Heb je als kenniswerker behoefte om je hoofd weer leeg te krijgen en goed zicht te krijgen op wat er ‘op je bord’ ligt? Het heilige uurtje biedt uitkomst, zo schreef Jan-Dirk Reijneveld in dit eerste blog.

1. Maak van het heilige uurtje een (feestelijk) ritueel

Ritualiseren werkt goed bij het volhouden van gewenst gedrag. Je kunt daarbij kijken naar wanneer, wat en waar. In mijn vorige blog, ‘Het heilige uurtje’, gaf ik al een tip om een vast moment te prikken, zoals elke vrijdag vroeg in de middag. Dit mag natuurlijk ook een ander vast wekelijks tijdstip zijn dat goed past in jouw agenda. Ook schreef ik daar over het ‘Wat’. Kortgezegd doe je vier dingen:

  • Opruimen – je inbox en je hoofd en notities en aantekeningen.
  • Je agenda bekijken – afgelopen week en de komende weken.
  • Jouw acties doorlopen – kleine acties, projecten, afwachten-items en later/misschien-items.
  • Divers – Alle dingen die je verder regelmatig wilt bekijken, bijvoorbeeld nieuwsbrieven.

Met het ‘waar’ wil ik aangeven dat je het beste een vaste locatie kunt hanteren voor het heilige uurtje. Bovendien werkt het het beste als dit een andere plaats is dan waar je de rest van de week werkt. Ik ken iemand die besloot wekelijks te gaan zitten in de mediatheek van de organisatie waar zij werkt. Een ander had helemaal bovenin het gebouw waarin hij werkte, op de twaalfde verdieping een ‘veredelde bezemkast’ ontdekt, waar nooit iemand kwam. Een perfectie locatie voor het heilige uurtje.

2. Sociale steun organiseren

Een uitstekende manier om het heilige uurtje vol te houden is om andere mensen in te schakelen. Het wordt makkelijker als je collega diezelfde tijd ook gereserveerd heeft en jullie elkaars reminder zijn. Als jij de neiging hebt om een weekje over te slaan, houdt die ander je wel bij de les. En vice versa. Diverse collega’s die ik heb gecoacht, vormen nu wekelijks elkaar partner in crime om elkaar aan dit heilige uurtje te houden; in alle gevallen met groot succes. Let wel: samendoen betekent dat je elkaar van je werkplek haalt. Eventueel zit je daarna in dezelfde ruimte, maar je communiceert niet met elkaar; het is essentieel dat je niet wordt gestoord tijdens het heilige uurtje.

Als het niet lukt om het heilige uurtje tegelijk met een andere persoon uit te voeren, kun je een buddy kiezen met wie je vooraf afspreekt dat je diegene – na het uitvoeren van het heilige uurtje – een e-mail stuurt waarin je mag opscheppen dat je je taken hebt uitgevoerd. De buddy mailt dan terug: ‘Ik ben trots op je!’ of varianten daarop. Dat is natuurlijk enorm kinderachtig, maar het belangrijkste is dat deze stok achter de deur werkt! Op een gegeven moment zit het wekelijkse heilige uurtje in je eigen systeem en zijn mailtjes naar een buddy niet meer nodig.

3. Je voortgang bijhouden

Om een voorgenomen doel te realiseren helpt het vaak om je voortgang bij te houden. Vertaald naar het heilige uurtje zou dit kunnen betekenen dat je elke week bijhoudt of je het uurtje hebt gedaan. Wat nog beter werkt, is dat je een checklist maakt, gebaseerd op mijn vorige blog ‘Het heilige uurtje’. Per keer vink je dan deze hele checklist af. Print in dat geval de checklist vooraf uit en streep af wat je hebt gedaan. Zo maak  je de voortgang daarmee goed zichtbaar voor jezelf.

Iemand die ik coachte heeft de checklist heel klein (A6-formaat) geplastificeerd. Met een whiteboardstift vinkt hij elke week de onderdelen af die hij heeft uitgevoerd. Aan het eind van de sessie veegt hij alle vinkjes weer uit, zodat hij de checklist de week erop weer kan gebruiken. Superhandig en ook nog milieuvriendelijk.

4. Belonen

Belonen is voor het volhouden van gewenst gedrag wat benzine is voor een auto. Misschien wil je jezelf belonen met een heerlijke cappuccino of sandwich van die broodjeszaak aan de overkant als je het heilige uurtje hebt uitgevoerd. Ook dat is natuurlijk een beetje kinderachtig, maar ook hier weer geldt dat dit soort beloningen zeer goed blijken te werken, om ervoor te zorgen dat je het heilige uurtje structureel blijft uitvoeren.

Wees creatief en zoek naar combinaties die voor jou werken. Zo past een coachee van mij heel bewust een combinatie van tip 2 en tip 4 toe. Hij doet elke zaterdagochtend het heilige uurtje. Zijn partner zorgt dat ze een reep Tony Chocolonely in huis heeft, maar verstopt die nog. Pas als hij het heilige uurtje heeft gedaan, krijgt hij van zijn partner de reep. Het levert hem rust in zijn hoofd op en zijn partner de grootste lol. Overigens heeft hij gekozen voor een kleine reep Tony Chocolonely, omdat hij bang is dat hij zijn infobesitas anders inruilt voor obesitas.


Gebruikte bronnen:

  • Baumeister, Roy F. & Tierney, John, Wilskracht – De herontdekking van de grootste kracht van de mens, Uitgeverij Nieuwezijds B.V. (2012)
  • Compernolle, Theo, Ontketen je brein – Hoe hyperconnectiviteit en multitasken je hersenen gijzelen en hoe je eraan kunt ontsnappen, Lannoo (2014).
  • Reijneveld, Jan-Dirk, Meer doen in minder tijd. S2 Uitgevers, Baarn (2021).
Jan-Dirk Reijneveld

Gepost door Jan-Dirk Reijneveld

Jan-Dirk Reijneveld (communicatiewetenschapper) is Efficiency Expert. Hij coacht en traint mensen in breinvriendelijk werken, grip op je werk en je doelen realiseren. Jan-Dirk is auteur van het net verschenen boek ‘Meer doen in minder tijd’. www.efficiencyexpert.nu.