Aan de hand van de kilometers berekent de overheid de CO2-uitstoot van de werkgebonden personenmobiliteit in Nederland. Normen voor deze CO2-uitstoot zijn er nog niet, en er zijn ook nog geen maatregelen aan gekoppeld. De registratie nu is nodig om op termijn die normen wél te stellen. Tegelijkertijd kan het inzicht in je kilometers ook nu al waardevol zijn voor jouw organisatie. Zelf CO2 besparen is immers ook wat waard, en kilometers zijn ook kosten. Om daar de vruchten van te plukken, moet je je registratie natuurlijk goed inrichten. Daar helpen we graag bij.
Het wat ligt vast, het hoe mag je zelf weten
De overheid heeft vastgesteld welke kilometers je aan moet leveren: die van zakelijke lease en eigen wagenpark, van zakelijke mobiliteitsdiensten, van zakelijke reiskostendeclaraties, en van woon-werkverkeer. De overheid heeft niet bepaald hoe je dit vast moet leggen. In de praktijk zul je een online formulier in moeten vullen bij je Omgevingsdienst. En of je de administratie nou bijhoudt op een kladblaadje, in een spreadsheet, of in Profit maakt daarbij voor de Omgevingsdienst niet uit. Maar – spoiler – voor jou wel.
Handreiking van de overheid: de leidraad voor effectieve kilometerregistratie
Om het niet al te moeilijk te maken, heeft de overheid een handreiking geschreven (lees die vooral!). En in Profit 2 hebben wij functionaliteit ingebouwd die daar bij aansluit. Voor jou is het vooral een kwestie van keuzes maken aan de voorkant. Bijvoorbeeld over hoe je woon-werkkilometers vast wilt leggen. Grofweg biedt de overheid twee opties. Óf je medewerkers declareren gewoon hun kilometers, zodat je elke maand weet wat er gebeurd is. Óf je houdt elk jaar een enquête onder al je medewerkers over hoe hun gemiddelde werkweek eruit ziet qua reizen. Heb je veel verschillende reiskostenvergoedingen? Dan is ons advies: ga voor de enquête.
Eenmalige inrichting van de registratie
In Profit geef je per type vervoer één keer aan waar je de data vast wilt leggen, en hoe je die wilt verzamelen. Als je hebt gekozen voor declaraties, verandert er in je workflows verder weinig: die functionaliteit heb je immers al. Er komt alleen een veld bij waarmee medewerkers aan kunnen geven welk vervoermiddel ze hebben gebruikt. Dat is helaas een extra handeling. Maar we maken die wel zo eenvoudig mogelijk, bijvoorbeeld met de keuze voor een favoriete reis. En heb je gekozen voor de enquête? Dan zul je merken dat we die ook hebben ingebouwd. Inclusief taken, rapportages én reminders.
Leaseauto’s en fietsen in één overzicht
Veel losse onderdelen voor deze functionaliteit zaten al in Profit. Toch wilden we het graag aanscherpen. En we hebben de gelegenheid ook aangegrepen om andere verbeteringen door te voeren. De functionaliteit voor leaseauto’s bijvoorbeeld. Dat wás echt een Profitfeestje, maar zit nu ook in InSite. Zo hebben leidinggevende én medewerkers meer in- en overzicht. Daar was veel vraag naar. Verder is de functionaliteit voor je wagenpark nu je mobiliteitsportaal geworden. Zodat lease-auto’s én fietsen in hetzelfde overzicht zitten.
Meer weten? Schrijf je in voor het webinar
Alle details over deze functionaliteit licht ik toe tijdens een webinar op 19 december. Of je nou klant bent van AFAS of niet, je bent welkom. Kijk ook gelijk het vorige webinar terug over HRM & Payroll wet- en regelgeving 2024, met tips om je alvast voor te bereiden.
