Onbezorgd inhuren in 2020: de belangrijkste aandachtspunten op een rij

Externe professionals rechtmatig en compliant inhuren én gelijktijdig grip houden op de processen en kosten is voor veel organisaties makkelijker gezegd dan gedaan. Eén van de dingen waar je voortdurend rekening mee moet houden is de veranderende wet- en regelgeving.

Al jaren volgt een hele reeks wetten rondom (flexibele) arbeid elkaar op: WWZ, wet DBA en WAS. Daarnaast spelen de WAADI (aanpassing in 2012 en 2020), Aanbestedingswet (aanpassing in 2016) en AVG (2018) een belangrijke rol bij de inhuur van professionals. Per 1 januari 2020 is ook de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) aan dit rijtje toegevoegd. Hoe compliant huurt jouw organisatie op dit moment in? Waar moet je überhaupt allemaal aan denken bij het inrichten van een rechtmatig en compliant inhuurproces? De risico’s van op de verkeerde manier professionals inhuren zijn hoog. Daarom zetten wij de belangrijke aandachtspunten voor jou op een rij.

Beheers kritieke momenten in huidige wet“en regelgeving

1. WAADI: illegale arbeid en uitbuiting van medewerkers

• Controleer of geselecteerde leveranciers“ en hun onderaannemers – voldoen aan de registratieplicht WAADI. Iedere uitlener van personeel is hiertoe verplicht en als inlener ben je verplicht dit te controleren.

2. Wet DBA: mogelijk dienstverband bij het inhuren van een zelfstandig professional

• Hanteer een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst voor de contractering van zp’ers.

• Toets of de opdracht- en resultaatomschrijving voor de ingehuurde professional voldoet aan de eisen van de wet DBA. Een duidelijk afgebakende opdracht met vastgesteld resultaat, waaruit geen gezagsverhouding blijkt, is ons advies.

• Voer tussentijdse controles uit om na te gaan of de feitelijke omstandigheden in lijn zijn met de omstandigheden zoals beschreven in de modelovereenkomst en opdracht- en resultaatomschrijving.

• Controleer of de zelfstandig professional een ondernemer is aan de hand van onder meer het btw-nummer, de KvK-registratie en het feit of de zp’er beschikt over een aansprakelijkheidsverzekering. Drie voorbeelden van signalen die ondernemerschap aantonen.

3. WKA: het niet afdragen van loonheffing en/of omzetbelasting

• Stort het geschatte bedrag aan loonheffingen en/of btw, samenhangend met de inhuur van professionals, direct op de g-rekening van leveranciers.

• Beperk het risico: ga het dienstverband van ingehuurde leveranciersprofessionals na en borg dat geen sprake is van doorleenconstructies.

4. WAB: payrollovereenkomst

• Ga“ als jouw organisatie gebruik maakt van payrolling – na of een geselecteerde payrollmedewerker dezelfde arbeidsvoorwaarden heeft als eigen werknemers die een gelijke of gelijkwaardige functie uitoefenen.

5. WAV: de inzet van een professional die geen werkvergunning heeft voor Nederland

• Toets of een geselecteerde buitenlandse professional voldoet aan de criteria die hieraan door het ministerie van SZW zijn gesteld.

6. AVG: het onrechtmatig verzamelen, bezitten en onvoldoende beschermen van persoonsgegevens

• Bescherm de persoonsgegevens van de geselecteerde professionals – zzp’er of in dienst van leveranciers – door toegepaste maatregelen tegen misbruik, verlies of ongeautoriseerde toegang. Geef alleen relevante personen toegang tot persoonsgegevens en verwerk de gegevens conform de AVG-beginselen.

7. Geheimhouding en intellectueel eigendom

• Regel expliciet in het contract met de geselecteerde zelfstandig professional of leverancier de geheimhouding en het intellectueel eigendom.

Beheers kritieke momenten in nieuwe wet- en regelgeving

1. Wet DBA: mogelijk dienstverband bij het inhuren van een zelfstandig professional (vanaf 1 januari 2021)

• Toets of het afgesproken uurtarief niet onder het minimumtarief ligt.

• Vraag in samenwerking met een ingehuurde zp’er een opdrachtgeversverklaring aan, op het moment dat het afgesproken uurtarief zich tussen het minimumtarief en €75,- bevindt.

• Neem de zelfstandigenverklaring van een zp’er op in dossier, als het afgesproken uurtarief minimaal €75,- bedraagt.