Tools om de interne communicatie binnen jouw organisatie te verbeteren

Goede interne communicatie is van essentieel belang voor elke organisatie. Maar een boodschap bereikt de teamleden niet vanzelf. Meestal heb je verschillende communicatiekanalen nodig om berichten snel en gericht te kunnen verspreiden. Medewerkers op kantoor hebben andere toegang tot informatie dan werknemers in een fabriek, magazijn of zorginstelling. Dat vereist een slimme aanpak met toepassing van specifieke software.

Welke rol kan HR vervullen?

Op de eerste plaats is het zaak om duidelijk af te kaderen welke berichten er gecommuniceerd moeten worden. Er is een breed scala aan toepassingen mogelijk, van nieuwe personeelsregelingen tot interne vacatures en van opleidingen tot introducties van nieuwe medewerkers, jubilea en praktische mededelingen.

Daarbij is het relevant om te bespreken welke informatie voor de hele organisatie bestemd is en welke communicatie je beter via een persoonlijk kanaal kunt laten verlopen. Juist in dit traject ligt een belangrijke taak voor de HR-afdeling, die in veel gevallen de juiste partij is om dergelijke boodschappen te formuleren en de schema’s voor verspreiding ervan op te stellen. De precieze taakverdeling kan overigens verschillen, afhankelijk van de opbouw van de organisatie.

Er kan een speciale afdeling communicatie zijn, die over de volledige breedte van de organisatie verantwoordelijk is voor het opstellen van de tekst, terwijl de IT-afdeling het beheer en de beveiliging van de systemen voor zijn rekening neemt. Leidinggevenden spelen bovendien een rol bij de vertaling van organisatienieuws naar hun teams. HR kan bij dit alles een coördinerende rol vervullen.

Meer dan alleen praktische informatie

Met behulp van narrowcasting software kun je belangrijk nieuws met alle medewerkers delen. Maar los daarvan kunnen digitale schermen ook bijdragen aan het zichtbaar maken van organisatiewaarden. Je kunt er daarnaast interne activiteiten en successen van medewerkers op delen. Zo vergroot je de betrokkenheid van het individu. Het is wel belangrijk om goed af te wegen welke boodschappen zich goed lenen voor vertoningen op beeldschermen en welke informatie daarvoor minder geschikt is.

Veiligheidsinstructies, gewijzigde openingstijden, interne evenementen, jubilea en resultaten van teams zijn heel goed te verwerken in narrowcasting. Uitgebreide personeelsregelingen of complexe instructies kun je echter beter op een andere manier onder de aandacht brengen. Maak onderscheid tussen informatie die vluchtig mag zijn en informatie die medewerkers later moeten kunnen raadplegen.

Aandachtspunten bij de implementatie

De techniek achter narrowcasting is de laatste jaren sterk verbeterd. Zo biedt Netpresenter bijvoorbeeld een zeer uitgebreid pakket aan tools die je kunt inzetten om de interne communicatie echt naar een hoger niveau te tillen. Je kunt berichten vooraf inplannen, zodat ze op het gewenste moment worden getoond. Ook kun je zelf de schermlocaties voor je berichten bepalen en heb je altijd de mogelijkheid om de geplande informatie tijdig te wijzigen.

Het verdient aanbeveling om een nauwe samenwerking tussen HR, communicatie en IT na te streven. Bepaal in onderling overleg welke selectiecriteria voor jullie organisatie het zwaarst tellen. Denk aan gebruiksgemak, integratiemogelijkheden, beheerrechten, toegankelijkheid en de mogelijkheid om berichten op verschillende locaties of voor verschillende doelgroepen te publiceren.

Doseren is belangrijk

Communiceren is een vak apart. Ook bij narrowcasting geldt bijvoorbeeld dat overdaad schaadt. Als een beeldscherm wordt gebruikt voor een constante stroom aan informatie, zal dit de attentiewaarde sterk beïnvloeden. Wat je verstuurt, moet relevant, actueel en begrijpelijk zijn, maar vooral gedoseerd. Zo zorg je ervoor dat een medewerker oog houdt voor wat er op die schermen verschijnt.

Concreet betekent dit: inventariseer de informatiebehoefte, bepaal per boodschap de doelgroep, kies het passende kanaal en toets vervolgens of medewerkers de informatie daadwerkelijk ontvangen en begrijpen. En vergeet niet: zo’n scherm vormt slechts een onderdeel van de totale communicatie. Het is geen vervanger voor de persoonlijke gesprekken en andere communicatiekanalen.

Een samenspel van tools

Narrowcasting is slechts een van de middelen waarmee een HR-afdeling de medewerkers kan bereiken. Afhankelijk van de organisatie en de doelgroep zijn er verschillende andere communicatietools beschikbaar. De keuze hangt onder meer af van de aard van de boodschap, de urgentie en de vraag of medewerkers de informatie later moeten kunnen terugvinden. Zo biedt een intranet de mogelijkheid om documenten op een centrale plaats te verzamelen en aan te bieden.

Tools zoals Microsoft Teams en Slack maken het mogelijk om snel berichten uit te wisselen, vragen te stellen en samen te werken in projectgroepen. Ze zijn vooral handig voor dagelijkse afstemming tussen collega’s en afdelingen, terwijl een interne nieuwsbrief zich goed leent voor het periodiek bijpraten van medewerkers over diverse ontwikkelingen binnen de organisatie.

Persoonlijk overleg blijft belangrijk

Een teamoverleg en een individueel gesprek blijven van groot belang. In die setting is er ruimte voor het stellen van vragen en kun je onderwerpen behandelen die zich minder goed lenen voor een algemeen bericht. Bovendien creëer je hiermee wederzijds begrip.