Tags: , , ,

Automatisering zette de HR-afdeling van Otolift echt op de kaart

Met een ’’ijzersterk verhaal’ inspireerde de HR-afdeling van Otolift hun directie met de HRM/Payroll-software van AFAS. Dat pakte niet alleen positief uit voor de HR-afdeling zelf, het bracht bovendien verschillende groepen medewerkers samen. Dat alle medewerkers nu gebruikmaken van een gemeenschappelijk systeem, heeft gezorgd voor meer eenheid in de organisatie.

Toen Annemiek Schep in de lente van 2018 bij Otolift als HR-adviseur in dienst trad, ging ze deel uitmaken van wat toen nog een vrij traditionele afdeling PZ was. De afdeling was sterk gericht op administratieve verwerking en vastleggingen“ en had haar zaakjes wat dat betreft overigens uitstekend voor elkaar. Maar van procesautomatisering was nog geen sprake: er werd voortdurend geschoven met briefjes, bonnetjes, allerlei documenten en uitgeprinte Excel-bestanden. Toen Annemiek eind 2019 het stokje als HR-manager overnam, legde zij zich toe op automatisering. Bij haar vorige werkgever was zij betrokken geweest bij een software-implementatie van AFAS en werkte ze graag met de software. In HR-adviseur Nelleke Oosterwijk, die toen nog maar een paar maanden bij Otolift werkte, trof ze een gelijke, want ook zij had al werkervaring met AFAS.

HR-automatisering door groei

De HR-afdeling stond op dat moment met vier medewerkers voor de uitdaging om HR door te ontwikkelen tot een modern organisatieonderdeel met een strategische focus. Dat was echt nodig, herinnert Annemiek zich. We zijn een organisatie die hard groeit. We moesten ons als HR-afdeling voortdurend opmaken voor een nieuwe groeigolf. Daardoor waren we te veel ad hoc bezig en dat liet weinig ruimte voor een meer beleidsmatige en procesgerichte aanpak. Zo’n aanpak was wel gewenst, besefte ook de bedrijfsleiding van Otolift. De directie gaf ons heel veel vrijheid, zegt Annemiek, dat past bij ons als familiebedrijf waar de lijntjes kort zijn. Nelleke wijst erop dat de HR-afdeling er zelf voor heeft gezorgd dat het vertrouwen van de directie groot was. We hebben ons super goed voorbereid door de directie niet alleen kennis te laten maken met de software van AFAS, maar in onze presentatie ook de performance van andere pakketten mee te nemen. We hadden gewoon een ijzersterk verhaal.

Wat voor de HR-afdeling een belangrijke steun in de rug is geweest, is dat de algemeen directeur van Otolift zich ontpopte tot een groot fan van AFAS. Wij hebben hem nadrukkelijk meegenomen in het proces van HR automatisering, stelt Annemiek. Tegelijk is hij iemand die geïnteresseerd is en van nature de drang heeft om processen te verbeteren. Als hij ergens iets interessants heeft gelezen wil hij meteen weten of dat ook in ons bedrijf mogelijk is. Een voorbeeld? Het weergeven van notificaties op de AFAS Pocket App bij nieuwe taken of signalen, zegt Nelleke meteen.

Logische structuur van AFAS

Op 1 juni 2020 ging Otolift live met automatisering: de HRM-module van AFAS, een half jaar later volgde het onderdeel Payroll. Daaraan vooraf ging een implementatietraject dat zeer soepel verliep. Omdat we al bekend waren met de software, konden we met de consultant supersnel door de diverse sessies gaan. Niet in de laatste plaats omdat we de ruimte hadden om zelf beslissingen te nemen, het was echt ons project. Uiteraard hebben we ook trainingen gevolgd en telkens goed ons huiswerk gedaan, stelt Nelleke. Bovendien hebben we het simpel gehouden, vult Annemiek aan. We hebben de logische structuur van AFAS als basis genomen, die is leidend. In sommige gevallen hebben we onze werkprocessen aan die structuur aangepast.

InSite met persoonlijke benadering

Otolift is volgens Annemiek en Nelleke een buitengewoon klantgericht bedrijf. Niet alleen naar klanten, maar ook naar de eigen medewerkers. Van oudsher is onze benadering heel persoonlijk, stel Annemiek, en dat willen we graag zo houden. Nelleke wijst op het intranet van de organisatie. Wat ons betreft staat dat centraal bij onze eigen mensen. Daarom zijn de verjaardagenservice en de Wie-is-wie? er prominente onderdelen van. De meer zakelijk getinte functionaliteiten zijn eveneens in InSite ingericht. Het inzien van het eigen personeelsdossier (inclusief gesprekkencyclus), het opvragen van de digitale loonstrook, het aanvragen van verlof en het indienen van declaraties (al dan niet via de AFAS Pocket App); het is inmiddels gemeengoed voor de meeste medewerkers.

Automatisering: gemeenschappelijk softwaresysteem

Dat is overigens niet vanzelf gegaan, legt Annemiek uit. We hebben daar aardig wat informatiesessies voor georganiseerd. Zo neem je weerstanden weg en creëer je een lage drempel voor het gebruik van nieuwe technologie. Die drempel verschilt overigens wel voor de drie verschillende groepen medewerkers. Dus hebben wij de trainingen voor personeel werkzaam op kantoor, in de buitendienst en in de fabriek zodanig opgezet dat ze goed aansluiten bij hun informatiebehoefte, legt Nelleke uit. Volgens Annemiek heeft de ingebruikname van de HR-software gezorgd voor een belangrijk pluspunt. Alle medewerkers maken nu gebruik van een gestandaardiseerde portal waarin belangrijke onderdelen zijn opgenomen.

Administratieve innovaties door HR-software

De veranderingen bij HR zijn elders in de organisatie niet onopgemerkt gebleven. De collega’s van de afdeling Finance van Otolift hebben bijvoorbeeld een actieve rol gespeeld in de administratieve innovaties die zijn geboekt met de HR-software. Daarnaast zette de ingebruikname van de software de HR-afdeling volgens Nelleke en Annemiek echt op de kaart. Onze zichtbaarheid is fors groter geworden en onze positionering is compleet veranderd, zegt Annemiek. Vroeger was niet voor iedereen duidelijk wat onze afdeling precies doet en kan betekenen. Inmiddels groeit het besef dat we en automatisering daadwerkelijk van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. We fungeren in toenemende mate als sparringpartner voor het management. Aan de hand van diverse HR-thema’s zetten we leidinggevenden in hun rol door ze bijvoorbeeld inzicht te bieden in verzuim, verloop en andere personeels-trends. Door het wegvallen van saaie en tijdrovende werkzaamheden heeft onze afdeling bovendien veel meer ruimte om te investeren in het contact met medewerkers. We willen boeien en binden; de betrokkenheid van onze mensen bij de organisatie nog verder vergroten.

Digitaal contracten ondertekenen

Blij is Otolift trouwens ook met de mogelijkheid om digitaal contracten te kunnen ondertekenen. Dat is echt goud, aldus Annemiek, want het komt uiterst professioneel over. Het is bovendien praktisch, stelt Nelleke. Ook als de directie niet fysiek aanwezig is, hebben wij hier nooit contracten liggen die nog op ondertekening wachten.

Intussen blijft de HR-afdeling van Otolift streven naar een grotere efficiency door het verder benutten van nieuwe softwareoplossingen. Momenteel wordt bijvoorbeeld het onderdeel ’’Werken bij’ in OutSite voorbereid. Vanaf 2022 moet dit de hele werving en selectie gaan ondersteunen“ en vervolgens ook het proces van onboarding. Ik heb er nu al zin in, zegt Nelleke enthousiast. In een daaropvolgende fase is het de bedoeling om de verzuimregistratie aan te sluiten op een portal voor de bedrijfsarts.

Functioneel beheer in eigen huis

Voor het functioneel beheer van de HR-software komt bij Otolift geen ICT’er in actie. Nelleke en Annemiek nemen dit geheel zelfstandig voor hun rekening. Ze raadplegen AFAS Help regelmatig en doen voor meer complexe zaken een beroep op een consultant. We hebben super goed contact, zegt Annemiek. Ik kijk nu al uit naar de volgende AFAS Open.

Dat bij Otolift zowel het automatisering implementatietraject als de livegang met de HRM/Payroll-software plaatsvond tijdens de coronapandemie hebben Annemiek en Nelleke niet als een groot probleem ervaren. Het heeft enorm geholpen dat AFAS ons tijdens de livegang taart en champagne stuurde, zegt Nelleke geamuseerd. Waarop ze zich ineens realiseert dat het andersom niet geheel vlekkeloos is verlopen. De consultant die onze implementatie begeleidde stond in ons systeem als medewerker geregistreerd. Alleen kwamen we er pas onlangs achter dat hij niet zijn echte woonadres had opgegeven. Daardoor is zijn kerstpakket kennelijk naar een Amersfoortse snackbar gestuurd. Sorry!

Over Otolift: Sinds de oprichting als grofsmederij in 1891 is Koninklijke Otolift Trapliften uitgegroeid tot de grootste trapliftleverancier van Nederland. Met het produceren en installeren van trapliften wil Otolift zoveel mogelijk mensen helpen om langer thuis te blijven wonen. De visie van het familiebedrijf omvat overigens meer dan alleen het maken van de beste trapliften. Bij Otolift vindt men het ook belangrijk om een positieve invloed te hebben op de medewerkers en de omgeving. De kwaliteit, duurzaamheid en herbruikbaarheid van trapliften zijn daarom belangrijke thema’s binnen Otolift. Bij het in Bergambacht gevestigde bedrijf, dat trapliften naar 48 landen exporteert, werken in totaal ruim zevenhonderd mensen.

Tags: , , ,
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.
Ook Interessante Artikel

Community Leden

Alle Leden >>>

Whitepaper De waardevolle organsiatie

whitepaper arbeidsmarkt
In dit whitepaper staan HR en HRM gerelateerde onderwerpen omtrent de Arbeidsmarkt

Registreer je als lid

Bekijk het HRcommunity Festival magazine hier!

Upload content hier!

Artikelen & Blogs

WORD LID

Met HRcommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.

PUBLICEER

Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van HRcommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.

ADVERTENTIE

In de spotlight

Vacature

HR Manager – OPRA Turbines

Boek

Superkrachten - Creëer eigenaarschap en laat je organisatie werken -

Superkrachten – Creëer eigenaarschap en laat je organisatie werken

Kalender

Word een Online Learning Expert | SkillsTown

Whitepaper

Denk hieraan als jouw bedrijf meerdere uitzenders inzet

Denk hieraan als jouw bedrijf meerdere uitzenders inzet