De dagelijkse uitdagingen van de vitaliteitsmanager – en hoe je ze overwint

De rol van vitaliteitsmanager is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Vitaliteit, duurzame inzetbaarheid en welzijn staan hoog op de agenda, maar in de praktijk blijkt het realiseren van impact allesbehalve eenvoudig. Veel vitaliteitsmanagers lopen tegen dezelfde obstakels aan: lage medewerkerparticipatie, administratieve rompslomp, het ontbreken van aantoonbare ROI en veranderende werknemersbehoeften.

Als je om je heen kijkt zie je dat het kantoor ook niet meer de werkplek is die het vroeger was. Er is veel veranderd en dat vraagt ook veel aanpassingsvermogen van vitaliteitsmanagers. Zo is hybride werken voor veel organisaties de dagelijkse realiteit. Teams werken op wisselende tijden, verschillende plekken, en lang niet meer volgens de vaste ritmes van vroeger. Daar begint het al mee dat standaard benefitpakketten niet meer toereikend zijn. Stoelmassages, fruitmanden en een sportschool onder kantoor werkten toen perfect, maar nu niet meer.

In dit artikel behandelen we de grootste huidige uitdagingen van een vitaliteitsmanager en hoe je die kunt tackelen.

1. Lage medewerkerparticipatie: ‘Het staat er wel, maar niemand doet mee’

Een van de meest herkenbare frustraties: er is geïnvesteerd in vitaliteitsinitiatieven, maar het daadwerkelijke gebruik blijft achter. Medewerkers weten het aanbod niet te vinden, vinden het niet relevant of zien het simpelweg niet als iets voor hen. Zo blijkt uit cijfers van het Great Employee Benefits Study (GEBS) 2025 dat de paticipatiegraad van aangeboden benefits in Nederland op slechts 38% ligt.

Waarom dit gebeurt

• Het aanbod is versnipperd of onduidelijk.
• Medewerkers herkennen zich niet in het aanbod.
• Er is onvoldoende communicatie of activatiecampagne.
• Het aanbod sluit niet aan bij waar en hoe mensen werken.

Hoe je dit overwint

Succesvolle vitaliteit begint bij toegankelijkheid en keuzevrijheid. Een aanbod dat aansluit bij verschillende levensfases, werkvormen en voorkeuren vergroot de kans op gebruik aanzienlijk. Denk aan landelijke beschikbaarheid, flexibele tijden en regelingen die zowel fysiek als mentaal ondersteunen. Door daarnaast structureel te communiceren – niet eenmalig, maar doorlopend – wordt vitaliteit zichtbaar en relevant. Oplossingen zoals Bedrijfsfitness Nederland helpen hierbij door één helder en breed inzetbaar aanbod te bieden met ruim 5.000 sportlocaties dat makkelijk uit te leggen is aan medewerkers.

2. Administratieve druk: wanneer vitaliteit vastloopt in processen

Veel vitaliteitsmanagers besteden een groot deel van hun tijd aan administratie: vragen beantwoorden, vergoedingen controleren, leveranciers afstemmen en zorgen dat alles binnen de WKR past.

De realiteit

• Meerdere leveranciers met elk hun eigen portalen en facturen.
• Handmatige processen en foutgevoelige controles.
• Onzekerheid over WKR-regels en fiscale gevolgen.

Hoe je dit overwint

Ontzorging is cruciaal. Door te kiezen voor oplossingen die administratie centraliseren en WKR-proof zijn ingericht, verschuift de rol van uitvoerend naar regisserend. Eén platform, één overzicht en één aanspreekpunt zorgen voor rust, overzicht en tijdwinst. Tijd die je kunt investeren in strategie en beleid in plaats van brandjes blussen.

3. Geen aantoonbare ROI: hoe verdedig je vitaliteit in de boardroom?

Zonder cijfers is het lastig om vitaliteitsbudgetten te verdedigen richting het MT of CFO. Veel managers voelen dat het waardevol is, maar kunnen dit onvoldoende onderbouwen met data.

Veelgehoorde twijfels

• Wat levert dit nu écht op?
• Hoeveel medewerkers bereiken we daadwerkelijk?
• Wat is de verhouding tussen kosten en impact?
• Wat betekent dit binnen de WKR?

Hoe je dit overwint

Vitaliteit vraagt om dezelfde zakelijke onderbouwing als andere investeringen. Met tools zoals de Budgetplanner van Bedrijfsfitness Nederland wordt dit inzichtelijk. Deze planner laat zien wat je vitaliteitsbudget daadwerkelijk oplevert:

• Kies interventies, zoals een fitnessregeling, mindfulness of slaapcoaching
• Zie direct het verwachte bereik en de ROI
• Check budgetimpact én WKR-gevolgen

Zo ga je het gesprek aan op basis van feiten in plaats van aannames. Dat maakt vitaliteit niet alleen verdedigbaar, maar ook schaalbaar en toekomstbestendig.

4. Veranderende werknemersbehoeften: één pakket past niet meer

De werkvloer is diverser dan ooit. Jongere generaties verwachten flexibiliteit en keuzevrijheid, terwijl oudere medewerkers meer waarde hechten aan preventie en zekerheid. Tegelijkertijd werken steeds meer mensen hybride of volledig op afstand.

De uitdaging

• Een uniform aanbod sluit niet aan bij iedereen.
• Medewerkers die remote werken vallen buiten de boot.
• Fysieke banen in bijvoorbeeld fabrieken en bouwplaatsen hebben andere behoeften dan kantoorteams.

Hoe je dit overwint

De oplossing ligt in modulair en flexibel denken. Geen vastomlijnd pakket, maar een raamwerk waarin medewerkers zelf kiezen wat bij hen past. Een goed voorbeeld hiervan is een landelijke aanpak zoals Bedrijfsfitness Nederland, waarbij medewerkers zelf kunnen kiezen uit een breed aanbod van sport- en beweegmogelijkheden, verspreid over heel Nederland. Flexibel in tijd, locatie en vorm. Landelijke dekking, verschillende typen regelingen en flexibele inzetmomenten zorgen ervoor dat vitaliteit voor iedereen bereikbaar wordt – ongeacht functie, leeftijd of werkplek.

5. Strategisch willen werken, maar vastzitten in operatie

Veel vitaliteitsmanagers willen bouwen aan langetermijnbeleid, maar worden opgeslokt door dagelijkse taken. Vitaliteit is te vaak nog “iets voor erbij” in plaats van een volwaardig onderdeel van de HR-strategie.

Gevolg

• Projecten blijven hangen.
• Er is weinig ruimte voor innovatie.
• Vitaliteit blijft reactief in plaats van proactief.

Hoe je dit overwint

Strategisch werken begint bij het wegnemen van terugkerend regelwerk. Door te kiezen voor oplossingen waarbij inschrijving, mutaties, facturatie en rapportage zijn geautomatiseerd, verdwijnt een groot deel van de dagelijkse ruis. Door daarnaast te werken met partners die meedenken, ontstaat ruimte voor strategie. Denk aan heldere rapportages, vaste structuren en schaalbare oplossingen. Zo verschuift de focus van losse initiatieven naar een duurzaam vitaliteitsbeleid dat meegroeit met de organisatie.

Van uitdaging naar blijvende impact

De uitdagingen van een vitaliteitsmanager zijn complex, maar herkenbaar. Door te kiezen voor eenvoud, flexibiliteit, data en ontzorging wordt vitaliteit niet alleen effectiever, maar ook beter verdedigbaar binnen de organisatie. Daarnaast zorgen benefits die aansluiten op wat medewerkers echt nodig hebben, namelijk flexibiliteit, gemak, en keuzevrijheid, voor een hoge score in tevredenheidsonderzoeken. Ze voelen relevant en bruikbaar, en versterken het gevoel dat een werkgever meedenkt met de medewerker. Zo maak je de stap van goede intenties naar blijvende impact. Zo maak je de stap van goede intenties naar blijvende impact.