Wist je dat een gemiddelde kantoormedewerker 80 (!) mails per dag krijgt?
Ik sprak laatst een HR-manager van een mijn opdrachtgevers en zij gaf aan dat de mailbox een van grootste stressoren is onder de medewerkers. Het is zelfs zo erg dat medewerkers opzien tegen hun vakantie omdat ze weten dat daarna een overvolle mailbox op ze staat te wachten. Hoe zit dit bij jou: Krijg jij ook spontaan vlekken in je nek als je op maandagochtend je mail opent?
E-mail zou een tool moeten zijn om de communicatie binnen jullie bedrijf te vergemakkelijken, maar dat is het in veel gevallen niet (meer). We besteden veel tijd aan onze mail organiseren en dat komt onze productiviteit en stresslevels niet ten goede. Vervelend en zonde!
Omdat het verwerken van die informatie en prikkels een enorme stressor is, deel ik een aantal tips uit mijn training Emailmanagement Skills. Doe er je voordeel mee.
Tip 1: Pas het ’’Touch It Once’-principe toe
Hoe vaak open jij een mail en denk je ’’oké, daar doe ik later even iets mee’ en zet je het weer op ongeopend? Vervolgens is het later en open je de mail opnieuw en doe je precies hetzelfde. Of je begint vast een antwoord terug te typen, maar realiseert je dan dat je er eigenlijk geen tijd voor hebt waardoor dit antwoord in je concepten eindigt. Vervolgens heb je dus al drie keer ’’iets’ met de mail gedaan zonder ’’m af te handelen of te archiveren. Het zijn precies dit soort situaties die zorgen voor onnodige stress.
Wat gaat er hier nou mis? In je hoofd blijf je bezig met deze onafgemaakte taak. Ook wanneer je al niet meer je mail aan het doen bent. Je zou dit kunnen vergelijken met de verschillende tabbladen op je computer. Je bent niet actief bezig met elk tabblad dat is geopend, maar ze staan wel open op je computer. Je hebt bij zo’n onbeantwoorde mail als het ware het tabblad in je hoofd nog openstaan. Dit kost veel energie en is niet alleen uitputtend, maar ook zeer stressvol. Op de achtergrond is je hoofd er namelijk nog steeds onbewust mee bezig.
Tegen de tijd dat je het mailtje eindelijk beantwoordt, heb je het al drie of vier keer ’’aangeraakt’.
Als jij jezelf hierin herkent, probeer dan het touch it once principe toe te passen. Stel je hebt 40 mails, maar je hebt geen tijd om elke mail te behandelen. Op het moment dat je jouw mail opent, probeer de 40 mails dan de categoriseren en alvast naar een map te slepen waar je er later wel wat mee kan doen. Zo ben je al een stap verder. En gebruik als vuistregel: als het minder dan vijf minuten duurt, doe het dan meteen. Dus als je een mailtje in minder dan vijf minuten kunt afhandelen, doe het dan gelijk. Als het langer dan vijf minuten duurt, beslis dan meteen hoe je de mail ’’vooruit’ kan helpen door het in een mapje te plaatsen voor later. En plan er op een later moment tijd voor in.
Tip 2: Short and sweet
Zakt de moed jou ook meteen in de schoenen als je een mail opent met drie of vier alinea’s? Begrijpelijk! We hebben de neiging om onze ’’vraag’ of verzoek op te bouwen en in te kleden. Maar vaak is een opbouw helemaal niet nodig, want het blijkt dat mensen de opbouw van nature toch weglaten en direct naar het ’’verzoek’ van de boodschap gaan.
Houd je mail daarom short and sweet. Maak in de eerste alinea duidelijk wat het doel is van de mail en maak er niet meer woorden aan vuil dan nodig is. Je e-mail hoeft geen roman te worden.
Tip 3: Weet wanneer de beste tijd is voor je e-mail
Weet jij wanneer je het meest productief bent? Deze productieve uren wil je namelijk nuttig besteden en blokken in je agenda voor taken waar jij ook daadwerkelijk jouw productiviteit en creativiteit nodig hebt. Je wilt deze kostbare tijd niet verdoen aan e-mail.
Onderzoek heeft aangetoond dat er een bepaalde tijd op de dag is waarop we het meest productief zijn. En dit is rond 13:30 ’s middags. Best opmerkelijk, vind je niet? Je zou denken dat net naar de lunch niet de meeste ideale tijd is, maar laat me uitleggen waarom dit dus wel het geval is. Dit heeft te maken met je biologische klok. Wij hebben allemaal een interne 24-uursklok in ons lichaam. Die klok zorgt ervoor dat ons lichaam weet wanneer het tijd is om te rusten (’s nachts) en wanneer het tijd is om actief en productief te zijn (overdag). Voor een goede afstemming van jouw biologische klok is onder andere daglicht nodig. Dit geeft ons lichaam namelijk inzicht in welk moment van de dag het is en wanneer we dus actief en productief moeten zijn.
Net na de lunch is er doorgaans een piekmoment in onze biologische klok. Dat is het moment waarop we het meeste aan staan. Je kunt het afhandelen van je e-mail dus beter inplannen op momenten waarop je niet het meest productief en creatief bent zodat je deze kostbare energie niet ’’verdoet’ aan je e-mail.
Ervaart jouw team stress van hun mailbox? Dan kan het de moeite waard zijn om deze tips met hen te delen. Hopelijk zit er een tip bij die hen kan helpen om hun mailbox de baas te zijn en niet langer gebukt te gaan onder de stress van hun overvolle mailbox.
- https://www.gatewayproductivity.com/forget-the-touch-it-once-rule/
- https://ftp.iza.org/dp13657.pdf
- https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC6430172/
