Effectieve onboarding: de sleutel tot verbintenis en medewerkerstevredenheid

In de huidige arbeidsmarkt waarin een aanzienlijk deel van de medewerkers actief zoekt naar andere kansen (met 30% die het afgelopen jaar heeft gesolliciteerd en 35% die dit binnenkort van plan is) is het cruciaal dat organisaties hun medewerkers goed onboarden. Een effectieve onboarding kan immers het verschil maken tussen een korte of langdurige verbintenis met de organisatie.

Het werven van een nieuwe medewerker inclusief het inwerken is duur. Het kan je organisatie zo € 12.000 kosten. In potentie gaat dat geld ook nog eens verloren omdat van de groep die nog geen jaar in dienst is ook 35% aangeeft binnenkort te solliciteren. 

Maar hoe ervaart werkend Nederland hun onboarding proces eigenlijk? En wat kunnen we daarvan leren? Jaarlijks doet Integron onderzoek naar beleving van medewerkers in Nederland en ik neem je in dit artikel mee wat de learnings zijn specifiek over het onboardingsproces.

Niet iedereen voelt zich welkom vóór de eerste werkdag

En dat is een gemiste kans. Een aanzienlijk deel van de medewerkers voelt zich al wel welkom voor de eerste werkdag wat helpt om de overgang soepeler te laten verlopen. Er is echter een kleine groep die dit gevoel mist en zich niet welkom voelt wat kan wijzen op een gebrek aan persoonlijke aandacht en voorbereiding. Regelmatige communicatie in de periode tussen het accepteren van het aanbod en de eerste werkdag is belangrijk voor een goede start. Hoewel de meeste medewerkers aangeven dat ze voldoende contact hadden met hun nieuwe werkgever blijkt dat een deel van hen weinig tot geen interactie heeft gehad. Dit kan leiden tot onzekerheid of minder binding met de organisatie voordat ze officieel beginnen.

Kennismaking met collega’s en leidinggevenden voor de eerste werkdag

De kennismaking met collega’s en leidinggevenden vóór de eerste werkdag is voor veel nieuwe medewerkers nog niet standaard. De helft van de mensen geeft aan dat ze geen contact hadden met hun collega’s of leidinggevende voordat ze officieel begonnen. Vroege kennismakingen kunnen helpen om sneller in te burgeren in het team en een vertrouwensband op te bouwen wat zorgt voor een soepeler inwerkproces. Dit kan bijvoorbeeld al door een handje te schudden op de dag van het tekenen van het contract.

Zorg voor een compleet inwerkprogramma!

Het onderzoek ‘Employee Experience in Nederland 2024’ laat ook zien dat er aanzienlijke ruimte is voor verbetering binnen het inwerkprogramma en de begeleiding door leidinggevenden. Maar liefst 43% van de medewerkers geeft aan in zwakke mate of helemaal niet geïnformeerd te zijn over het inwerkprogramma wat erop duidt dat de communicatie rond dit proces tekortschiet. Dit gebrek aan duidelijke informatie kan leiden tot onzekerheid bij nieuwe medewerkers en een gevoel van verwarring tijdens hun eerste weken.

Daarnaast geeft 39% van de respondenten aan dat hun leidinggevende tijdens de inwerkperiode weinig tot geen aandacht voor hen had. Dit kan een negatieve impact hebben op het aanpassingsvermogen de betrokkenheid en het vertrouwen van de medewerker in de organisatie. Aandacht en ondersteuning van een leidinggevende zijn van cruciaal belang om nieuwe medewerkers zich welkom te laten voelen hen de benodigde feedback te geven en hen te begeleiden bij hun integratie in het team. 

Deze resultaten benadrukken dat zowel de structuur van het inwerkprogramma als de rol van de leidinggevende in het onboardingproces verbeterd kan worden om nieuwe medewerkers effectiever te ondersteunen en hun start in de organisatie te optimaliseren.

4 redenen waarom medewerkers overstappen naar een andere organisatie

Medewerkers kiezen momenteel voor een andere organisatie om vier belangrijke redenen. Deze factoren maken een overstap aantrekkelijk en bevorderen professionele groei en welzijn:

• Meer uitdaging in het werk: Wanneer hun huidige functie hen niet langer prikkelt zoeken medewerkers naar een rol die hen nieuwe groeimogelijkheden biedt.
• Betere positie: Een betere functie met meer verantwoordelijkheid stimuleert medewerkers om hun carrière vooruit te helpen. Belangrijk dus om perspectief te bieden.
• Betere arbeidsvoorwaarden: Naast salaris zijn secundaire voorwaarden zoals pensioen of extra verlof cruciaal voor de medewerkerstevredenheid en overstap.
• Meer flexibiliteit: Werknemers waarderen organisaties die flexibele werktijden en remote werken mogelijk maken voor een betere werk-privébalans.

Verschillen tussen generaties

Interessant is dat 56% van de millennials aangeeft dat betere arbeidsvoorwaarden voor hen de belangrijkste reden is om voor een andere opdrachtgever te kiezen. Dit benadrukt hoe belangrijk financiële en materiële zekerheid is voor deze generatie. Millennials zijn vaak in een levensfase waarin ze zich richten op het opbouwen van hun carrière huisvesting en gezin waardoor aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals salaris pensioenregelingen en extra’s zoals verlofdagen of flexibele werktijden essentieel zijn. Werkgevers die deze voordelen bieden hebben een grotere kans om millennials aan te trekken en te behouden.

Het is dus niet zo dat alleen generatie Z zoekt naar meer flexibiliteit in werktijden. Ook 33% van de millennials en zelfs 40% van de babyboomers geven aan dat flexibele werktijden voor hen belangrijk zijn. Werkgevers die flexibiliteit in werkuren bieden kunnen dus inspelen op de behoeften van een breed scala aan medewerkers van jong tot oud. Flexibiliteit is een belangrijkere factor in het aantrekken en behouden van talent ongeacht de generatie.

Deze 6 tips maken jouw onboardingsproces succesvoller

1. Start de onboarding vóór de eerste werkdag

Zorg dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen nog voordat ze beginnen. Stuur hen vooraf een welkomstpakket of informatie over hun rol en het team. Regel tijdige communicatie en kennismakingen met collega’s en leidinggevenden zodat ze goed voorbereid en met minder spanning hun eerste dag ingaan.

2. Maak gebruik van een gestructureerd onboardingplan

Creëer een duidelijk en gestandaardiseerd onboardingprogramma dat zowel formele als informele momenten bevat. Denk aan een introductiedag training over de organisatie en tools en regelmatige check-ins om voortgang en eventuele problemen te bespreken. Een vast proces zorgt voor consistentie en duidelijkheid.

3. Zorg voor persoonlijke begeleiding (buddy-systeem)

Koppel nieuwe medewerkers aan een buddy of mentor die hen wegwijs maakt in de organisatie. Deze persoon kan helpen bij het beantwoorden van vragen introduceren van andere collega’s en zorgen voor sociale aansluiting. Dit creëert een gevoel van ondersteuning en vertrouwen.

4. Verdeel de onboarding over een langere periode (30-60-90 dagen)

Een goed onboardingproces duurt langer dan een paar dagen of weken. Plan het onboardingtraject over meerdere maanden waarbij nieuwe medewerkers geleidelijk meer informatie en verantwoordelijkheid krijgen. Dit helpt hen om de cultuur systemen en processen beter te begrijpen.

5. Betrek het hele team in het onboardingproces

Laat niet alleen HR of leidinggevenden betrokken zijn bij de onboarding. Betrek collega’s en afdelingen zodat de nieuwe medewerker verschillende perspectieven krijgt en sneller integreert in de organisatiecultuur. Teambuildingactiviteiten kunnen helpen om relaties sneller op te bouwen.

6. Vraag actief om feedback

Verzamel regelmatig feedback van nieuwe medewerkers over hun onboardingervaring. Dit kan door middel van medewerkerstevredenheidsonderzoek evaluaties of informele gesprekken. Gebruik deze feedback om het proces continu te verbeteren zodat toekomstige medewerkers een nog betere start kunnen maken.

Met deze aanpak kan het onboardingsproces zorgen voor een soepele integratie waardoor nieuwe medewerkers zich sneller thuis voelen en productief worden in hun nieuwe rol.

Wil jij ook de drijfveren van je medewerkers kennen en de beleving verbeteren zodat ze wél blijven?

Integron helpt honderden organisaties met het inzichtelijk maken van de medewerkersbeleving en deze strategisch te verbeteren. Eens vrijblijvend kennismaken kan altijd! Bel of mail me via 06-30308630 of [email protected] of bekijk www.integron.nl voor meer informatie.