De 6 fases van de werknemerscyclus en hoe je die binnen 1 platform beheert

Vandaag gaan we de zes fases van de werknemerscyclus verkennen. Belangrijk is dat hierin aandacht wordt besteed aan de uitdagingen die HR-afdelingen tegenwoordig tegenkomen en hoe deze aan te pakken. Daarnaast bekijken we hoe het centraliseren van deze zes fases binnen één platform dé oplossing is voor moderne organisaties. Waar 10 jaar geleden een centraal HR platform enkel voor de grote corporates beschikbaar was, wordt dat steeds toegankelijker voor het MKB.

Wat zijn de 6 fases van de levenscyclus van een werknemer?

De 6 fases vertegenwoordigen de tijd die een werknemer bij jouw organisatie doorbrengt. Elke interactie, van de eerste sollicitatie, totdat zij afscheid nemen van jouw organisatie.

Deze 6 fases staan op verschillende manieren en onder verschillende benamingen bekend, maar de belangrijkste zijn:

1. Aantrekken
2. Werven
3. Onboarden
4. Ontwikkelen
5. Behouden
6. Offboarden

Fase 1: Aantrekken

De eerste fase van de levenscyclus van een werknemer, het aantrekken (vaak ‘proactief werven’ of ’employer branding’ genoemd), is grotendeels gebaseerd op moderne marketingstrategieën.

In de ideale wereld komen droomkandidaten automatisch naar je toe omdat ze zulke goede dingen hebben gehoord over je bedrijfscultuur, collega’s en doorgroeimogelijkheden.

De belangrijkste aspecten van het aantrekken van talent zijn

• Cultiveren: Een positieve naam en bedrijfscultuur opbouwen als werkgever.
• Identificeren: Vaststellen wie jouw ideale kandidaten zijn.
• Verbinding: Jullie boodschap uitzenden naar de gewenste kandidaten.

Zonder een goede bedrijfscultuur als fundering is het toptalent aantrekken heel lastig. Aangezien meer dan de helft van kandidaten reviews van jouw collega’s meeneemt in hun afweging, is het cruciaal om jullie bedrijfscultuur ook daadwerkelijk waar te maken. Het investeren in jullie employer branding is dus cruciaal om succes te hebben in het aantrekken van talent.

Fase 2: Werven

Fase 2 is degene waar mensen het meest bekend mee zijn: Werven/Recruitment.

In wezen kan een modern wervingsprogramma worden onderverdeeld in drie fasen:

• Voorbereiding: Het werk dat wordt gedaan voorafgaand aan het plaatsen van een advertentie voor een vacature.
• Identificatie: Het proces van interviewen en shortlisten van kandidaten.
• Selectie: De shortlist afwerken en de juiste kandidaat voor de functie kiezen.

In plaats van het wervingsproces op te splitsen, laten we eens kijken naar één van de meest interessante hedendaagse uitdagingen binnen recruitment/werving – en hoe je dit oplost!

Het bieden van een memorabele ervaring voor jouw kandidaten.

De uitdaging

Recruitment is de afgelopen jaren veranderd, waardoor het machtsevenwicht is verschoven van werkgevers naar kandidaten. Organisaties moeten kandidaten ervan overtuigen waarom hun bedrijf de nummer 1 zou moeten zijn voor een kandidaat. Het werk van een recruiter is hierdoor uitdagender en arbeidsintensiever geworden.

De oplossing?

Het gebrek aan tijd is vaak de oorzaak voor een suboptimale kandidaatervaring. Recruiters hebben het vaak te druk met allerlei handmatige taken in het proces, het opzetten van de beste advertenties en het managen van de kandidatenfunnel. Juist hierdoor wordt het lastig om genoeg tijd te investeren in persoonlijke contactmomenten met kandidaten.

Veel organisaties erkennen dit en investeren in digitale wervingstools zoals een ATS-systeem (Applicant Tracking Software) die veel van het vervelende administratieve werk in de wervingsfase automatiseren, zodat recruiters meer tijd hebben om de ervaring voor kandidaten te personaliseren en te verbeteren, waardoor ze uiteindelijk een betere kandidatenervaring leveren en gemakkelijker het juiste talent aantrekken.

Fase 3: Onboarden

Pre- en onboarding is in wezen de overbruggende schakel tussen werving en 100% ingewerkt en productief zijn.

Een goed onboarding programma begint al ruim voor de eerste werkdag. Het overbrugt de hele levenscyclus van een nieuwe medewerker. Vanaf de ondertekening van het contract en de landing op de eerste dag (preboarding), tijdens hun eerste dagen in dienst (inductie/oriëntatie), tot het moment dat je nieuwe medewerker volledig is ingewerkt in de rol – of dat nu 3 weken, 3 maanden of zelfs een jaar is (integratie).

Waarom is onboarding belangrijk?

Als onboarding goed wordt uitgevoerd, kan het grote financiële voordelen opleveren voor je organisatie, zoals een verbeterde tijd-tot-productiviteit van nieuwe werknemers, grotere betrokkenheid van werknemers en een betere retentie op korte en lange termijn. Door te investeren in onboarding, investeer je dus ook in de winstgevendheid van de organisatie en bouw je een personeelsbestand dat gelukkiger, productiever en meer betrokken is!

Fase 4: Ontwikkelen

De vierde fase van de levenscyclus van een werknemer is het Ontwikkelen/Talentmanagement. Talentmanagement is het voortdurende proces van het ontwikkelen van je werknemers, om ervoor te zorgen dat ze hun volledige potentieel bereiken en een optimale bijdrage leveren aan je organisatie.

Talentmanagement omvat alles van het identificeren en ontwikkelen van de competenties van je mensen tot het beheren en onderhouden van trainingsprogramma’s, het coördineren van beoordelingen, evaluaties en personeelsgegevens.

Een goed programma ondersteunt de ontwikkeling van meer tevreden en productieve werknemers en is van vitaal belang voor elke organisatie die haar bedrijfsdoelen op lange termijn wil bereiken.

Fase 5: Behouden

De vijfde fase van de levenscyclus wordt de ‘retentie’ fase genoemd. Dit is één van de belangrijkste fases binnen HR, aangezien het aantrekken van nieuw talent arbeidsintensief en duur is. Hierdoor wordt het behouden van dit talent nóg belangrijker.

De basis van deze fase kan worden samengevat in drie cruciale pilaren:

• Motivatie: Wat motiveert je werknemers? Een goede retentiestrategie probeert dit te definiëren en werknemers te ondersteunen om hun persoonlijke doelen binnen je organisatie te bereiken zodat ze gemotiveerd blijven.
• Communicatie: Zijn jullie werknemers verbonden met de organisatie? Weten ze wat er in het verschiet ligt en hoe ze zullen bijdragen aan de doelen in de organisatie? Een goede retentiestrategie zorgt ervoor dat zowel het bedrijf als de nieuwe collega een helder beeld hebben van de verwachtingen.
• Evaluatie: Wat vinden jullie werknemers? De HR-afdeling en individuele managers kunnen geen goede beslissingen nemen als ze niet weten hoe de zaken ervoor staan. Een goede retentiestrategie ondersteunt een constante feedbackloop – zowel ván als naar werknemers. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen en HR de juiste keuzes kan maken.

Fase 6: Offboarden

De 6e en laatste fase van de levenscyclus van de werknemer – Offboarden.

De basisdefinitie van offboarding (ook wel bekend als exit management voor werknemers) is “een proces dat voorafgaat aan de formele scheiding van een werkgever en zijn werknemer, al dan niet vrijwillig”.

Om iets specifieker te zijn: een goed offboarding proces moet de werknemer soepel uit het bedrijf laten stappen en de overdracht van kennis aan andere werknemers vergemakkelijken, waarbij rekening gehouden wordt met compliance en privacy.

Daarnaast zorgt het invoeren van takenlijsten voor managers ervoor dat je er zeker van zijn dat bedrijfseigendommen worden ingeleverd door jouw vertrekkend personeel. Ook helpt het office managers, facility managers en andere personen in het coördineren van wie wat nog niet heeft ingeleverd.

Offboarding helpt ook om de employer branding van een organisatie te beschermen, je vertrekkende medewerkers in ambassadeurs te veranderen en HR-afdelingen inzicht te geven in de probleemgebieden van het bedrijf.

Offboarding is waarschijnlijk de meest onderontwikkelde van de 6 fases in de levenscyclus van werknemers: meer dan 60% van de ondervraagde HR-professionals gaf toe dat ze slechts een ‘basisproces’ hadden ingevoerd.

Van kennisbescherming tot het inleveren van bedrijfseigendommen, de bedrijfsresultaten van een goede offboarding zijn gevarieerd en kunnen een grote impact hebben op de gezondheid van uw organisatie.

De Conclusie?

De HR-processen binnen een bedrijf vormen een veelzijdige puzzel. Het is gemakkelijk om het overzicht te verliezen door de vele uitdagingen die er zijn. Door de reis van een werknemer in kleine stukjes te hakken, geef je jezelf een vertrekpunt en heb je een routekaart om je weg te vinden door het HR-landschap.

Dus als je nog niet met deze fasen werkt, kun je om te beginnen je bestaande processen in deze fases onder de loep nemen.

Heb je een beleid voor alle 6 de fases van de levenscyclus van de medewerker? Zijn ze allemaal vastgelegd in een beleid of proces? Waar kun je gemakkelijk verbeteringen doorvoeren? En waar kun je overstappen op digitale processen om het jezelf makkelijk te maken en de beste resultaten te behalen?

Een geïntegreerd en gecentraliseerd platform

Ben je nou benieuwd geworden hoe het is om al je processen binnen één platform te beheren? Wil je het jezelf makkelijker maken en streven naar een structureel beter resultaat? Neem dan contact met ons op.

Plan een gesprek in >>>