Na een implementatie in 2008 werkt de Volksbank sinds begin 2009 met de HR-software van AFAS . Daarmee werd de bank in één klap een van de grootste klanten van de softwareleverancier uit Leusden. HR Manager Marian Zaarbelink was blij met de komst van AFAS. In een eerdere functie was ze al eens betrokken bij de implementatie en het werken met de HR-software van AFAS. Zaarbelink is bij de Volksbank al ruim dertien jaar actief in leidinggevende functies. Ze houdt zich bezig met uiteenlopende onderwerpen zoals arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie, contract management, operational risk management en corporate casemanagement. Applicatie Specialist Peter Kruyswijk werkt bijna tien jaar bij de Volksbank en vormt met drie collega’s het team People Systems voor HR. Ooit studeerde hij met veel plezier af bij AFAS voor zijn HBO-opleiding HRM. Bij de Volksbank houdt hij zich bezig met het beheer van AFAS (alle HR-processen die draaien met analyses, signalen, workflows, connectoren, imports, InSite en OutSite). Daarnaast is hij in 2023 gestart als ondernemer. Eén dag in de week is hij zelfstandige en ondersteunt hij organisaties op het gebied van efficiënt werken met AFAS.
Ontwikkeling van onboarding software
Van oudsher was het applicatieteam van HR gewend om eigen ideeën op het gebied van automatisering om te zetten in bruikbare functionaliteit. Doordat bij de aanvang van het gebruik van de software van AFAS de standaard van de software nog niet voldeed aan alle wensen van de bank, leidde dat ertoe dat HR-specialisten van de bank zelf gingen bouwen met de vrije inrichting van AFAS. Kruyswijk wijst bijvoorbeeld op het onboarding proces. “Dat hadden we aanvankelijk zelf geautomatiseerd in AFAS met behulp van vrije velden en imports. Onze filosofie was om die vrije inrichting optimaal te benutten. Niet omdat we zo graag zelf knutselen, maar vooral omdat het volledig geautomatiseerd verlopen van dit proces in de software destijds nog niet mogelijk was. We hebben veel eigen applicaties in JavaScript gebouwd. Sommige daarvan zijn heel specifiek, zoals het berekenen van bedragen ten behoeve van vertrekvergoedingen en vaststelling documenten, inclusief handtekening. Het is een samenspel van JavaScript, Angular, Dossieritem, Workflow en Rapport. Dit bewijst dat het gebruik van vrije inrichting echt mooie producten kan opleveren.”
Het legde tevens de basis voor de ontwikkeling van onboarding software, stelt Zaarbelink. “Toen we samen met AFAS partner People Track onze zelfgebouwde onboarding-omgeving tegen het licht hielden, leidde dat tot mooie ideeën.” Tegenwoordig maakt de Volksbank wel gebruik van de standaard inrichting ten behoeve van het onboardingsproces. “Een belangrijk onderdeel van onze onboarding is de pre-employment screening van nieuwe medewerkers”, legt Zaarbelink uit. “Hiervoor maakt onze bank gebruik van de software van AFAS-partner Valicare. De gegevens die een kandidaat invult tijdens de screening worden via een koppeling direct in de AFAS-omgeving verwerkt.”
Oplossingen met de standaardsoftware
Zaarbelink en Kruyswijk signaleerden in 2020 dat de standaarden van AFAS steeds beter aansloten op de eigen bedrijfsvoering. Die constatering vormde het startsein voor een omvangrijk optimalisatieproces dat twee jaar zou duren. Een groot deel van de eigenbouw is vervangen door oplossingen met de standaardsoftware van AFAS. “Sindsdien liften we hierdoor mee op de doorontwikkeling van de standaard functionaliteit van AFAS”, stelt Zaarbelink. “Onze eigen applicaties op het gebied van verlof, verzuim, in-, door- en uitstroom hebben we in de AFAS-omgeving geautomatiseerd. Dit heeft geleid tot aanzienlijk kortere doorlooptijden omdat handmatige activiteiten grotendeels zijn vervangen door workflows. Ook de klantervaring verbeterde fors.”
“We zijn toen ook begonnen met digitaal ondertekenen”, herinnert Zaarbelink zich. “Mede daardoor is de doorlooptijd van bijvoorbeeld het onboarden ongeveer gehalveerd. Ons streven was om papierloos te werken en in de praktijk lukt dat prima. Vroeger moest je voor een natte handtekening op zoek naar een tekenbevoegde directeur. Nu is het met één druk op de knop klaar.”
De Volksbank is momenteel bezig met voorbereidingen om de Pocket App van AFAS in gebruik te nemen. “Vanuit Risk Management worden er eisen gesteld aan het gebruik van een mobiele app”, legt Zaarbelink uit. “Voordat we de app gaan lanceren zullen we eerst een pilot draaien binnen HR, waarna we de app hopelijk in de eerste helft van 2024 in gebruik kunnen nemen.”
De software als ruggengraat van HR
Data speelt een steeds belangrijkere rol in de bedrijfsvoering van de Volksbank. “Als we analyse berekeningen uitvoeren, staat het systeem urenlang te stampen”, legt Kruyswijk uit. “Omdat de datasets steeds omvangrijker worden, gaan we voor complexe rekenexercities Amazon Web Services (AWS) gebruiken. Daarvoor koppelen we AFAS met een getconnector aan AWS. We draaien geautomatiseerd elke nacht zo’n 450 analyses, variërend van het verrijken van gegevens en het inschieten van mutaties tot het verzenden van berichten.”
Ook Zaarbelink wijst op het groeiende belang van data. “Onze afdeling levert grote hoeveelheden data aan interne en externe stakeholders. Daarbij functioneert AFAS als de backbone van HR. Als contracteigenaar ben ik trouwens benaderd door onze fiscale afdeling die belangstelling heeft om met de fiscale module aan de slag te gaan”, aldus Zaarbelink die concludeert: “We zijn al veertien jaar klant bij AFAS en we zijn nog steeds heel tevreden over onze samenwerking.” Ze wijst op het feit dat nieuwe collega’s op de HR-afdeling standaard een basiscursus over de software bij AFAS volgen. Desgewenst is er ruimte voor aanvullende trainingen.
HR-mensen zijn leergierig
Het feit dat de eisen op het gebied van riskmanagement voor financiële instellingen zo hoog zijn, maakt de Volksbank-case mogelijk interessant voor andere instellingen die met datzelfde spanningsveld te maken hebben, stelt Zaarbelink. “Maar ook andere ondernemingen tonen belangstelling om te horen hoe wij de software gebruiken. Zo had een vervoersbedrijf interesse in hoe we een dossier voor mobiliteitsmanagers opbouwen. En onlangs kregen we het verzoek van een academisch ziekenhuis om uitleg over hoe wij met Valicare werken.” Kruyswijk wijst op de koppeling met de Arbodienst. “Volgens mij waren wij de eerste klant van AFAS die zo’n bestandskoppeling succesvol wist te realiseren.”
De mensen van HR zijn leergierig, stelt Zaarbelink. “Wij hebben met mijn hele afdeling een bezoek aan AFAS gepland. Eén van de onderwerpen waar wij ons mee bezig houden is namelijk klantbeleving. Ik denk dat wij op dat vlak geïnspireerd kunnen worden door AFAS.” Vorig jaar bezochten HR-medewerkers van de Volksbank de AFAS Open en het Succestival. “Daar hield een van de inleiders een ongelofelijk inspirerend verhaal over de opvang van Oekraïense vluchtelingen”, stelt Zaarbelink. “Dat was een geweldige combinatie van maatschappelijke betrokkenheid en daadkracht.” Kruyswijk sluit zich daar graag bij aan. “Onze merkbelofte is ‘Beter voor elkaar’. Volgens mij past die belofte heel goed bij de visie van AFAS.”
