10 dingen waar je op moet letten in je salarisadministratie

1. Actuele kennis

Elk jaar worden er niet alleen op Prinsjesdag nieuwe regels door met kabinet gepresenteerd, maar ook gedurende de rest van het jaar kan er van alles wijzigen op gebied van wet- en regelgeving. Hier moet je als medewerker salarisadministratie, één van de kansrijke beroepen in 2021, aldus het UWV, van op de hoogte blijven, want het heeft vaak direct impact op je werk.

Corienke noemt een voorbeeld: Vorig jaar in juli werd het geboorteverlof voor partners uitgebreid. De eerste week krijgt de partner volledig doorbetaald. Daarna heeft de partner nog maximaal 5 weken recht op aanvullend geboorteverlof, waarbij 70% van het salaris wordt doorbetaald. Hiervoor mag je bij het UWV een uitkering aanvragen. Je wordt hier als werkgever dus deels voor gecompenseerd. Dat heeft wel voeten in de aarde. Je moet eerst de medewerkers inlichten dat hun rechten zijn uitgebreid en ervoor zorgen dat ze het (kunnen) aanvragen. Vervolgens verwerken wij het in het salaris en houden we in de gaten dat de uitkering wordt aangevraagd bij het UWV. Ook letten we er op dat de uitkering bij de financiële administratie binnenkomt. Het is dus best een arbeidsintensieve regeling geworden, die volop wordt gebruikt.

Een ander voorbeeld is een wijziging in de manier van verlonen van een ZW-uitkering. Je hebt voor de loonheffing verschillende belastingtabellen. Eerst moest het met de witte tabel verloond worden, maar tegenwoordig moet dit met de groene tabel. Corienke: Los van wijzigingen vanuit het kabinet, kom je altijd wel een keer een situatie tegen die je niet eerder hebt gehad. Hoe verwerk je op de juiste manier de verloning van een overleden medewerker? Op welke manier verloon je een WIA-uitkering die je vanuit het UWV ontvangen hebt, maar bij de medewerker terecht moet komen? Dat zijn geen standaard situaties en daar komt fiscale regelgeving om de hoek kijken.

Maar naast kennis van wet- en regelgeving is ook softwarekennis nodig, vertelt Corienke. Bij Salure werken we bijvoorbeeld met AFAS voor de salarisadministratie. Er worden regelmatig nieuwe functionaliteiten uitgerold waardoor je zaken vaak anders of op een slimmere manier in kunt richten. En wanneer er nieuwe regelingen worden ingevoerd, moet je weten hoe het pakket deze nieuwe regelingen ondersteunt.

Voor een goed functionerende salarisadministratie is actuele kennis dus essentieel. Maar hoe houd je dit bij? Wij organiseren en volgen workshops. Daarnaast maken we bij Salure zelf nieuwsbrieven voor onze klanten en collega’s, maar zijn we ook geabonneerd op andere nieuwsbrieven. De nieuwsbrief van de Belastingdienst is bijvoorbeeld een belangrijke.

2. Afwijkingen signaleren

Een belangrijke rol van de salarisadministratie is het signaleren van afwijkingen. Als manager heb je niet precies zicht op alles wat er wordt gedeclareerd, bijvoorbeeld. Je ziet vaak dat medewerkers een declaratie invoeren, die via een workflow door de manager wordt goedgekeurd. Dit gaat vaak buiten de HR-afdeling om, maar op de salarisadministratie zie je wel de output hiervan. Als hier uitschieters tussen zitten, signaleren we dat op de salarisadministratie. Je ziet dat de HR-manager hier steeds minder vaak betrokken bij is, doordat de verantwoordelijkheid voor het goedkeuren lager in de organisatie ligt. Lage bedragen hoeven soms zelfs helemaal niet te worden goedgekeurd. Dan is deze controlefunctie via de salarisadministratie echt een toegevoegde waarde. Dit geldt niet alleen voor het controleren van declaraties, maar bijvoorbeeld ook voor ingevoerde bonussen of rekeningnummers die gewijzigd worden.

3. Aflopende regelingen

Iets anders wat je in de salarisadministratie in de gaten moet houden, zijn aflopende regelingen. In de salarisadministratie kan het zo zijn dat bepaalde regelingen bij een medewerker aflopen, omdat er in het verleden een einddatum is neergezet. De HR-afdeling heeft dit niet altijd scherp in beeld. Iemand kan bijvoorbeeld een tijdelijke toelage krijgen waarbij een einddatum van een half jaar staat. Dan is het de vraag of diegene na dat halve jaar nog steeds recht heeft op de toelage, of dat de regeling inderdaad is afgelopen. In de salarisadministratie zie je tijdens de controle ook zaken wijzigen waar geen mutatie van zijn. Dan is het natuurlijk handig voor de HR-afdeling dat de salarisadministratie dit onder de aandacht kan brengen.

4. Goede communicatie met de HR-afdeling

De salarisadministratie heeft een belangrijke signaalfunctie naar de HR-afdeling, maar dat geldt ook andersom. Als de HR-afdeling een nieuwe regeling wilt invoeren, moet de salarisadministratie hier op tijd van op de hoogte zijn. Corienke: Denk aan een thuiswerkvergoeding of extra uitruilmogelijkheden. Dit zijn natuurlijk mooie arbeidsvoorwaarden, maar dit moet wel in het salarispakket ingericht worden. Dat spreekt voor zich, maar qua planning en ingangsdatum moet je dit wel goed met elkaar afstemmen.

Een goede afstemming met de HR-afdeling is ook belangrijk bij bijvoorbeeld langdurig zieke medewerkers. De salarisadministratie is hier niet per definitie van op de hoogte. Maar op een gegeven moment moet je de reiskosten stopzetten en na een aantal maanden moet je korten op het salaris. Dat moet dus op tijd worden doorgegeven vanuit de HR-afdeling. Of dit moet duidelijk worden gedelegeerd naar de salarisadministratie.

5. De afstemming met de financiële administratie

Voor de salarisadministratie is goede communicatie met de financiële afdeling ook essentieel. Als salarisadministrateur lever je maandelijks de loonkosten via de journaalpost aan. Deze wordt vervolgens door de financiële afdeling ingelezen en verwerkt in de algemene financiële administratie.

Daarnaast kan het ook zo zijn dat de financiële afdeling een voorschot uitbetaalt aan de medewerker, voegt Corienke toe. Dan komt de financiële administratie bij de salarisadministratie aankloppen, omdat hier het geld klaar ligt om het mee te verrekenen. Anders blijft het als schuld staan. Je hebt dus regelmatig contact met elkaar.

Corienke is teamleider HR & payroll services bij Salure

6. De pensioenaangifte

Een belangrijke maandelijkse controle in de salarisadministratie is de controle van de pensioenpremies, vertelt Corienke. Indien mogelijk maken we maandelijks een aansluiting tussen de pensioenpremies in de journalisering en de aanlevering richting het pensioenfonds. Dit zijn twee processen. In de journaalpost zie je welke bedragen er bij de medewerker berekend zijn en wat er betaald moet worden. Daarnaast kan je vanuit het softwarepakket steeds meer digitale aanleveringen versturen richting het pensioenfonds. Wat je daar aanlevert moet overeenkomen met de journaalpost. Als je nog niet digitaal kan aanleveren vanuit je softwarepakket, kan je de controle ook doen met de nota die verstuurd wordt vanuit het pensioenfonds naar je organisatie. Dat moet natuurlijk ook overeenkomen.

7. Subsidies en loonkostenvoordelen

Binnen de salarisadministratie heb je te maken met loonkostenvoordelen en de LIV (het lage inkomensvoordeel). Corienke: Voor het Lage inkomensvoordeel (de LIV) hoef je niet veel te doen. Op basis van de loonaangifte berekent de Belastingdienst hoeveel voordeel je krijgt. Maar voor de loonkostenvoordelen ligt het iets ingewikkelder. Voor bepaalde groepen werknemers kun je geld krijgen. Hiervoor heb je wel een doelgroepverklaring nodig van de medewerker. Bij Salure hebben we bijvoorbeeld toegang tot het doelgroepregister waar je deze verklaring kunt vinden, maar je kunt ook de werknemers zelf benaderen. Je moet hierbij wel opletten dat je dit op tijd aanmeldt, binnen 3 maanden namelijk. De salarisadministratie kan je erop attenderen dat je achter een doelgroepverklaring aan moet gaan.

Daarnaast heb je te maken met afdrachtsverminderingen, zoals Speuren & Ontwikkeling (S&O). In het handboek van de Belastingdienst kun je alle afdrachtsverminderingen terugvinden. Je moet dan, bij S&O bijvoorbeeld, een aanvraag indienen voor het benodigde aantal uur voor je onderzoek. Hier kun je een subsidie voor krijgen die je moet verrekenen in de salarisadministratie.

8. De 30%-regeling voor expats

Voor medewerkers uit het buitenland geldt een aparte regeling die in de salarisadministratie verwerkt moet worden: de 30%-regeling. Hiermee kun je medewerkers uit het buitenland financieel tegemoet komen door maximaal 30% van het fiscale jaarloon af te trekken en vervolgens netto (dus onbelast) uit te betalen. Voorwaarde is wel dat het loon van de medewerker hoger is dan het vastgestelde toetsloon. Als salarisadministrateur moet je dit toetsloon in de gaten houden om het correct in de salarisadministratie te verwerken. In dit artikel lees je meer over deze regeling.

9. De vrije ruimte in de werkkostenregeling

De werkkostenregeling is een regeling waar de HR-afdeling, financiële afdeling en de salarisadministratie alle drie mee te maken hebben. Waar de HR-afdeling vaak het beleid bepaalt en de financiële afdeling de nota’s betaalt, is het aan de salarisadministratie om dit te verwerken op de loonstroken. Het is de verantwoordelijkheid van de salarisadministratie om te benoemen wat er in de vrije ruimte terecht komt. Omdat er ook nota’s rechtstreeks vanuit de financiële administratie betaald worden, kan de salarisadministratie niet het definitieve bedrag bepalen. Dat gaat in samenspraak met de financiële administratie. Wij kunnen echter al wel zeggen wat er via de salarisadministratie is vergoed. De percentages van de vrije ruimte wijzigingen ook nog wel eens, dus dit is ook een regeling om goed in de gaten te houden.

10. Het afhandelen van loonbeslagen

Waar je ook als salarisadministrateur alert op moet zijn, zijn loonbeslagen. Je moet scherp zijn op de volgorde van preferente schuldeisers en de belastingvrije voet, benadrukt Corienke. Er moet tegenwoordig bij een loonbeslag minimaal 5% van het loon worden afgedragen, ook als het loon van de medewerker lager is dan de beslagvrije voet. Als het loon lager is dan de beslagvrije voet, moet je een afwijking opgeven zodat er toch iets wordt afgedragen. Je moet deze situaties in de gaten blijven houden. Bij medewerkers die met hun loon de ene maand net boven en de andere maand net onder de beslagvrije voet zitten, kan dit een arbeidsintensieve klus zijn. Zeker als je met veel loonbeslagen te maken hebt.

Wat je daarnaast ook kunt doen als extra service aan je medewerkers, is een maandelijkse analyse maken van medewerkers die aan het einde zijn van hun loonbeslag, aldus Corienke. Dan bellen we naar de deurwaarder om te vragen of er nog kosten openstaan die bij het loonbeslag horen. Soms is er bijvoorbeeld een rente opgebouwd, die er bij het eerste loonbeslag nog niet was. Het is natuurlijk mooi als je dit bij de laatste afdracht meteen mee kunt nemen en het loonbeslag definitief kan afhandelen.

Kortom, er zijn dus flink wat regelingen die je als salarisadministrateur in de gaten moet houden. Maar dat is ook het leuke, vindt Corienke: In de salarisadministratie moet je van cijfers houden. Je moet verbanden kunnen zien, maar het ook leuk vinden om uit te zoeken hoe een bepaalde regeling in elkaar zit. Maar ik kan me voorstellen dat je als HR-medewerker liever op je personeelsbeleid focust. In zo’n geval is het misschien slim om de salarisadministratie uit te besteden aan een partij als Salure. Dan ben je verzekerd dat het proces geborgd is en heb je er zelf (bijna) geen omkijken meer naar.