‘Perspectief op werk’ – Aflevering 7

‘Perspectief op werk’ is een reeks interviews over ontwikkelingen op de arbeidsmarkt van Nu & Straks. In deze reeks onderzoekt Jos van Langen hoe arbeid en werkgeverschap eruit gaan zien. Welke beroepen komen op en welke vaardigheden en mind-set zijn essentieel om de arbeidsmarkt van morgen te overleven.

Dit gesprek is met Bas van der Veldt, CEO van AFAS Software. Samen spreken zij over ons innovatievermogen, bedrijfsvoering en leiderschap.

Begin maart werd duidelijk dat iedereen in lockdown moest. Hoe hebben jullie dit als organisatie aangepakt?

Bij ons was het direct duidelijk dat al onze vijfhonderd medewerkers thuis bleven. Op donderdag nam iedereen zijn laptop mee naar huis en op vrijdag hadden wij vijfhonderd kantoren in plaats van maar één. En wij waren daartoe heel goed in staat, want wij zijn een software bedrijf dat eraan gewend is om digitaal te werken, waar ook ter wereld.       

En wij hebben een cultuur die gebaseerd is op vertrouwen. Als mensen thuiswerken weten wij ook dat mensen doen wat ze zeggen dat ze doen en wat goed is voor de organisatie. Ik merk dat veel bedrijven dit heel lastig vonden, dat mensen thuis moesten blijven, omdat ze deze mensen eigenlijk niet vertrouwen. Men zegt en denkt dan: gaan ze dan wel werken en zijn ze dan wel productief? Wij vragen ons niet af of onze mensen zitten te lummelen. Want als je bij ons komt werken geldt er maar één regel ‘Werk met gezond verstand in het belang van AFAS’.

En hoe organiseren jullie het geven van jullie bedrijfstrainingen?

Jaarlijks hebben wij zo’n 13.000 cursisten die softwarecursussen bij ons in Leusden volgen. Dat zijn we toen op afstand gaan organiseren en technisch faciliteren.  Eén van de allerbelangrijkste zaken die we direct zijn gaan doen is intern goed communiceren. Onze mensen hadden veel behoefte aan zekerheid en duidelijkheid. De eerste twee weken gaf ik aan het eind van iedere dag een webinar aan al onze medewerkers: ‘De Corona Up-date’ genoemd. Hierin vertelde ik hoe het met onze mensen ging die het coronavirus hadden, maar ook over bijvoorbeeld wat je wel of juist niet moest doen. En hoe wij als organisatie handelen en elkaar kunnen ondersteunen en natuurlijk hoe we onze klanten kunnen helpen.

Deze vorm van transparant communiceren is heel belangrijk en inmiddels doen we dit iedere woensdag en heeft  HR directeur Britt Breure, dit overgenomen met de titel ‘Breek in de week’. Dit doet ze geweldig. Het delen van wat men lastig vindt en wat de successen zijn is enorm belangrijk binnen onze community. Dit schept een band.

Jullie hebben dus een groot improvisatie- en aanpassingsvermogen?

Nou, we hebben in drie maanden tijd meer geïnnoveerd dan we normaal gesproken in een jaar doen. Deze digitale plus mentale transformatie is ongelooflijk hard gegaan. Ik ben er trots op dat we dit met z’n allen hebben gefikst.

Ik kan me voorstellen dat iedereen hetzelfde werk nu thuis doet. Maar acquisitie en sales is een heel ander tak van sport. Welke lessen zijn hier geleerd?

Alles is nu 100% online. Het is leuk om te vertellen. Online werken voor sales vraagt wel om een andere benadering. Lichaamstaal lezen bijvoorbeeld is lastiger dan tijdens het geven van een demo bij een klant. Taken worden inmiddels goed verdeeld en één van de salesmedewerkers ging specifiek hierop letten zodat ze hierop in konden spelen.

Een deel van onze salesmensen had geen ervaring met het geven van online demo’s. Men is gewend om met auto’s door het hele land te sjezen. Toen zei de ene salespersoon tegen de andere salespersoon: “Hoe kun je dit nu zo inplannen, man. ‘s Morgens een afspraak in Limburg en ‘s middags een afspraak in Groningen, dat kan zo toch niet?!” De ander zei toen: “Hoezo? – Nu hebben we toch geen reistijd!!” – “Oh ja!” – Dat was even schakelen. Nu kun je heel Nederland door en iedereen bedienen. Ik doe ook dagelijks een virtuele reis met uiteenlopende afspraken dwars door Nederland. We stimuleren dit nu heel bewust. Daarnaast waarschuwen we onze mensen wel dat men moet blijven bewegen ook als je nu zo intensief thuis werkt.

Welk beleid hebben jullie nu hiervoor uitgestippeld?

Nou, ikzelf doe nu alle één op één gesprekken, zoals nu met jou, lopend met een headset. Want ik streef wel naar mijn dagelijkse 10.000 stappen. Momenteel loop ik lekker buiten, zo voer ik vele gesprekken en blijf optimaal fit. Dit werkt perfect.

Jij vindt persoonlijk leiderschap heel belangrijk. Daar hecht je veel waarde aan. Wat is de drive hierachter?

Ik heb inmiddels een paar principes dat wij als directieleden het goede voorbeeld moeten geven. Zo willen wij dit ook. Wij zijn dagelijks aan het bewegen en sporten en laten dit ook duidelijk zien. We stimuleren onze medewerkers om er ook een gezonde lifestyle op na te houden.

Ik volg al geruime tijd niet meer het nieuws, dit om mijn hoofd leeg en helder te houden. Ik heb diverse boeken hierover gelezen met o.a. 25 redenen om niet meer het nieuws intensief te volgen. Zeker in deze onrustige periode werkt het goed om zo meer ruimte in je hoofd te creëren. Ik kan nu nog beter iedere dag onze medewerkers en klanten blij maken. Dit is mijn en onze focus!

En de mentale weerbaarheid van al je medewerkers?

Naast het IQ, EQ en een opgeladen accu, heb je nog de AQ (Adaptability Quotiënt) dus ons aanpassings- ofwel ons verandervermogen. Er zijn namelijk hele slimme mensen met een hoog IQ die een slecht aanpassingsvermogen hebben. En je hebt ook minder slimme mensen, maar die beter in staat zijn om zich aan situaties aan te passen. Deze weerbaarheid is nu heel belangrijk, zeker in de huidige coronasituatie. Ik persoonlijk – en gelukkig ook mijn vrouw – wij kunnen vrij snel een knop omzetten. We zeggen dan OK, dit is de situatie en nu gaan we het anders doen. En voortaan het beste ervan te maken. Boem, dus knop om.

Het is wel een kunst om dit te willen en te kunnen. Of is het toch gewoon ‘ervoor kiezen’?

Ja, er zijn mensen die zich tegen bepaalde zaken blijven verzetten. Dat is frustrerend en vreet energie. Loslaten en kiezen voor het alternatief dat is wat wij bewust stimuleren. We hebben intern een enquête uitgevoerd tussen alle medewerkers. Met vragen zoals over je dagelijkse stappen, hoe voel je je nu dat je thuis werkt, hoe is het met je mentale en fysieke gezondheid. Is daar iets in verschoven? Welke lessen leer jij nu hiervan? Hoeveel dagen in de week denk jij straks na de opheffing van de regels structureel thuis te willen werken?

Achtentachtig procent van onze, inmiddels vijfhonderd-en-één medewerkers, gaf toen aan voortaan liever één of meerdere dagen thuis te willen werken, ook na de crisis. De meeste geven twee dagen per week aan. Dit is wel een hele duidelijke boodschap. En heel mooi voor de impact op bijvoorbeeld files en ons milieu. Thuiswerken heeft ook effect op je mentale en fysieke gezondheid – dat vele reizen is eigenlijk nergens goed voor.

Hoe kunnen bedrijven aan een cultuur werken om hun aanpassingsvermogen   te vergroten?

Nou, eigenlijk is het heel simpel. De leiding en directie moeten het goede voorbeeld geven. Onze directie geeft op dit vlak voortdurend het goede voorbeeld. Onze salesdirecteur stuurde laatst iedereen van sales een whatsapp-videootje toe. En hij liet bezweet zien dat hij op de hometrainer zat. En maakte toen de opmerking; “Kijk, dit is wat ik doe. En wat doe jij om fit te blijven?” De bedoeling was natuurlijk dat iedereen een filmpje van zichzelf ging uploaden. Dat leverde zo’n 40 filmpjes op van allerlei mensen die buiten en binnen aan het bewegen en sporten waren. Prachtig zoiets. Dit is nu een cultuur van stimuleren en delen met elkaar. Echt een familiegevoel, wat wij heel sterk hebben.

Intussen zijn jullie ook aan het uitbreiden met nieuwe medewerkers, begreep ik?

Jazeker, inmiddels hebben wij nu vijfhonderd-en-één medewerkers. Het was nooit het doel op zich om uit te breiden. Maar soms moet het, omdat je er heel veel klanten bij krijgt. Er zijn zelfs medewerkers die nog nooit één stap in ons AFAS gebouw hebben gezet. Heel bijzonder, ze zijn op afstand aangenomen en zijn thuis aan het werk gegaan, in deze coronatijd. We hebben deze medewerkers nog nooit fysiek gezien, grappig hé?

Wij praten nu ook met elkaar en ik heb een headset op. En intussen maak ik mijn noodzakelijke beweging en praat zo telefonisch met jou voor dit interview. Veel leuker, plezieriger en efficiënter!

Tips van Bas:

  1. Schenk je medewerkers volop vertrouwen, autonomie en verantwoordelijkheid.
  2. Focus iedere dag op het blij maken van jouw klant.
  3. Streef juist iedere dag om 1% jouw werkzaamheden te verbeteren, i.p.v. projectmatig de kwaliteit te verhogen.
  4. Laat als leiding altijd het goede voorbeeld in gedrag zien,  i.p.v het opschrijven in whitepapers.
  5. Communiceer geregeld intern jullie visie. En wees transparant over de koers en resultaten. Deel vooral de successen.
  6. Bouw aan een cultuur van fysieke en mentale gezondheid. Dit levert de juiste energie en innovatiekracht op.

Ontdek vanzelf wat het rendement hiervan zal zijn. Energie volgt focus.

Jos van Langen

Gepost door Jos van Langen

Jos van Langen is al jaren zeer gepassioneerd bezig met kennisoverdracht, gedragsbeïnvloeding & Visual Learning. In 2013 is zijn Inspiration Toolbox verschenen. De Inspiration Toolbox (handboek, dvd en kwartetspel) is bestemd voor leidinggevenden en HR specialisten en gaat over het creëren van meer 'bevlogenheid en betrokkenheid' binnen organisaties. Daarnaast maakt hij met Reikwijdte Uitgeverij educatieve video's die geschikt zijn voor uiteenlopende trainingstrajecten. Why: Ik wil graag het leervermogen van mens & organisatie verbreden. Want zo creëer je en ontstaat er nog meer Reikwijdte!