De naam Collins Foods Limited zal bij weinig Nederlanders een belletje doen rinkelen. Toch kent vrijwel iedereen zijn product. De Australische franchisenemer exploiteert fastfoodrestaurants van onder meer Kentucky Fried Chicken (YUM! Brands). Niet alleen in Australië, Thailand, Japan en Duitsland, maar sinds 2017 ook in Nederland. Nu, medio 2021, beheert Collins Foods Netherlands Ltd 34 van de 77 KFC-vestigingen.
Payroll uitbesteden
Collins besteedt de HR- en salarisadministratie van al zijn werknemers (momenteel zo’n 1500) sinds 2019 uit aan Salure, implementatie- en beheerpartner van AFAS Software. De keuze voor AFAS en Salure hing met meerdere aspecten samen, herinnert Soyana zich. „We vonden het prettig dat we een onderdeel van de payroll bij Salure konden neerleggen, daar een bedrag voor betalen en de overige werkzaamheden bij ons houden. In totaliteit kwamen wij hierdoor qua kosten lager uit dan bij een organisatie die alles deed. Ajsa: „Wij voeren de mutaties in het systeem in. Daarna controleert en verwerkt Salure de wijzigingen, om alles op de loonstroken kloppend te krijgen.
Functioneel beheer
Naast de payroll werkt Collins intensief samen met de afdeling Functioneel beheer van Salure. Doel van deze afdeling is om klanten optimaal gebruik te helpen maken van de AFAS-software. Bijvoorbeeld door AFAS met nog meer bedrijfssystemen te verbinden, en nog meer processen te automatiseren.
Ajsa: „Als wij in onze interne softwareomgeving iets willen inbouwen, vragen wij het team Functioneel beheer van Salure om dit voor ons te regelen. Of we vragen ze om een analyse of plan om specifieke processen te vergemakkelijken en efficiënter te maken.
Snel werken
Als concreet voorbeeld noemt ze het verifiëren van identiteitsbewijzen en eventuele verblijfsdocumenten van nieuwe medewerkers. „We vragen altijd naar het tonen van deze documentatie, maar nu kunnen we dankzij een AFAS-koppeling op een snelle manier de echtheid ervan controleren met de verificatie software van Valicare.
We willen groeien, dus willen wij zoveel mogelijk automatiseren. Het werkt niet als onze HR-afdeling dit soort checks telkens handmatig moet doen. Het werkt nu echt als een trein, én helemaal volgens de AVG. Perfect dat we dit met Salure en Valicare hebben kunnen doen. Eenzelfde traject resulteerde erin dat ook indiensttredingen, doorstroom-meldingen en contractverlengingen voortaan vlot én gecentraliseerd via de AFAS-software verlopen.
Steeds meer automatiseren
Dergelijke opties, om met hulp van Salure steeds meer processen te automatiseren, maakt de samenwerking voor Collins aantrekkelijk, vindt Ajsa. Met de zekerheid dat alles goed verloopt. „Als Quick service restaurants moeten onze KFC-vestigingen snel en effectief werken om hun klanten te bedienen. Je wilt daarom voorkomen dat een restaurantmanager uren kwijt is aan zijn administratie. Als dit soort dingen zo snel en soepel verloopt, maakt dit het hen én onze centrale HR-afdeling gemakkelijker. Zij kunnen zich vervolgens richten op het restaurant, de collega’s, en hun gasten.
Toekomstvisie
Ajsa: „Op HR-gebied kunnen we het leven altijd gemakkelijker maken voor onze collega’s. Daar heb ik wel ideeën over, haha. Maar nu moeten we ons nu echt nog richten op het verder implementeren van de mogelijkheden van AFAS InSite. Ik ben blij dat een groot gedeelte nu staat, en dat iedereen doorheeft hoe het werkt. In het begin kregen we vanuit de vestigingen nog veel vragen. Bijvoorbeeld vanwege onwennigheid met of fouten in het AFAS-systeem. Dat had te maken met onze overstap van de vorige payrollonderneming naar Salure. Ik ben heel blij met hoe het nu werkt, en dat Salure ons zo goed helpt. Voor de toekomst heb ik nog heel veel ideeën, maar we moeten eerst een aantal innovatieprojecten goed afronden, voor het te veel wordt.
Groei
Toen Collins Foods Limited via Duitsland ons land binnenkwam, startte de franchisenemer in 2017 met het afnemen van 16 vestigingen van fastfoodketen KFC Corporation. Het aantal groeide tot 2021 naar 29 vestigingen, en sinds 1 juli naar de eerder genoemde 34 locaties.
De groeiambitie stopt hier niet, onthult Soyana. „We willen er zeker nog veel meer. Daarom vinden we het heel belangrijk om onze HR-strategie op orde te hebben. Door de COVID-19-pandemie zijn we helaas juist wat medewerkers kwijtgeraakt, dus mede gezien onze groeiambitie dienen we echt een goede focus op personeelswerving te hebben.
Daar heeft Collins soepel lopende HR-systemen bij nodig. Soyana: „Voor zowel Ajsa en ikzelf, maar zeker voor onze restaurant managers. Die kunnen hierdoor snel hun personeelsbeleid uitvoeren. Dat is voor nu de strategie: projecten uitvoeren die aansluiten bij onze groei.
