Preboarding best practices in 2023

Met de huidige arbeidsmarkt is het aantrekken en behouden van toptalent van levensbelang voor jullie organisatie. Hierdoor zul je als organisatie moeten focussen op preboarding – oftewel, die periode tussen het accepteren van jouw arbeidscontract en Dag 1. Op die manier zorg je voor een naadloze overgang in de nieuwe rol.

Hieronder vind je de belangrijkste taken voor HR om ervoor te zorgen dat je de beste onboarding ervaring biedt aan jullie nieuwe collega’s en hen klaarstoomt om succesvol te zijn!

Of jullie nu een MKB-bedrijf zijn met 50 werknemers of een internationale speler verspreid over 50 verschillende landen, deze tips helpen jullie om talent aan te trekken en te behouden. Zo maken jullie de organisatie klaar voor de komende 50+ (en waarschijnlijk nog veel meer) jaar!

1. Het proces

Een belangrijk onderdeel van preboarding is ervoor te zorgen dat alle administratieve taken gedaan zijn. Deze taken zijn de ruggengraat van de preboarding en zorgen voor de beste werknemer-werkgever relatie vanaf de start. Denk aan het verzorgen van alle benodigde documentatie, jullie processen en beleid. Daarnaast is het faciliteren van communicatie tussen jullie nieuwe collega’s en verschillende afdelingen/contactpersonen cruciaal.

Wanneer deze taken zijn volbracht biedt je jullie onboardee een gerust gevoel en zelfverzekerdheid dat alles klaar staat op dag één. Dit vermindert stress, vermijdt vragen en verhoogt de kansen dat zij zich thuis voelen in jullie organisatie.

Prioritiseer daarom de administratieve taken om jullie onboardees een goed eerste gevoel te geven en hen in te laten zien dat jullie investeren in hun.

Belangrijke taken:

• Zorg ervoor dat alle contracten getekend zijn voordat iemand begint.
• Laat onboardees jullie secundaire voorwaarden lezen en hiervoor tekenen (Voordat zij beginnen).
• Bereid hun IT-setup voor zodat zij vanaf dag één verschil kunnen maken (Laptop, badge, toegang tot systemen).
• Biedt hen antwoorden op de ‘veelgestelde vragen’ als dresscode, contactpersonen en schema.

Hoe een onboardingsplatform als Talmundo helpt bij het creëren van jullie proces

De interactieve software biedt HR de mogelijkheid om de administratieve taken binnen de app op te zetten. Daarnaast stroomlijn je je processen omdat je als HR 1 centraal platform gebruikt voor deze taken (waarbij gegevens ook automatisch doorgestuurd kunnen worden naar andere contactpersonen of andere systemen).

Daarnaast kun je als HR via het Taakmanagementsysteem de voortgang van deze taken gekoppeld aan onboardees en Stakeholders (bijv. Managers, Mentors, IT etc) op een real-time basis inzien. Zo hoef je dus nooit meer per mail te vragen naar de status!

2. De Cultuur

Tuurlijk, administratieve taken zijn cruciaal. Vergeet echter niet dat tijdens de onboarding ook jullie personeel en de organisatie centraal moeten staan. Het communiceren van jullie bedrijfscultuur heeft een enorme impact op de ervaring, de verwachtingen en het gevoel van erbij horen bij jullie nieuwe collega’s.

Neem jullie bedrijfscultuur op in de preboarding met taken en activiteiten die passen bij die cultuur, jullie waarden en visie. Zorg ervoor dat jullie dit doen op een leuke, uitdagende en interactieve manier zodat jullie dat enthousiasme creëren voordat iemand al begonnen is.

Critical tasks:

• Stuur een gepersonaliseerd welkomstpakket (favoriete snack, bedrijfscadeautjes etc).
• Deel verschillende video’s van een ‘Day in the life of…’ of hoe jullie als bedrijf omgaan met Diversiteit en Inclusiviteit.
• Introduceer jullie nieuwe collega aan het voor hun eerste Dag. Of beter nog, laat het hen zelf doen via tekst of video.
• En cruciaal, begeleid hen via een Buddy tijdens de preboarding. Ook voor MKB bedrijven is dit echt de moeite waard om hen op de lange termijn te behouden.

Hoe een onboardingsplatform als Talmundo helpt bij het communiceren van jullie cultuur

Talmundo’s bibliotheek laat jullie video’s en andere media hosten in het platform om ervoor te zorgen dat jullie gemakkelijk een leuke en unieke ervaring kunnen bieden aan onboardees.

Daarnaast zorgen de Template pagina’s ervoor dat het opzetten van jullie gepersonaliseerde journeys ervoor dat jullie je eigen verhaal kunnen opstellen zonder veel inspanning.

3. ‘The Next-Level’

Eerste indrukken zijn cruciaal en dat is niet anders voor werkgevers. Wanneer je ervoor zorgt dat nieuwe collega’s zich welkom, gewaardeerd en ondersteund voelen al voor hun eerste dag zorgt voor dat wow-gevoel bij hen. Dit zet de toon voor een langdurige en succesvolle werknemer-werkgever relatie.

Wanneer je dus verder gaat dan de administratieve taken binnen je preboarding creer je niet zomaar werknemers maar ambassadeurs van jullie bedrijfsmerk.

Belangrijke taken:

• Nodig jullie nieuwe collega’s uit voor een virtuele activiteit.
• Betrek hen in teambuilding activiteiten al voordat zij beginnen.
• Stuur jullie nieuwe collega een 360 graden tour van jullie kantoor.
• Stuur media (podcast, boeken, LinkedIn bloggers) gebaseerd op hun rol. Voor jullie HR-onboardees zijn bijv. Jessie Zwaan, Kathryn Minshew en Lars Schmidt goede personen om te volgen op LinkedIn!

Hoe een platform als Talmundo helpt bij het creëren van jullie ‘Next-Level’ Preboarding

Via Talmundo kunnen jullie een eigen 360 graden tour integreren binnen de app. Op die manier kunnen jullie nieuwe collega’s kennis maken met jullie kantoor voor hun eerste dag. Daarnaast is het mogelijk om een Chatbot toe te voegen die 24/7 klaar staat voor al hun vragen!

4. De dag voor de Grote Dag

Voor onboardees is het hartstikke normaal om zich nerveus te voelen tijdens de preboarding. Dit gevoel zal toenemen en waarschijnlijk het hoogtepunt bereiken een dag voordat zij echt gaan beginnen.

Wanneer je zorgt dat jullie nog een keer inchecken op die dag en ze verzekert dat alles klaarstaat voor hun start zal dat enorm veel nervositeit wegnemen. Een proactieve houding van zowel jullie zelf als stakeholders als managers, mentors etc. is hierin cruciaal.

Belangrijke taken:

• Bel/mail jullie nieuwe collega 1 dag voor hun start. En zorg dat de stakeholders dit ook doen (zorg desnoods voor een taak die gekoppeld is aan hun).
• Zorg voor een checklist van wat zij kunnen verwachten en moeten meenemen.
• Stuur alle relevante informatie door of centraliseer dit op 1 online plek.
• Biedt ook ruimte voor vragen of stel controlevragen zodat je zeker weet dat alles duidelijk is!

Hoe een platform als Talmundo helpt bij het voorbereiden op de Grote Dag

Talmundo laat jullie alle content ‘timen’. Dit zorgt ervoor dat alle informatie hen bereikt op het moment dat zij het nodig hebben. Jullie kunnen alles van te voren plannen zodat informatie over waar te parkeren, een checklist en dresscode een paar dagen van te voren worden gestuurd. Zo overlaad je jullie onboardees niet met een heel pakket aan informatie in 1 mail maar breng je dit druppelsgewijs naar hun toe.

‘Your Next Steps’_

Jullie preboarding legt de basis voor een succesvolle relatie tussen werknemer en werkgever. Wanneer jullie deze ‘best practices’ volgen, jullie eigen draai eraan geven en aspecten toevoegen zul je zien dat jullie onboardees zo enthousiast en voorbereid mogelijk bij jullie beginnen. Van de verplichte administratieve taken, tot de introductie van jullie bedrijfscultuur tot de het toevoegen van jullie eigen wow-factor, dit alles zal ervoor zorgen dat jullie nieuwe collega’s zich nog meer thuis voelen, productiever zijn en langer willen binden aan jullie organisatie.

Willen jullie nog meer preboarding tips & tricks? Waarom zou je dan hier stoppen; download ook onze preboarding checklist voor een overzicht van nog meer taken die veel voorkomen.