Een effectief onboardingproces legt de basis voor het succes van nieuwe medewerkers binnen je organisatie. Voor kleine bedrijven met beperkte middelen is dit extra belangrijk, want inefficiënte processen kunnen duur uitpakken. Hoog personeelsverloop leidt tot hogere wervings- en opleidingskosten. Terwijl een goed onboardingproces ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers zich betrokken voelen en snel productief zijn, waardoor ze waarde kunnen toevoegen aan het bedrijf.
Maar hoe pak je dat aan? We geven 9 tips om je op weg te helpen.
1. Stel (haalbare) doelen op
Begin bij de basis: wat wil je bereiken met je onboardingproces? Moeten nieuwe medewerkers snel productief zijn, wil je contact houden na de contractondertekening of informatie geleidelijk aanbieden? Duidelijke doelen geven richting.
Stel ook doelen op voor je nieuwe medewerker. Maak bijvoorbeeld een onboardingplan met doelen en taken zodat je nieuwe collega weet wat hij of zij kan verwachten. Dit kost tijd, maar levert uiteindelijk tijdwinst op doordat het herbruikbaar is.
2. Rond papierwerk af voor de eerste werkdag
Niemand wil op de eerste dag alleen maar bezig zijn met papierwerk. Verstuur de nodige documenten en formulieren een paar dagen van tevoren digitaal. Hoe sneller het papierwerk achter de rug is, hoe sneller jij je kunt focussen op het enthousiasmeren van je nieuwe medewerker.
3. Bespaar tijd met automatisering
Een nieuwe medewerker moet tijdens de onboarding veel taken afvinken. Voor HR-medewerkers betekent dit organiseren, communiceren en opvolgen. Voorkom herhaling door processen te automatiseren via een onboardingplatform, zoals:
- Informatie stap voor stap delen
- Welkomstberichten sturen
- Checklists met taken delen
Bespaar tijd met onze onboarding-oplossing voor start-ups en MKB.
4. Maak slim gebruik van het materiaal dat je al hebt
Bekijk wat je al in huis hebt, voordat je nieuwe materialen aanschaft. Bestaande presentaties, documentatie of webinars zijn vaak perfect voor het inwerken van personeel. Verzamel het materiaal, zet het in een handig format en deel dit, zodat medewerkers het kunnen bekijken wanneer ze willen. Plan goed wanneer je welk materiaal deelt: voor de eerste werkdag, in de eerste week of later?
5. Introduceer de nieuwe teamleden
Wil je direct verbindingen leggen tussen je nieuwe collega en de teamleden? Stel de nieuwe medewerker al vóór de eerste werkdag voor aan het team. Hier zijn enkele tips:
- Maak een smoelenboek zodat de nieuwe collega namen en gezichten kan leren kennen.
- Nodig de nieuwe collega uit voor een teamevent.
- Vraag teamleden om een welkomstbericht via LinkedIn te sturen.
Plan ook na de eerste werkdag tijd voor verdere kennismaking, bijvoorbeeld via koffiedates.
6. Deel informatie voor de eerste werkdag
Nieuwe collega’s die op hun eerste werkdag al een heleboel weten over de organisatie en de cultuur? Dat is mogelijk! Juist voor de start van een nieuwe baan zijn mensen enthousiast en willen ze meer leren. Deel daarom vooraf informatie zoals de missie, visie en waarden. En bespreek praktische zaken zoals werktijden, parkeermogelijkheden en lunchopties. Zo bereid je nieuwe medewerkers voor, verlicht je zenuwen en houd je ze betrokken.
7. Wijs een mentor of buddy aan
Het koppelen van nieuwe medewerkers aan ervaren collega’s versnelt de integratie en versterkt de teamspirit. Nieuwe collega’s vinden snel hun weg, hebben een aanspreekpunt voor vragen en voelen zich sneller thuis. Nog niet overtuigd? In een BambooHR-onderzoek geeft meer dan de helft van de nieuwe medewerkers (56%) aan dat een onboarding buddy of mentor cruciaal is om snel op gang te komen en bij te dragen.
8. Zorg dat de manager betrokken is
Onboarding wordt vaak gezien als “een HR-ding”, maar vereist input van meerdere partijen, vooral van managers. Onderzoek toont aan dat managerbetrokkenheid resulteert in een 3,4x grotere kans dat medewerkers hun onboarding als uitzonderlijk ervaren (Gallup).
De beste investering van een manager is tijd, vooral in de eerste weken. Neem vóór de eerste werkdag contact op, plan regelmatige check-ins om successen en blokkades te bespreken en vier samen het einde van een succesvol onboardingproces. Deze investering betaalt zich gegarandeerd terug op de lange termijn.
9. Vraag om feedback
Het is verleidelijk om je onboardingproces op te zetten en eraan vast te houden. Maar door regelmatig feedback te verzamelen en aanpassingen te maken, kun je continu verbeteren en medewerkerstevredenheid verhogen. Stuur anonieme enquêtes, voer één-op-één gesprekken en verzamel feedback van andere collega’s voor een compleet beeld.
Kortom, je hoeft geen groot bedrijf te zijn voor een impactvolle onboarding. Met deze strategieën geef je nieuwe medewerkers een warm welkom en verhoog je hun productiviteit.
Meer hulp nodig? Appical biedt een onboardingpakket voor kleinere organisaties en start-ups, met alles wat je nodig hebt voor een succesvolle start.
