Onboarding is niet alleen de eerste werkdag

Tijdens de onboardingsfase wordt de fundering gelegd van de carrière van werknemers binnen je organisatie. De verwachtingen van de werkgever en werknemer worden afgestemd en de binding tussen beide partijen wordt hechter. Medewerkers zijn in de onboardingsfase het meest enthousiast met een eNPS van +3%. Toch praat meer dan een kwart van de medewerkers nauwelijks enthousiast of zelfs helemaal niet enthousiast over de nieuwe werkgever. Hoe kan je hier verandering in brengen en uit welke stappen bestaat de onboardingsfase? Lees het in dit eerste artikel uit de driedelige serie, naar aanleiding van het eerste benchmarkrapport over de employee journey experience van Integron. Lees ook het artikel over de developmentfase ’’24% van werkend Nederland gaat solliciteren in 2020‘ en het derde artikel over de offboardingsfase.

Pre-boarding

Voordat de onboarding begint, zit de toekomstige werknemer in de pre-boardingsfase, waarin hij een beeld krijgt van de organisatie door bijvoorbeeld employer branding. Nadat de toekomstige werknemer zich heeft georienteerd begint het sollicitatieproces; hoe verloopt dit proces, hoe zijn de gesprekken met HR of managers? En welke verwachtingen zijn er van beiden kanten, die je uiteraard waar wil maken? Het is sterk van belang dat het beeld van de organisatie (het employer brand) klopt met de werkelijkheid en dat de wederzijdse verwachtingen bij elkaar gecheckt worden, zodat duidelijk is of die waargemaakt kunnen worden. Maar 13% van de medewerkers vindt dat het vooraf geschetste beeld in sterke mate klopt met de werkelijkheid binnen de organisatie. Hier valt dus veel te winnen.

Nog te weinig organisaties besteden in de pre-boardingsfase aandacht aan de culturele fit tussen de organisatie en de medewerker, hoewel deze ’’zachte’ onderdelen juist bepalend blijken te zijn voor de carrière van medewerkers. Bijna de helft van de medewerkers stapt over op een nieuwe werkgever omdat zij meer uitdaging in het werk willen. Wees hier daarom open en eerlijk over en kijk waar je uitdaging kan bieden voor de potentiële medewerkers.

De eerste werkdag

Eenmaal op de eerste werkdag, is het van belang het enthousiasme van de nieuwe werknemer vast te houden. Vaak gaan er één tot twee maanden overheen voor een nieuwe werknemer zijn daadwerkelijke eerste werkdag heeft. Deze beginnen ze dan ook vol energie. Hoe benut je die energie en zorg je ervoor dat de medewerker zich helemaal thuisvoelt én alles geregeld is? Dat deze dag zo soepel mogelijk verloopt, helpt hier ook bij. Is de werkplek al gereed? Is er een inwerkprogramma? En krijgt de nieuwe werknemer alle benodigde informatie? Bij maar liefst één op de drie medewerkers is de werkplek op de eerste werkdag niet gereed en bij 40% is er zelfs geen inwerkprogramma aanwezig. En wordt de nieuwe werknemer goed welkom geheten door het team en de leidinggevende? Een kwart van de medewerkers vindt dat de leidinggevende te weinig aandacht had voor hem. Het zijn dus niet alleen de zakelijke onderdelen die goed geregeld moeten zijn, ook de emotionele binding is van belang.

Hoe ziet de ideale eerste werkdag er dan uit?

1. De medewerker ontvangt een dag van tevoren een welkomstbericht van de leidinggevende.
2. De medewerkers is vooraf geïnformeerd over de eerste werkdag, de dresscode, de lunch en andere praktische zaken.
3. De werkplek is gereed.
4. Het inwerkprogramma ligt klaar en de medewerker weet hoe de eerste weken of maanden eruitzien.
5. De eerste kennismakingsgesprekken zijn ingepland.
6. De medewerker gaat met energie naar huis.

De eerste maanden

Hierna volgt de volgende belangrijke periode binnen de onboarding, namelijk de eerste drie tot zes maanden van de medewerker binnen zijn nieuwe functie. Van belang is dat het enthousiasme en de voorzieningen worden doorgezet. Van de medewerkers die hebben meegedaan aan het onderzoek, voelt slechts 35% zich de eerste maanden opgenomen in het team en 28% heeft zelfs geen idee bij wie ze moeten zijn als ze vragen hebben. Laat de medewerker dus niet aan zijn lot over en zorg ervoor dat eens in de zoveel tijd met hem wordt besproken hoe het nieuwe werk bevalt. Zeker in die eerste periode, nadat de nieuwigheid ervanaf is, is het goed de medewerkers betrokken te houden en naar hun mening te blijven vragen.

Meer weten over de onboardingscijfers of een van de andere fases uit de employee journey? Download dan nu het rapport van integron. Download rapport.