Eerst mappen, dan meten: zo leg je in de onboardingsfase de basis voor topperformerschap

Hoe vinden en binden wij de beste medewerkers? In tijden van economische voorspoed, waarin de vraag naar talent groter is dan het aanbod, wordt deze vraag binnen veel organisaties gesteld. De antwoorden verschillen per organisatie maar krijg je door te focussen op de eerste fase van de employee journey: de onboardingsfase. Hier leg je basis voor topperformerschap.

Onboardingsfase onder de loep

Een goed voorbeeld van een organisatie die in deze fase het verschil wil maken, is een klant van Integron: een financiële dienstverlener die in een stevig concurrentieveld vecht voor elk talent. Zij besloten om hun onboarding onder de loep te nemen om gericht te verbeteren. Zowel medewerkers die nog geen maand in dienst waren als medewerkers van de afdelingen HR/Recruitment en Communicatie namen deel aan een workshop waarin zij de onboardingsfase mapten. Kernvraag: is er een verschil in perceptie van deze fase tussen nieuwe medewerkers en medewerkers betrokken bij het vinden en binden van de beste medewerkers?

Verschil in perceptie aanwezig

Dit bleek wel het geval. Waar de nieuwe medewerkers vooral aandacht hadden voor de organisatiebeleving ging die bij de andere deelnemers vooral uit naar de inrichting van het proces. De resultaten van de workshop zijn kort erna besproken in de werkgroep en vertaalt in verbeterpunten. Een van deze punten, het assessment, had bij meerdere nieuwe medewerkers een negatieve indruk achtergelaten en is naar aanleiding van de feedback aangepast.

Beleving moeilijk te vertalen

Het doel is om de onboardingsfase zoveel mogelijk te vermenselijken. De beleving waar je als organisatie voor wil staan, is nu eenmaal moeilijk te vertalen naar bijvoorbeeld vacatureteksten. Daarom zijn medewerkers nu zichtbaarder voor sollicitanten. Via social media delen zij persoonlijke ervaringen over het werk. Ook kunnen sollicitanten bellen met hun mogelijk toekomstige directe collega’s. Zo creëren zij de gewenste organisatiebeleving en worden de verwachtingen van het werken bij de organisatie waargemaakt.

Meten pijnpunten essentieel

Tijdens zulke workshop wordt de onboardingsfase onderverdeeld in meerdere subfases zoals sollicitatieprocedure, pre-boarding en onboarding. Elke organisatie heeft zijn pijnpunten. Om hier structureel aan te werken, is het meten van deze punten bij alle nieuwe medewerkers essentieel. Dit kun je beperken tot instroom, maar ook integreren in de totale employee journey, waar ook de fases doorstroom en uitstroom onderdeel van zijn.

Wanneer welke vragen

Het meten gebeurt op drie momenten: na de eerste week, de eerste maand en drie maanden in dienst. Vragen variëren van of alle spullen op tijd beschikbaar waren, tot of er voldoende aandacht was van de direct leidinggevende, de opname in het team goed verliep en of de verwachtingen van het werken bij de organisatie zijn waargemaakt. Doel is om met behulp van de opgehaalde inzichten het proces blijvend te verbeteren voor het vinden en binden van de beste medewerkers.

Voldoende HR-capaciteit vereist

Om het inwerkproces optimaal te kunnen inrichten is voldoende HR-capaciteit vereist. Lange tijd was het uitgangspunt: 1 HR-FTE op elke 100 medewerkers. Met de uitdagingen van vandaag is het raadzaam om op te schalen naar 1 op 80. Een ander punt is awareness op directieniveau. In een competitieve arbeidsmarkt is een HR-afdeling niet ondersteunend maar strategisch partner. Organisaties die hieraan voldoen, moeten in staat zijn om het verschil te maken.

Jouw organisatie kan de volgende zijn!

Toch is bij veel organisaties de basis nog niet op orde in de onboardingsfase. Door deze te mappen en te meten, leg je de basis voor het vinden en binden van de beste medewerkers. De afgelopen jaren heb ik zo meerdere organisaties zien groeien naar topperformerschap. Jouw organisatie kan de volgende zijn!