Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding in 2026: wat moet HR weten?

Hybride werken is voor de meeste organisaties de norm geworden. Medewerkers werken niet meer vijf dagen op kantoor, maar verdelen hun week tussen thuis, kantoor en soms onderweg. Dat klinkt flexibel en dat is het ook, maar voor HR-teams brengt het wel een jaarlijkse verantwoordelijkheid met zich mee: controleren of de vergoedingen voor thuiswerken en woon-werkverkeer nog fiscaal correct zijn ingericht.

Per 1 januari 2026 zijn er een aantal relevante wijzigingen van kracht. Eén daarvan heeft mogelijk zelfs terugwerkende kracht. In dit artikel zetten we alle actuele bedragen, regels en aandachtspunten voor HR op een rij.

De bedragen in 2026

Thuiswerkvergoeding: €2,45 per dag

De onbelaste thuiswerkvergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd. In 2025 bedroeg dit €2,40 per thuiswerkdag; per 1 januari 2026 is dit verhoogd naar €2,45 per thuiswerkdag.

Dit bedrag is bedoeld als tegemoetkoming in de algemene kosten die een medewerker thuis maakt: denk aan elektriciteit, verwarming, koffie en het gebruik van de eigen werkruimte. De vergoeding is onbelast zolang je binnen het maximumbedrag blijft en de juiste administratie bijhoudt.

Een praktisch punt dat regelmatig tot verwarring leidt: ook als een medewerker slechts een deel van de dag thuiswerkt, mag je het volledige dagbedrag van €2,45 toepassen. Er is geen verplichting om naar rato te rekenen op uurbasis.

Reiskostenvergoeding: €0,23 per kilometer (mogelijk €0,25)

De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen bedraagt in 2026 vooralsnog €0,23 per kilometer. Dit geldt voor alle vervoersmiddelen: auto, fiets, openbaar vervoer of te voet.

Nieuw en belangrijk: op 20 april 2026 heeft het kabinet aangekondigd dit tarief te willen verhogen naar €0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Dit voorstel ligt op het moment van schrijven nog voor bij de Tweede Kamer en is dus nog niet definitief vastgesteld.

Wat betekent dit praktisch? Zolang het voorstel niet is aangenomen, geldt formeel nog €0,23/km. Zodra de Kamer instemt, kun je met terugwerkende kracht het verschil nabetalen zonder loonheffingsgevolgen, mits je dit correct administreert. HR doet er verstandig aan dit dossier actief te volgen via Rijksoverheid.nl en in nauw contact te blijven met de salarisadministrateur.

De cruciale samenloopregeling

Een van de meest gemaakte fouten in de praktijk is dat werkgevers op dezelfde dag zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer uitbetalen. Dit is uitdrukkelijk niet toegestaan. De Belastingdienst sluit deze combinatie expliciet uit.

De logica daarachter is eenvoudig: beide vergoedingen dekken kosten voor dezelfde dag. Je kunt niet tegelijkertijd thuis zitten én naar kantoor reizen.

De vuistregel per type dag:

• Volledig thuis gewerkt Vergoeding thuiswerken van toepassing: €2,45 per dag.
• Gereisd naar kantoor of een andere vaste werkplek Reiskostenvergoeding van toepassing: maximaal €0,23 (of €0,25) per kilometer, op basis van de werkelijke afstand.
• Hybride dag: deels thuis, deels op kantoor Reiskostenvergoeding van toepassing. De reis naar kantoor is leidend; de thuiswerkvergoeding vervalt op die dag.

Er is één uitzondering die het vermelden waard is: een vergoeding voor een dienstreis (een zakelijke reis die geen woon-werkverkeer is) mag op dezelfde dag worden gecombineerd met een thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding. Dit is een andere categorie en valt daarom buiten de samenloopbeperking.

Wat betekent dit concreet voor HR?

1. Controleer bestaande vergoedingsafspraken

Veel organisaties betalen vaste maandelijkse vergoedingen op basis van een afgesproken patroon van thuis- en kantoordagen. Dat is fiscaal toegestaan, maar alleen als het vaste patroon aansluit bij de werkelijkheid en de vergoeding pro-rata is berekend.

Concreet: als een medewerker gemiddeld drie dagen per week thuiswerkt en twee dagen naar kantoor reist, mag je de vergoeding op die verhouding baseren. Pas op voor situaties waarin het werkelijke patroon al langere tijd afwijkt van de afgesproken verdeling. De Belastingdienst kijkt bij een looncontrole naar de onderbouwing per dag, niet naar een jaargemiddelde.

2. Zorg voor een sluitende registratie

De Belastingdienst verwacht dat je aannemelijk kunt maken welke vergoeding op welke dag is uitbetaald en op welke grondslag. Dit hoeft geen bureaucratisch systeem te zijn, maar het moet wel controleerbaar zijn.

Opties die in de praktijk goed werken:

• Registratie via het HR- of planningssysteem (veel systemen ondersteunen dit inmiddels standaard)
• Een maandelijkse opgave door de medewerker zelf, via een eenvoudig formulier of een tool als Teams of Slack
• Koppeling aan roosters of projectplanning, zodat thuis- en kantoordagen automatisch worden bijgehouden

Leg vast welke methode je gebruikt, zorg dat medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en maak de registratie een vast onderdeel van de salarisverwerking.

3. Let op de vrije ruimte binnen de WKR

Onbelaste vergoedingen die binnen de fiscale maxima blijven, leggen geen beslag op de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Dat is een belangrijk voordeel: de thuiswerkvergoeding van €2,45/dag en de reiskostenvergoeding van €0,23/km (of €0,25/km na eventuele verhoging) kun je dus volledig onbelast uitbetalen, zonder dat ze ten koste gaan van je WKR-budget.

Wil je boven de maximumbedragen uitbetalen? Dan gelden er andere regels:

• Het meerdere valt in de vrije ruimte van de WKR (in 2026: 1,7% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom, daarboven 1,18%).
• Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
• Of je draagt loonheffing af ten laste van de medewerker.

Vergeet in alle gevallen niet de hogere vergoeding tijdig aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Ontbreekt deze aanwijzing, dan is de vergoeding belast loon voor de medewerker.

4. Pas vaste thuiswerkvergoedingen tijdig aan

Betaalt jouw organisatie een vaste thuiswerkvergoeding op basis van het vorige maximumbedrag van €2,40? Verhoog deze dan naar maximaal €2,45 per dag. Dat klinkt als een klein verschil, maar het gaat om een onnodig gemiste belastingvrije ruimte als je er niets mee doet. Bovendien is aanpassing een goed moment om de volledige vergoedingsregeling opnieuw te beoordelen.

Communiceer de aanpassing proactief naar medewerkers. Een korte toelichting in het personeelshandboek of via de interne nieuwsbrief voorkomt vragen en toont aan dat HR de fiscale spelregels actief bewaakt.

5. Volg het reiskostendossier actief

Het voorstel om de reiskostenvergoeding te verhogen naar €0,25/km maakt dit een dynamisch dossier in 2026. Zorg dat je tijdig geïnformeerd bent als de Tweede Kamer instemt, zodat je de administratie en eventuele nabetalingen zonder vertraging kunt verwerken.

Praktische stappen om nu al voor te bereiden:

• Leg intern vast hoe je de nabetaling verwerkt als het tarief definitief wordt verhoogd
• Controleer of je salarissoftware een terugwerkende kracht-correctie ondersteunt
• Informeer medewerkers dat er mogelijk een nabetaling volgt, zodat zij geen onjuiste verwachtingen hebben

6. Herzie de communicatie naar medewerkers

Een goed ingerichte vergoedingsregeling heeft alleen meerwaarde als medewerkers er ook daadwerkelijk gebruik van maken en begrijpen hoe het werkt. Overweeg om de spelregels rond thuis- en reiskostenvergoeding jaarlijks opnieuw te communiceren, bijvoorbeeld via het onboarding-pakket voor nieuwe medewerkers, een FAQ op intranet of een korte uitleg bij de jaarlijkse salarisbrief.

Expliciet uitleggen dat je op een hybride dag alleen de reiskostenvergoeding ontvangt en niet allebei, voorkomt teleurstelling en administratieve fouten.

Veelgestelde vragen

Mag ik een hogere thuiswerkvergoeding betalen dan €2,45 per dag?

Ja, maar het meerdere is dan belast of valt ten laste van de vrije ruimte WKR. Boven het maximum is de vergoeding geen gerichte vrijstelling meer.

Geldt de €2,45 ook voor parttimers?

Ja. Het bedrag is per thuiswerkdag, ongeacht het aantal contracturen op die dag.

Wat als een medewerker één dag per week op kantoor werkt en de rest thuis?

Dan ontvangt die medewerker voor de kantoordag een reiskostenvergoeding op basis van de werkelijke kilometers, en voor de thuiswerkdagen de thuiswerkvergoeding van €2,45 per dag.

Kan ik als werkgever ook minder vergoeden dan de maximumbedragen?

Ja. De maxima zijn fiscale grenzen voor onbelaste vergoeding, geen wettelijke minimumsalarissen. Of je verplicht bent te vergoeden hangt af van cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsbeleid.

Hoe zit het met medewerkers die met de fiets naar kantoor komen?

De reiskostenvergoeding van maximaal €0,23/km geldt voor alle vervoersmiddelen, inclusief de fiets. Er bestaat geen apart verhoogd fietsbedrag binnen de gerichte vrijstelling voor woon-werkverkeer.

Meer informatie

• Belastingdienst — Thuiswerkkostenvergoeding
• Rijksoverheid — Reiskostenvergoeding werknemer
• Ondernemen met Personeel — Thuiswerkvergoeding 2026

Laatste update: mei 2026. Raadpleeg altijd je salarisadministrateur of fiscalist voor advies op maat.