Het implementeren van een HR-afdeling is voor veel kleine organisaties een uitdaging. Wat is de reden hierachter en hoe zorg je ervoor dat CEO’s de ruimte hebben om eraan te beginnen?
Voor veel organisaties is het opzetten van een goede HR-afdeling een flinke uitdaging. Toch zijn er manieren om in elk geval een goed HR-beleid op te richten. Zo heb je hier als CEO alvast de structuur voor klaar staan en kun je in een vroeg stadium processen efficiënt inrichten. In deze blog krijg je tips en inzichten om de HR van je mkb-organisatie alvast goed in te richten.
Er zijn een aantal redenen waarom mkb-organisaties (nog) niet een basisinrichting van hun HR-afdeling hebben. De belangrijkste en bekendste oorzaak is het kleine aantal medewerkers. Wanneer je met een handvol medewerkers de dagelijkse werkzaamheden uitvoert, lijkt de investering en implementatie van een HR-systeem of -afdeling het niet waard.
Daarnaast is er soms ook een gebrek aan financiële middelen en technische kennis. Dit maakt het voor kleine organisaties ingewikkeld om HR-software te implementeren. Daar komt bij HR bij mkb-organisaties niet bovenaan de prioriteitenlijst staat. Dit heeft onder meer te maken met de grote schommelingen in groei.
Bij grote organisaties zijn er vaak meerdere specialismes bij HR. Zo heb je er mensen met kennis over werving, het stimuleren van persoonlijke ontwikkeling of arbeidsrecht. Bij een kleine organisatie is dit lang niet altijd het geval.
Bij YourCampus liepen zij tegen dezelfde uitdaging aan, maar medeoprichter en COO Sven Cune vond hier gelukkig een oplossing. In de videoserie Talks that matter van Personio vertelt hij hoe de onboarding bij hen verloopt. “We hebben nu bij Personio een workflow waarbij er triggers geïnitieerd worden als er iemand nieuw in dienst is. Dan krijgen verschillende mensen binnen de organisatie een taak toegekend om onder meer accounts te fixen en de hardware te bestellen. Veel van die taken komen nu nog bij mij, maar dan vergeet ik ze in elk geval niet.”
Een goede voorbereiding is het halve werk, en dat is binnen het mkb niet anders. Het is dan ook een groot voordeel voor kleine organisaties om alvast rekening te houden met HR-software en/of een HR-afdeling. Bij YourCampus doen ze dat wel, waardoor ze een duidelijk overzicht hebben van wie welke taken oppakt. Ook nu ze met 33 medewerkers nog geen HR-afdeling hebben. “We hebben Personio vrij vroeg geïmplementeerd, juist om de reden dat we geen HR-specifiek persoon bij hire hebben”, aldus Sven. “Dat komt nu vooral bij mij en mijn finance collega terecht. Daarnaast leggen we taken neer bij de personen die de verschillende teams aansturen. Dat is eigenlijk alleen mogelijk omdat we een platform hebben waarin in principe alles redelijk afgekaderd is en er allerlei checks mogelijk zijn.”
Voor YourCampus heeft dit op meerdere vlakken een positieve impact. “Een voorbeeld hiervan zijn alle salariswijzigingen, zoals contractverlengingen. Dat regelen managers voor hun teamleden. Vervolgens kan ik hier heel makkelijk met mijn finance collega controles op doen. Wij kunnen het makkelijk delen met salarisadministratie.”
Er zijn nog meer voordelen van HR-software binnen het mkb. Zo kun je bijvoorbeeld zoveel mogelijk administratieve processen efficiënt inrichten, zonder het gebruik van een nieuwe HR-afdeling. Voorbeelden van deze processen zijn vakantiedagen, ziekteverzuim en salarisadministratie.
Maar dat is niet het enige. HR-software blijft in veel gevallen ook up-to-date met de wet- en regelgeving. Zo hoeven mkb-organisaties zelf alle wijzigingen minder strak bij te houden en blijven ze altijd compliant.
De ontwikkeling van persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden is een ander belangrijk aspect binnen HR. Met het gebruik van HR-software krijgen organisaties meer inzicht in hun personeelsgegevens. Zo kunnen ze bijhouden welke prestaties zij leveren en wat hun beste vaardigheden zijn. Vervolgens kun je identificeren aan welke trainingen er behoefte is, en wie wellicht toekomstige leiders binnen de organisatie zijn.
Wil jij alle inzichten van Sven bij YourCampus meekrijgen? Bekijk dan het volledige gesprek met Personio in hun Talks that matter-serie.
WORD LID
Met HRcommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.
PUBLICEER
Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van HRcommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.
