de organisatiestrategie?
• Wie beslist precies wat?
• Met wie moet er samengewerkt worden om tot een goed resultaat te komen?
• Wat verwachten collega’s van elkaar en praten zij hier met elkaar over?

Deze vragen laten zien hoe breed het onderwerp rolduidelijkheid is, de invloed die het heeft op het vermogen van medewerkers om succesvol te zijn in hun werk en daarmee hun motivatie. Als je verder op deze vragen ingaat kom je ook uit bij actuele onderwerpen als psychologische veiligheid, inclusie en diversiteit. Rolduidelijkheid is een index, die een indruk geeft van de manier waarop het hele organisatie systeem, inclusief het HR beleid, werkt op het niveau van een medewerker.

Inspiratiebron voor actuele HR thema’s

Om dit te verduidelijken geef ik een voorbeeld: stel je voor dat een nieuwe medewerker geen duidelijkheid heeft over zijn/haar taken, verantwoordelijkheden en de samenwerking die nodig is om naar verwachting te presteren. Een vraag die dan opkomt gaat bijvoorbeeld over het inwerkprogramma. Hoe maak je een goed inwerkprogramma voor een medewerker, van wie de rol niet duidelijk is? Met wie moet de medewerker dan kennismaken, wat moet de medewerker leren van de inwerk gesprekken? Als je dan verder kijkt langs de ‘employee journey’ kom je op het punt van de eerste feedback en evaluatie gesprekken. In de praktijk zie ik dat leidinggevenden dit erg lastig vinden als er onvoldoende rolduidelijkheid is. De leidinggevende heeft een verwachtingspatroon en de medewerker heeft een verwachtingspatroon van de functie, wat in het geval van rolonduidelijkheid, onvoldoende besproken is. Op het moment dat deze twee verwachtingspatronen niet voldoende op elkaar afgestemd zijn, bestaat de kans dat feedback en evaluatie gesprekken resulteren in teleurstelling vanuit de optiek van de medewerker. Op langere termijn kan het leiden tot frustratie bij de medewerker en een gebrek aan erkenning. Ook de vraag ‘of mijn werk er wel toe doet?’ zie ik in de praktijk bij medewerkers als gevolg van rolonduidelijkheid opkomen.

Dit voorbeeld is wat extreem gesteld, met als doel te laten zien dat rol(on)duidelijkheid uiteindelijk ook gaat over o.a. ‘je gehoord en gezien voelen’ in een organisatie en een inclusieve cultuur waarin mensen voor elkaar zorgen. De mate van psychologische veiligheid maakt of er in een organisatie wel of niet met elkaar in gesprek wordt gegaan over deze onderwerpen.

Rol van leiders in het creëren van rolduidelijkheid

Rolduidelijkheid gaat daarmee ook over de leiderschapsstijl in een organisatie. Is het niet in de eerste plaats de rol van leidinggevenden om na te denken hoe zij de activiteiten binnen hun afdeling zo goed mogelijk kunnen organiseren en hun mensen te helpen om zo succesvol mogelijk te zijn? Om dan vervolgens met medewerkers hierover in dialoog te gaan over hun functioneren en persoonlijke ontwikkeling. Vanuit HR moet worden nagedacht over de manier waarop gewenst leiderschap, de gewenste cultuur binnen een organisatie en bijvoorbeeld het ‘performance management process’ in samenhang het beste vormgegeven kunnen worden, met als doel het operating model te laten werken zoals dat bedoeld is en daarmee de organisatiestrategie op een succesvolle manier te realiseren. Psychologische veiligheid en inclusie zijn hiervoor randvoorwaarden. Rolduidelijkheid laat zien hoe deze onderwerpen op medewerkersniveau bij elkaar komen en in welke mate medewerkers in staat worden gesteld om het beste van zichzelf te laten zien in hun werk.