Waarom onboarding software voor het MKB cruciaal is PLUS onze 2-staps gids voor het kiezen van de beste oplossing die bij jullie past.
In de wereld waarin we leven is digitale onboarding een cruciaal instrument geworden om de groei en het succes van gewild talent te bevorderen. Helaas is de digitale onboarding-revolutie niet zo snel verlopen voor kleine bedrijven, waarvan er vele nog steeds vertrouwen op oudere, minder efficiënte methoden om hun nieuwe medewerkers te verwelkomen.
Het goede nieuws is dat onboarding software bestaat die kleine bedrijven kunnen helpen hun werknemers beter en sneller te laten integreren, zodat nieuwe medewerkers worden uitgerust met de tools & kennis die ze nodig hebben om van start te gaan.
Het punt is dat het moeilijk kan zijn om te weten waar je moet beginnen. Vooral voor het MKB met beperkte middelen en tijd. Dus wij zijn hier om te helpen!
In dit blog onderzoeken we het belang van onboarding software voor kleine bedrijven en begeleiden we je bij het kiezen van de beste oplossing die aan jullie unieke behoeften voldoet.
Een sterk onboardingproces is de basis waarop succesvolle werknemersrelaties worden gebouwd. De juiste onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich vanaf dag één welkom, betrokken en ondersteund voelen. Voor kleine bedrijven is dit zelfs nog belangrijker, omdat zij doorgaans met beperkte middelen werken en zich geen inefficiënte processen kunnen veroorloven.
Hieronder vind je een aantal redenen waarom onboarding nog crucialer is voor het MKB:
Tijd en Efficientie
Tijdens de onboarding heeft de gemiddelde nieuwe medewerker 54 activiteiten/taken. Voor HR-teams betekent dit dat ze 54 taken per nieuwe collega moeten behandelen, wat inhoudt dat elke taak moet worden opgezet, gecommuniceerd en opgevolgd. Juist bij MKB organisaties hebben HR teams minder tijd om zich te enkel te focussen op onboarding door hun gevarieerde takenpakket. Eersteklas onboardingsoftware biedt de oplossing: de mogelijkheid om alledaagse taken te automatiseren, inclusief formulieren, en taakbeheer. Dit betekent dat HR-personeel aanzienlijk minder tijd en moeite hoeft te steken aan handmatig werk, waardoor het HR-personeel zich kan focussen op meer betekenisvolle aspecten van het onboarding-traject.
Minder personeelsverloop
Een goede onboarding geeft nieuwe medewerkers een gevoel van verbondenheid en enthousiasme. Hierdoor wordt de kans groter dat ze voor de lange termijn bij het bedrijf blijven. Laag personeelsverloop vertaalt zich direct in lagere wervings- en opleidingskosten. Uit een rapport van het Chief Executive Magazine blijkt dat voor 75% van de CEO’s het behouden van personeel hun lastigste bedrijfsuitdaging is. Sterker nog, voor MKB organisaties is dit nóg belangrijker, omdat een hoog personeelsverloop de continuiteit van de organisatie bedreigt.
Verbeterde productiviteit
Voor een klein bedrijf is het van het grootste belang dat nieuwe werknemers al vroeg in hun dienstverband waarde toevoegen. Goede onboarding software faciliteert een soepele overgang naar een nieuwe rol, waardoor medewerkers sneller productief kunnen worden. Forbes meldde onlangs dat 72% van de nieuwe medewerkers zei dat ze zich zorgen maakten over het stellen van te veel vragen toen ze voor het eerst in hun huidige functie begonnen – en het zijn precies dit soort zorgen die een barrière vormen voor de productiviteit bij onboarding. De juiste begeleiding tijdens digitale onboarding kan deze barrière helpen wegnemen.
Regelgeving en Beveiliging
Onboarding software helpt kleine bedrijven om op een veilige manier gegevens van personeel te verwerken. Zeker kleine bedrijven zonder grote legal & IT teams profiteren van de ingebouwde functies. Denk dus altijd kritisch na met wat voor partij je in zee gaat. In welk land is de leverancier gevestigd en waar wordt jullie data bewaard?
Omdat er talloze opties op de markt beschikbaar zijn, kan het kiezen van de juiste onboarding software een hele klus zijn. Volg deze stappen om te bepalen wat het beste bij jullie past:
Stap 1: Identificeer de onboardingbehoeften van uw kleine bedrijf
Voordat je demo’s aanvraagt van verschillende vendors, neem de tijd om julie vereisten af te stemmen. Werken jullie in departementen, verschillende locaties, hoe betrekken jullie belangrijke contactpersonen (Manager, Buddies, IT, Inkoop etc). Plus, denk eens na over vragen als: Hoeveel tijd zijn jullie als HR-afdeling op dit moment kwijt?
Aantal collega’s en verwachte groei
Maak een schatting van hoeveel nieuwe collega’s jullie verwachten de komende tijd.
Complexiteit van het onboardingproces
Evalueer de complexiteit van jullie onboardingproces, inclusief compliance, trainingsmodules en werknemersdocumentatie. Identificeer gebieden die verbetering of automatisering behoeven. Dit zal helpen om jullie een lijst met prioriteiten te geven die jullie kunnen vergelijken met de kenmerken van een mogelijke oplossing. We raden aan jullie lijst in drie categorieën te verdelen, zodat jij kunt ontdekken wat jullie echt nodig heeft in een oplossing:
Vereisten rondom integraties
Controleer jullie bestaande HR- en salarisadministratiesystemen en selecteer onboarding software die er naadloos mee kan worden geïntegreerd, zowel native als via een API. Dit zorgt voor een soepele gegevensstroom en voorkomt dubbel werk. Het is belangrijk om jullie IT-team andere belanghebbenden hierbij te betrekken. Dit zorgt voor een goed beeld van welke integraties nodig zijn en welke niet.
Feedback van jullie collega’s
We raden jullie ten zeerste aan om met nieuwe collega’s binnen jullie organisatie te praten om te zien wat zij graag hadden gezien tijdens hun onboarding. Deze medewerkers zijn de grootste inspiratiebron en zullen waarschijnlijk veel geweldige inzichten hebben die helpen in jullie proces.
Stap 2: Kies de bijpassende onboardingsoftware voor kleine bedrijven
Zodra jullie een duidelijk beeld hebben in jullie behoeften, is het tijd om een aantal verschillende leveranciers van onboardingsoftware te evalueren op basis van de volgende criteria:
Gebruiksvriendelijke interface
Zoek naar software die gemakkelijk te navigeren is en minimale training vereist voor zowel HR als nieuwe medewerkers. Je wilt de complexiteit minimaliseren, anders voegt het alleen maar dingen toe aan je takenlijst. Stel deze vragen:
Opties tot branding
Kies voor software waarmee jullie het onboardingproces kunt afstemmen op de cultuur en waarden van jullie organisatie. Voor de Backend (voor Beheerders) van je software is dit niet nodig, maar voor de Frontend (hetgeen onboardees zien) is het wel belangrijk dat de ervaring zich verbonden voelt met jouw organisatie. Stel deze vragen:
Integratiemogelijkheden
Controleer of het platform naadloos kan worden geïntegreerd met jullie bestaande HR- en salarissystemen die u in stap 1 heeft geschetst. Het is belangrijk om hier uit te zoeken HOE ze kunnen worden aangesloten. Is het makkelijk? Wat moet u doen om het proces te vergemakkelijken? Hoeveel kost het? Stel deze vragen:
Rapportage en Analyse
Selecteer een platform dat waardevolle inzichten biedt in het onboarding proces op basis van data, zodat jullie verbeterpunten kunnen identificeren. Voor het MKB geldt dat het mogelijk niet nodig is om diepgaande analyses te hebben, maar uiteraard wil je wel activeringspercentages kunnen meten (wie gebruikt het platform) en zien welke inhoud op dat moment het beste presteert. Stel deze vragen:
Ondersteuning
Controleer of er klantenondersteuning en middelen zijn om jullie te helpen in geval van problemen of vragen. Als MKB is dit een essentiële functie die u nodig heeft om controle te houden over uw onboarding. Stel deze vragen:
Het omarmen van onboarding software als MKB-organisatie is een strategische beslissing die meetbare resultaten kan opleveren. Door het onboardingproces te stroomlijnen, creëer je een positieve eerste indruk bij nieuwe medewerkers en maximaliseer je hun kansen om succesvol te zijn. Verbeterde productiviteit, beter personeelsbehoud en lagere kosten zijn slechts enkele van de voordelen die u kunt behalen door te investeren in de juiste onboarding software.
Vergeet niet dat de beste onboarding software voor het MKB software is die aansluit bij jullie specifieke behoeften, gebruiksvriendelijke functies biedt en soepel integreert met jullie bestaande HR-ecosysteem. Neem de tijd om verstandig onderzoek te doen en keuzes te maken. Op die manier gaan jullie goed op weg om een productief en betrokken personeelsbestand te ontwikkelen, klaar voor groei en succes op de lange termijn.
Bent u op zoek naar een slimme oplossing voor het onboarden van medewerkers voor uw kleine bedrijf? Talmundo kan helpen!
WORD LID
Met HRcommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.
PUBLICEER
Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van HRcommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.
